6 lưu ý không thể bỏ qua khi quyết định chia sẻ văn phòng làm việc

Trong bối cảnh kinh tế ngày càng phát triển và cạnh tranh gay gắt, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu nhận thức rõ về tầm quan trọng của việc tối ưu hóa chi phí và mở rộng mạng lưới hợp tác. Một trong những xu hướng nổi bật đang thu hút sự chú ý của giới doanh nhân và các start-up chính là chia sẻ văn phòng làm việc. Đây không chỉ đơn thuần là giải pháp tiết kiệm chi phí mà còn giúp tăng cường khả năng kết nối, sáng tạo và mở rộng cơ hội kinh doanh.

Giới thiệu về xu hướng chia sẻ văn phòng làm việc

Trong những năm gần đây, mô hình chia sẻ không gian làm việc đã trở thành một trào lưu toàn cầu, phản ánh sự thay đổi trong cách doanh nghiệp và cá nhân tiếp cận môi trường làm việc. Không giống như thuê văn phòng truyền thống với hợp đồng dài hạn và chi phí cố định cao, chia sẻ văn phòng mang lại sự linh hoạt, tiết kiệm ngân sách, đồng thời khuyến khích sự giao lưu, học hỏi giữa các nhóm khác nhau trong cùng không gian.

Những lý do chính thúc đẩy xu hướng chia sẻ văn phòng làm việc ngày nay

Sự phát triển của mô hình chia sẻ văn phòng làm việc phần lớn dựa trên các yếu tố nền tảng như tiết kiệm chi phí, tính linh hoạt, khả năng mở rộng dễ dàng và khả năng xây dựng cộng đồng làm việc trẻ trung, năng động. Các doanh nghiệp nhỏ, freelancer hay các startup thường không có nguồn lực lớn để đầu tư vào một văn phòng riêng, vì vậy chia sẻ không gian làm việc là giải pháp hợp lý nhất.

Hơn nữa, xu hướng này còn phản ánh sự dịch chuyển trong tư duy về môi trường làm việc, nơi các tổ chức coi trọng yếu tố cộng đồng, sáng tạo và cộng tác hơn là chỉ tập trung vào diện tích thuê và thiết bị nội thất. Các không gian coworking còn thường xuyên tổ chức các hoạt động kết nối, đào tạo, trao đổi kiến thức, góp phần nâng cao năng lực của cộng đồng doanh nhân.

Những lợi ích lớn của việc chia sẻ văn phòng làm việc

Chia sẻ văn phòng làm việc không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn mở ra nhiều cơ hội hợp tác, mở rộng mạng lưới liên kết. Người thuê có thể tận dụng các tiện ích chung như phòng họp, kitchen, khu vực nghỉ ngơi, thậm chí tham gia các sự kiện, workshop để phát triển kỹ năng và tạo dựng thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Ngoài ra, mô hình này còn giúp giảm bớt áp lực về quản lý hành chính, bảo trì cơ sở vật chất và các nghĩa vụ hợp đồng dài hạn. Các không gian làm việc chia sẻ thường được điều hành bởi các công ty chuyên nghiệp, có hệ thống dịch vụ hỗ trợ khách hàng chu đáo, đáp ứng nhanh các yêu cầu của doanh nghiệp thuê.

Lưu ý quan trọng trước khi quyết định chia sẻ văn phòng làm việc

Trước khi chia sẻ văn phòng làm việc, mỗi doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình để tránh rủi ro và đạt được hiệu quả tối đa. Quyết định này không chỉ dựa trên khả năng tài chính mà còn phải xem xét nhiều yếu tố về môi trường, pháp lý và khả năng thích nghi của đội nhóm.

Dưới đây là các yếu tố quan trọng cần cân nhắc trước khi ký kết hợp đồng hoặc bắt đầu tìm kiếm không gian phù hợp.

Xác định nhu cầu sử dụng thực tế

Nhu cầu văn phòng của doanh nghiệp thường xuyên thay đổi theo thời gian, số lượng nhân viên, lĩnh vực hoạt động và mục tiêu phát triển. Chính vì vậy, việc xác định rõ ràng yêu cầu về diện tích, tiện ích, mức độ linh hoạt, và khả năng mở rộng là điều tiên quyết khi chia sẻ văn phòng làm việc.

Việc này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thuê không gian lớn hơn hoặc nhỏ hơn nhu cầu thực tế, gây lãng phí hoặc thiếu hụt không gian làm việc. Đồng thời, xác định nhu cầu còn giúp chọn lựa đúng loại hình chia sẻ phù hợp, từ đó tối ưu hóa chi phí và hiệu quả vận hành.

Vị trí và khả năng di chuyển

Vị trí đóng vai trò rất quan trọng khi chia sẻ văn phòng làm việc. Một văn phòng nằm ở trung tâm thành phố, dễ dàng di chuyển, thuận tiện trong giao dịch và gặp gỡ khách hàng sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh rõ rệt. Ngược lại, vị trí xa trung tâm có thể gây khó khăn cho nhân viên và khách hàng, ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp.

Ngoài ra, khả năng di chuyển linh hoạt cũng là yếu tố cần xem xét. Nếu doanh nghiệp dự kiến mở rộng hoặc thu hẹp quy mô trong thời gian tới, nên chọn các không gian có tính linh hoạt cao, hỗ trợ các kế hoạch phát triển dài hạn mà không gặp nhiều vướng mắc.

Kiểm tra cơ sở hạ tầng và tiện ích

Hạ tầng phục vụ làm việc như internet, điện, nước, hệ thống an ninh, phòng họp, khu vực tiếp khách… đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc và trải nghiệm của nhân viên. Một không gian chia sẻ có đầy đủ tiện ích, hiện đại sẽ giúp nâng cao năng suất và tạo cảm giác chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, các tiện ích đi kèm như phòng họp, khu vực nghỉ ngơi, máy photo, in ấn, trà cà phê miễn phí… cũng cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng. Đặc biệt, với xu hướng làm việc từ xa, khả năng kết nối internet ổn định đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Tính pháp lý và hợp đồng thuê

Giao kết hợp đồng rõ ràng, minh bạch về quyền lợi và nghĩa vụ hai bên là yếu tố quyết định đến sự an toàn pháp lý và tránh rủi ro về sau. Doanh nghiệp cần nêu rõ điều khoản hợp đồng, các điều kiện về thanh toán, thời gian thuê, quyền sử dụng không gian, chính sách hủy hợp đồng, trách nhiệm sửa chữa…

Bên cạnh đó, cần có giấy phép hoạt động khi chia sẻ văn phòng làm việc, các quy định về an ninh, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư của doanh nghiệp. Hợp đồng hợp pháp và rõ ràng sẽ giúp tránh các tranh chấp pháp lý không mong muốn.

Chi phí chia sẻ văn phòng làm việc và các khoản phụ phí

Chi phí chia sẻ văn phòng làm việc là yếu tố quyết định lớn đến quyết định lựa chọn không gian làm việc chia sẻ. Ngoài giá thuê cố định hàng tháng, doanh nghiệp cần xem xét các khoản phụ phí phát sinh như phí dịch vụ, phí sử dụng tiện ích, phí giữ xe, phí bảo trì,…

Dưới đây là bảng tổng hợp các khoản chi phí cần lưu ý:

Việc khảo sát rõ ràng các khoản phí này giúp doanh nghiệp lập ngân sách hợp lý, tránh phát sinh chi phí vượt quá dự kiến.

Môi trường và cộng đồng làm việc

Môi trường làm việc không chỉ đơn thuần là không gian vật lý mà còn bao gồm cảm xúc, khí chất làm việc và các mối quan hệ trong cộng đồng. Một không gian thân thiện, sáng tạo, giàu năng lượng sẽ nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, kích thích ý tưởng mới và thúc đẩy hợp tác.

