Top 11+ Phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả 2024

Phần mềm quản lý văn phòng đang trở thành xu hướng quan trọng trong thời đại số. Những ứng dụng này giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí. Trong bài viết này, Hữu Toàn Office sẽ giới thiệu đến bạn 11 phần mềm quản lý công việc văn phòng được đánh giá cao nhất hiện nay.

Phần mềm quản lý công việc văn phòng là gì?

Phần mềm quản lý công việc văn phòng có vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động tổng thể của công ty cũng như công việc của nhân viên dễ dàng và hiệu quả.

Trong thời đại số hiện nay, việc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý công việc văn phòng đã trở thành xu hướng. Khi áp dụng hệ thống này, doanh nghiệp không chỉ giảm việc sử dụng hồ sơ, giấy tờ bản cứng mà còn tiết kiệm chi phí mua sắm vật phẩm văn phòng và chi phí vận hành khác.

Những lợi gì khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng

Vậy khi doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng quản lý văn phòng sẽ được lợi gì? Hãy cùng tìm hiểu với trong phần dưới đây.

Nâng cao hiệu quả công việc

Mọi nghiệp vụ của nhân viên, từ những công việc nhỏ nhất như quản lý văn bản đến việc xử lý văn bản đến hay lưu trữ đều được công ty thực hiện trên toàn bộ hệ thống. Do đó, việc quản lý văn bản thông qua phần mềm giúp doanh nghiệp phân công công việc một cách hợp lý và chính xác.

Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý tiến độ công việc văn phòng, cả bộ phận quản lý và nhân viên có thể dễ dàng tra cứu và truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi để theo dõi và quản lý tiến độ công việc, không phụ thuộc vào thời gian hay địa điểm cụ thể. Từ đó tăng hiệu suất làm việc.

Tối ưu chi phí và thời gian

Khi doanh nghiệp chọn sử dụng các ứng dụng văn phòng điện tử, cơ sở dữ liệu sẽ được tập trung lưu trữ trên hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và giảm công sức để tra cứu.

Đồng thời, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hồ sơ đã lưu trữ qua từng năm và giai đoạn, giảm chi phí in ấn các văn bản và tài liệu không cần thiết.

Lưu trữ dữ liệu bảo mật

Phần mềm quản lý công việc văn phòng hỗ trợ lưu trữ các giấy tờ, hồ sơ, văn bản,… của doanh nghiệp trên hệ thống cơ sở dữ liệu đồng nhất.

Chỉ những người dùng được cấp quyền và có tài khoản trên phần mềm mới được phép sử dụng, truy cập và quản lý văn bản. Từ đó giảm thiểu một cách tối đa nguy cơ xảy ra rò rỉ dữ liệu tại doanh nghiệp.

Tích hợp tiện ích văn phòng

Các hệ thống quản lý văn phòng hiện nay thường tích hợp nhiều tính năng vượt trội để hỗ trợ tối đa cho công việc của tổ chức, doanh nghiệp:

• Trao đổi thông tin nhanh chóng qua thảo luận, gửi tin nhắn hoặc thông báo
• Quản lý thời gian biểu cá nhân hoặc đánh giá, tổng hợp lại tình hình thực hiện các công việc để xác định kế hoạch mới rõ ràng hơn

Xem thêm bài viết:

Những nghề tay trái cho dân văn phòng được ưa chuộng

Cao ốc văn phòng là gì? Các cao ốc văn phòng tại Việt Nam

Top 11+ Phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả

Ngày nay, với sự tiến bộ của công nghệ, có nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý văn phòng. Dưới đây là một số phần mềm đang được ưa chuộng hiện nay.

1. Microsoft Office: Phần mềm văn phòng 

Microsoft Office là một trong những ứng dụng quản lý công việc văn phòng phổ biến và hiệu quả hiện nay. Với phần mềm này, người dùng có thể tạo ra các sơ yếu lý lịch, tài liệu, và mẫu PowerPoint chuyên nghiệp để phục vụ công việc. Ngoài ra, Microsoft Office còn có một số tiện ích nổi bật như:

• Người dùng có thể tạo sản phẩm của mình trực tuyến từ bất kỳ đâu, cả khi ở cơ quan hoặc di chuyển
• Kết nối internet cho phép người dùng từ khắp nơi trên thế giới chia sẻ tài liệu và cộng tác một cách dễ dàng

2. Trello: Quản lý công việc văn phòng 

Là ứng dụng làm việc nhóm và quản lý công việc văn phòng chuyên nghiệp, Trello mang lại trải nghiệm quản lý và phân chia công việc nhóm một cách dễ dàng và hiệu quả. Với Trello, mọi tài liệu liên quan được chia sẻ và quyền truy cập được cấp theo mức độ hoặc với các thành viên cụ thể, đảm bảo tính bảo mật cao.

