Văn phòng là gì? Chức năng và nhiệm vụ văn phòng

Văn phòng không chỉ là không gian làm việc mà còn là nơi để tạo năng lượng làm việc, thúc đẩy sự sáng tạo của nhiên viên. Nhưng vẫn còn nhiều người chưa hiểu rõ bản chất của văn phòng là gì, cũng như chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Bài viết văn phòng là gì? Chức năng và nhiệm vụ văn phòng sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn.

Văn phòng là gì?

Văn phòng là nơi tập trung chỉ đạo và điều phối các hoạt động của doanh nghiệp. Đây không chỉ là nơi thực hiện các nhiệm vụ hành chính và quyết định chính sách, mà còn là trung tâm của các hoạt động điều hành để triển khai các chính sách đó.

Văn phòng là bộ phận thiết yếu của tổ chức, nơi thực hiện các chức năng hành chính và văn thư để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Nhiệm vụ của văn phòng

Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động và quy mô của từng cơ quan, đơn vị, văn phòng sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau. Dưới đây là một số nhiệm vụ cơ bản mà văn phòng cần thực hiện:

• Lên kế hoạch tổng hợp tổ chức
• Thực hiện công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu
• Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo
• Đảm bảo chuẩn bị hậu cần và đáp ứng nhu cầu kinh phí cho cơ quan, đơn vị
• Kiểm tra thủ tục và thể thức văn bản, đảm bảo tính thống nhất trong tổ chức

Xem thêm bài viết:

So sánh văn phòng đóng và văn phòng mở chi tiết

Văn phòng đóng là gì? Ưu nhược điểm của văn phòng đóng

Chức năng văn phòng là gì?

Văn phòng là trung tâm của tất cả các hoạt động kinh doanh và đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau. 

Chức năng cơ bản

Các hoạt động liên quan đến việc thu thập và phân phối thông tin thường được gọi là chức năng cơ bản. Chúng bao gồm việc thu thập, ghi chép, phân tích, lưu trữ và phân phối thông tin. Mọi loại hình doanh nghiệp đều thực hiện các hoạt động này từ văn phòng của mình. Các hoạt động cơ bản của văn phòng bao gồm:

Tiếp nhận thông tin: Chức năng chính của văn phòng là thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Thông tin nội bộ đến từ các đơn vị trong doanh nghiệp, còn thông tin bên ngoài từ các cơ quan và tổ chức khác.

Ghi chép thông tin: Văn phòng sẽ ghi lại thông tin từ các nguồn vào “sổ nội bộ” và “sổ công văn”. Thông tin từ bên ngoài như thư từ, hóa đơn, đơn đặt hàng được ghi vào sổ nội bộ, còn thông tin từ tổ chức gửi ra bên ngoài ghi vào sổ công văn.

Phân tích: Liên quan đến việc nghiên cứu chi tiết thông tin thu thập được. Thông tin sẽ được phân tích để xác định giá trị cho mục đích sử dụng trong tương lai.

Lưu trữ thông tin: Thông tin ghi chép cần được bảo quản cho các mục đích sau này. Mức độ quan trọng sẽ quyết định thời gian lưu trữ thông tin.

Phân phối thông tin: Chức năng cơ bản của văn phòng là phân phối thông tin đến các cá nhân và bộ phận liên quan để hỗ trợ quyết định và các hoạt động khác.

Chức năng quản trị

Chức năng quản trị liên quan đến việc quản lý tổ chức kinh doanh. Chức năng quản trị của văn phòng gồm:

Quản lý: Các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, lãnh đạo, kiểm soát, chỉ đạo được thực hiện bởi các lãnh đạo cao cấp của tổ chức từ văn phòng.

Nhân sự: Liên quan đến việc tuyển dụng và bố trí nhân viên vào đúng vị trí. Văn phòng có trách nhiệm xác định nhu cầu và đặt nhân viên phù hợp vào vị trí thích hợp, cũng như lưu trữ hồ sơ về thành tích của nhân viên.

Mua sắm và kiểm soát: Văn phòng xác định các tài sản và nguồn lực cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Nhiệm vụ cơ bản là mua các tài sản phù hợp với giá cả hợp lý và thiết lập cơ chế mua sắm hiệu quả.

Quan hệ công chúng: Duy trì mối quan hệ với các cổ đông, chủ nợ, nhà cung cấp, truyền thông, khách hàng và cộng đồng. Văn phòng chịu trách nhiệm duy trì các mối quan hệ này thông qua việc phân phối thông tin và tổ chức các hoạt động.

Bảo vệ tài sản: Văn phòng cần bảo vệ tài sản của tổ chức, duy trì ghi chép và cung cấp thông tin cập nhật. Đảm bảo an ninh cho tài sản khỏi các nguy cơ mất cắp và hư hỏng.

Thiết kế biểu mẫu: Văn phòng nên thiết kế các biểu mẫu để mang lại sự thống nhất và hiệu quả trong hoạt động. Các biểu mẫu cần thiết bao gồm hóa đơn, phiếu điều tra, phiếu chi, thư từ, đơn đặt hàng,…

Phát triển hệ thống: Văn phòng cần phát triển các hệ thống và quy trình cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể, giúp mang lại sự hiệu quả và đơn giản trong công việc. Mỗi hoạt động cần có một hệ thống và quy trình rõ ràng để thực hiện.

Tầm quan trọng văn phòng

Văn phòng có vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nổi bật trong số đó là:

• Văn phòng là nơi tập trung các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp như quản lý, lập kế hoạch, tài chính, nhân sự, Marketing và chăm sóc khách hàng. Đây cũng là nơi các quyết định chiến lược được triển khai và thực hiện
• Cung cấp không gian và cơ sở hạ tầng cho các bộ phận trong công ty làm việc, tương tác và phối hợp hiệu quả
• Đây là trung tâm của các hoạt động giao tiếp hàng ngày trong doanh nghiệp. Nhân viên có thể trao đổi thông tin, ý tưởng và tương tác với đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác
• Một văn phòng đẹp và hiện đại tạo ấn tượng chuyên nghiệp đối với khách hàng, đối tác và nhân viên, tăng cường lòng tin và sự tín nhiệm đối với doanh nghiệp
• Văn phòng tạo ra môi trường làm việc tách biệt, giúp nhân viên tập trung vào công việc và nâng cao hiệu suất làm việc

Văn phòng thường được tổ chức theo hình thức nào

Văn phòng thường có 2 hình thức tổ chức là:

Tập trung vào một đầu mối

Toàn bộ hoạt động hành chính văn phòng được tập trung tại một điểm duy nhất dưới sự quản lý của nhà quản trị hành chính. 

Hình thức này có ưu điểm là dễ huy động nhân sự, kiểm tra, đào tạo và điều động trang thiết bị. Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là khó chuyên môn hóa, công việc có thể thiếu chính xác và thường gặp khó khăn trong việc chuyển giao công việc, gây trì trệ. Bên cạnh đó, việc quan tâm đến từng loại công việc cụ thể cũng gặp nhiều khó khăn.

Phân tán các chức năng

Các hoạt động văn phòng được đặt tại các bộ phận chuyên môn, nhưng vẫn phải tuân theo sự phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của các nhà quản trị thủ tục hành chính. 

Ưu điểm của hình thức này là thu hút được nhiều chuyên gia. Tuy nhiên, nhược điểm là có thể dẫn đến vi phạm chế độ thủ trưởng, khi người đứng đầu không giữ được quyền kiểm soát chặt chẽ.

Trên đây là những chia sẻ về khái niệm văn phòng là gì cũng như chức năng và nhiệm vụ văn phòng. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ về dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc, hãy liên hệ ngay tới Hữu Toàn Office để được tư vấn.