Ngoài ra, cộng đồng cư dân của các không gian coworking thường xuyên tổ chức các hoạt động networking, workshop, chia sẻ kiến thức, giúp doanh nghiệp mở rộng mối quan hệ, hợp tác dự án hoặc tìm kiếm đối tác chiến lược.

Có thể nói, môi trường làm việc tích cực và cộng đồng sôi động là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Xem thêm bài viết:

Thuê coworking space ở đâu thì tiện? So sánh các quận trung tâm TP.HCM và vùng ven

Cẩn trọng với các quảng cáo cho thuê văn phòng giá 5 triệu tại các quận trung tâm

Một số sai lầm thường gặp khi chia sẻ văn phòng làm việc

Dù chia sẻ văn phòng làm việc mang lại nhiều lợi ích, vẫn tồn tại không ít doanh nghiệp mắc phải những sai lầm đáng tiếc gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động và phát triển lâu dài.

Không xác định rõ nhu cầu thực tế

Một trong những lỗi phổ biến nhất là doanh nghiệp chưa xác định rõ nhu cầu, dẫn đến thuê không gian quá lớn hoặc quá nhỏ so với quy mô. Việc này khiến chi phí bị đội lên, không tận dụng được hết tiềm năng của không gian chia sẻ, thậm chí gây ra sự bất tiện trong sinh hoạt hoặc làm việc hàng ngày.

Chẳng hạn, một startup vừa mới thành lập chỉ cần không gian nhỏ, nhưng do không dự tính trước, lại thuê một không gian quá rộng, gây lãng phí tiền bạc. Ngược lại, công ty đã phát triển, có nhiều nhân viên nhưng vẫn giữ nguyên không gian cũ, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.

Chọn sai vị trí hoặc không linh hoạt trong di chuyển

Vị trí không phù hợp hoặc không có khả năng di chuyển dễ dàng khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong giao dịch, gặp gỡ khách hàng hoặc tuyển dụng nhân sự mới. Đặc biệt, các không gian quá xa trung tâm hoặc không thuận tiện về phương tiện di chuyển sẽ làm giảm sức hấp dẫn của doanh nghiệp.

Bỏ qua tính pháp lý và hợp đồng

Không đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng, thiếu sự rõ ràng hoặc không có hiểu biết về pháp luật có thể dẫn đến tranh chấp, mất quyền lợi hoặc phải trả các khoản phạt không mong muốn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ, mới bắt đầu, chưa quen với các quy trình pháp lý.

Không kiểm tra kỹ về tiện ích và hạ tầng

Chỉ dựa vào lời quảng cáo hoặc hình ảnh đẹp, nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc kiểm tra thực tế về hệ thống internet, an ninh, phòng họp, hệ thống điện nước. Những vấn đề này nếu xảy ra sẽ gây gián đoạn hoạt động, làm giảm uy tín của doanh nghiệp.

Không xem xét kỹ về cộng đồng và môi trường làm việc

Thay vì chọn không gian phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc tích cực, một số doanh nghiệp chỉ chú trọng vào giá thuê cho thuê văn phòng nhỏ mà bỏ quên các yếu tố này. Kết quả là nhân viên hoặc cộng tác viên cảm thấy không thoải mái, ít gắn bó và hiệu suất công việc giảm sút.

Kết luận

Chia sẻ văn phòng làm việc đã trở thành xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng, mở rộng mạng lưới hợp tác và xây dựng môi trường làm việc sáng tạo, hiệu quả. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa lợi ích của hình thức này, các doanh nghiệp cần thận trọng trong việc xác định nhu cầu, lựa chọn vị trí phù hợp, kiểm tra kỹ về cơ sở hạ tầng, hợp đồng pháp lý rõ ràng.