Phần mềm Trello có những tiện ích vượt trội như:

• Phù hợp cho quản lý tài liệu quy mô vừa và nhỏ
• Trello có khả năng đồng bộ tốt và tương thích với nhiều loại thiết bị
• Phần mềm hỗ trợ lưu trữ nhiều loại tài liệu, từ clip ngắn, file văn bản đến hình ảnh

3. MyXTEAM: Phần mềm văn phòng 

Xây dựng trên ba yếu tố cơ bản là Xã hội, Đám mây và Di động, MyXTEAM là nền tảng giúp doanh nghiệp quản lý công việc một cách hiệu quả. Tại đây, mọi nhân viên và thành viên đều được khuyến khích thảo luận và đưa ra ý kiến, tạo điều kiện cho sự đồng thuận.

Phần mềm MyXTEAM hiện đại với nhiều chức năng nổi bật, bao gồm:

• Dữ liệu được mã hóa toàn bộ trên cơ sở công nghệ của Microsoft, đảm bảo mức độ an toàn cao
• Cho phép dễ dàng xác định nhiệm vụ và nội dung công việc cho mỗi thành viên theo đặc điểm mạnh của họ
• Cung cấp báo cáo chi tiết và tổng hợp sâu rộng, được phân loại theo từng dự án và nhóm đối tượng cụ thể

4. Cloudoffice: Phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả 

Cloudoffice là một phần mềm được phát triển với mục tiêu hỗ trợ tổ chức và doanh nghiệp trong việc quản lý văn bản, tài liệu để tối ưu hóa hoạt động công việc. Phần mềm này bao gồm các phân hệ chính như tài liệu, công việc, tiện ích, văn bản, quản trị và cá nhân.

Việc sử dụng Cloudoffice mang lại nhiều lợi ích như:

• Phần mềm hỗ trợ trên nhiều hệ điều hành như Android, iOS, Windows và macOS
• Cloudoffice hỗ trợ quản lý mọi nhiệm vụ văn phòng thông qua giao diện và thiết kế linh hoạt, phù hợp với đa dạng tính chất công việc

5. Landsoft Control Office: Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng

Landsoft Control Office là giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng được phát triển bởi Công ty cổ phần công nghệ DIP Việt Nam. Phần mềm này cung cấp các tính năng quản lý đa dạng cho tòa nhà văn phòng, bao gồm:

• Gồm thông tin chung về tòa nhà, thông tin về các phòng ban thuộc BQL, và thông tin về người/đơn vị thuê phòng hoặc thuê sàn
• Bao gồm danh mục tài sản trong tòa nhà, cùng lịch sử bảo dưỡng và bảo trì
• Bao gồm hệ thống điện, nước, internet với các nhà cung cấp và thông tin liên quan đến khách thuê
• Đảm bảo an toàn toàn diện với hệ thống phòng cháy chữa cháy, camera giám sát, và hệ thống an ninh bảo vệ

6. Faceworks: Phần mềm quản lý công việc 

Xây dựng trên cơ sở dữ liệu điện toán đám mây, Faceworks là một công cụ quản lý văn phòng hoạt động trên nền tảng web với nhiều gói quản lý khác nhau. Khi chọn sử dụng phần mềm Faceworks, tổ chức và doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Faceworks cung cấp khả năng hoạt động linh hoạt trên nhiều nền tảng web, giúp người dùng trải nghiệm mượt mà và thuận lợi
• Faceworks có các gói dịch vụ linh hoạt, có thể được tinh chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau
• Faceworks cam kết chặt chẽ về độ bảo mật và uy tín, giúp bảo vệ thông tin của tổ chức và doanh nghiệp an toàn và đáng tin cậy

7. Sinnova: Công cụ quản lý công việc

Sinnova là một phần mềm hỗ trợ quản lý văn phòng, quy trình, dự án, công việc, nhân sự, tài liệu, công văn và nổi bật với giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng cùng với nhiều tính năng quản lý tiên tiến. Các tính năng đáng chú ý của phần mềm Sinnova bao gồm:

• Sinnova cho phép người dùng cộng tác và tương tác với nhau trên phạm vi toàn cầu, tăng cường khả năng làm việc nhóm và giao tiếp
• Phần mềm tự động nhắc nhở người dùng về việc lập kế hoạch, tạo báo cáo và thực hiện công việc khi chúng đến hạn, giúp quản lý thời gian hiệu quả
• Mọi hoạt động trong các lĩnh vực riêng biệt đều được thiết lập với quy trình xử lý chi tiết và chính xác, giúp đảm bảo sự hiệu quả và chất lượng trong quản lý

8. OrientSoft: Ứng dụng quản lý văn phòng điện tử

Với OrientSoft, người dùng có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống từ mọi thiết bị khi có kết nối Internet, giúp họ xử lý văn bản và phân chia công việc mọi lúc, mọi nơi.

OrientSoft nổi bật với một số tính năng vượt trội như sau:

• Phần mềm OrientSoft có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng trong quá trình làm việc
• OrientSoft cho phép chia sẻ dữ liệu giữa các cá nhân, tăng cường sự kết nối và cộng tác trong tổ chức
• Phần mềm giúp khai thác tối ưu kho dữ liệu chung của đơn vị, tăng cường hiệu suất quản lý thông tin
• OrientSoft cung cấp khả năng tạo báo cáo thống kê chi tiết về các sổ công văn, tài liệu đi và đến, giúp quản lý hiểu rõ hơn về hoạt động của tổ chức

9. FastWork: Phần mềm quản lý văn phòng điện tử

FastWork là một giải pháp hỗ trợ chuyển đổi từ mô hình quản trị truyền thống, nơi giấy tờ chiếm ưu thế, sang mô hình quản trị trực tuyến với tập trung chính là tự động hóa để giảm tải các nhiệm vụ thủ công, giảm thiểu thời gian và chi phí.

Một số tính năng nổi bật của FastWork bao gồm:

• Cho phép nhân viên chấm công mọi lúc, mọi nơi thông qua thiết bị di động
• Chuyển đổi thông tin từ dạng giấy tờ sang phiên bản điện tử, tăng tính tiện lợi và sắp xếp thông tin hiệu quả
• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhiều xe trong hệ thống thuận tiện
• Đảm bảo tính linh hoạt trong quá trình thanh toán và giao dịch quốc tế.

10. VietInfo: Phần mềm văn phòng điện tử

VietInfo là một phần mềm văn phòng tự phục vụ, nhằm mục tiêu hỗ trợ người dùng xây dựng môi trường văn phòng không giấy. Phần mềm tích hợp nhiều tính năng quan trọng như quản lý văn bản đi/đến, quản lý hồ sơ công việc, lịch công tác.

Một số điểm nổi bật của VietInfo:

• Giao diện của phần mềm được thiết kế để đơn giản và dễ sử dụng
• Hỗ trợ trong việc theo dõi và xử lý tài liệu đến và đi
• Cung cấp các báo cáo và thống kê thông tin thông minh và hiệu quả

11. Online Office: Phần mềm quản lý văn phòng điện tử

Online Office là một hệ thống phần mềm tích hợp các ứng dụng nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, xử lý công việc, trao đổi thông tin, cũng như tạo và quản lý văn bản, tài liệu, biểu mẫu và báo cáo. Với mục tiêu xây dựng môi trường văn phòng số, Online Office giúp nhân sự có thể xử lý công việc và tài liệu mọi lúc, mọi nơi, kể cả trên điện thoại di động, giúp đảm bảo tiến độ của công việc.

Tính năng nổi bật:

• Thiết kế giao diện giúp người dùng dễ dàng tương tác với các chức năng của phần mềm
• Tính năng nhắc nhở giúp thành viên không quên cuộc họp và duy trì sự hiệu quả của cuộc họp
• Cung cấp các báo cáo định kỳ để giúp quản lý hiểu rõ tình hình công việc và tiến độ

Trên đây là 11 ứng dụng quản lý văn phòng phổ biến nhằm số hóa quá trình vận hành, tối ưu hóa công việc, giảm thời gian và chi phí. Hy vọng rằng bài viết đã mang lại những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp chọn lựa được phần mềm phù hợp nhất. Qúy khách hàng có nhu cầu thuê văn phòng chia sẻ hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office

• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn