Người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là gì?

Nhiều doanh nghiệp đều thành lập văn phòng đại diện để mở rộng thị trường và tăng doanh thu. Trong đó, vị trí đứng đầu văn phòng đại diện đóng vai trò rất quan trọng và được chú trọng khi tuyển dụng. Vậy người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là gì? Các điều kiện ủy quyền người đứng đầu văn phòng ra sao? Cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Vai trò người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện đảm nhận các nhiệm vụ và trách nhiệm sau đây:

• Chịu trách nhiệm chính hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện
• Đảm bảo trách nhiệm cá nhân về các hoạt động thực hiện ngoài phạm vi ủy quyền của công ty mẹ
• Khi xuất cảnh khỏi Việt Nam, cần ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
• Nếu người đứng đầu văn phòng đại diện vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không có sự ủy quyền cho người khác, doanh nghiệp phải lập ủy quyền cho người khác để đảm bảo hoạt động của văn phòng đại diện
• Chịu trách nhiệm trước công ty mẹ về hoạt động của mình và văn phòng đại diện trong phạm vi được công ty mẹ ủy quyền

Người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là gì?

Người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là Trưởng văn phòng đại diện, là người điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của văn phòng.

Trưởng văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm chính về kết quả hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện. Mọi hoạt động tại văn phòng đại diện không được tự ý tiến hành mà phải có sự ủy quyền từ công ty mẹ.

Việc ủy quyền này phải được thực hiện bằng văn bản, các hình thức ủy quyền khác không được pháp luật công nhận.

Xem thêm bài viết:

Văn phòng đại diện là gì? Chức năng và nhiệm vụ văn phòng đại diện

Tiếng anh thông dụng trong văn phòng bạn nên biết

Các điều kiện ủy quyền người đứng đầu văn phòng

Việc ủy quyền người đứng đầu văn phòng đại diện cần tuân thủ các điều kiện sau:

• Ủy quyền lại phải được lập thành văn bản bởi bên ủy quyền
• Hình thức của ủy quyền lại phải phù hợp với hình thức của hợp đồng ủy quyền ban đầu
• Phạm vi ủy quyền lại không vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu
• Nếu hết thời hạn ủy quyền mà người ủy quyền chưa trở lại Việt Nam và chưa có văn bản ủy quyền mới, người được ủy quyền có thể tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Trưởng VPĐD trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người ủy quyền có mặt tại Việt Nam
• Nếu người đứng đầu VPĐD không có mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác, doanh nghiệp phải lập ủy quyền điều hành VPĐD cho người khác
• Người đứng đầu VPĐD chỉ được ủy quyền thực hiện các hợp đồng đã ký kết, sửa đổi, bổ sung, chứ không áp dụng cho các hợp đồng mới ký kết lần đầu

Người đứng đầu văn phòng đại diện không được cùng lúc đảm nhiệm các chức vụ sau

Người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty mẹ không phép được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

• Trưởng chi nhánh của cùng công ty mẹ
• Trưởng chi nhánh của công ty khác với công ty mẹ
• Người đại diện theo pháp luật của chính công ty mẹ đó hoặc của công ty mẹ khác
• Người đại diện theo pháp luật của bất kỳ tổ chức kinh tế nào được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam

Cần làm gì khi thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi người đứng đầu văn phòng đại diện thì cần thực hiện thủ tục tại cơ quan chức năng. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đổi trưởng văn phòng đại diện theo quy định bao gồm:

• Thông báo đổi trưởng văn phòng đại diện có chữ ký của đại diện pháp luật công ty
• Bản sao công chứng CCCD/ Hộ chiếu của trưởng văn phòng đại diện mới
• Văn bản ủy quyền người nộp hồ sơ (nếu không phải đại diện pháp luật)
• Bản sao công chứng CCCD người nộp hồ sơ
• Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện Bản chính

Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện bằng các hình thức sau:

• Nộp hồ sơ thay đổi trưởng văn phòng đại diện trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh
• Nộp hồ sơ thay đổi trưởng văn phòng đại diện qua dịch vụ bưu chính
• Nộp hồ sơ thay đổi trưởng văn phòng đại diện online thông tin điện tử của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn)

Bước 3: Sở KH&ĐT xử lý hồ sơ thay đổi trưởng văn phòng đại diện

• Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xác minh tính hợp lệ của hồ sơ và xử lý hồ sơ doanh nghiệp trong 3 ngày làm việc
• Phòng đăng ký kinh doanh cấp chứng nhận đăng ký hoạt động mới cho văn phòng đại diện khi hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa chính xác sẽ ra thông báo yêu cầu văn phòng đại diện bổ sung lại hồ sơ.

Bước 4: Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận trưởng văn phòng đại diện mới theo các cách sau:

• Nhận trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Kế hoạch và Đầu tư
• Nhận kết quả qua bưu chính

Trên đây là giải đáp về người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là gì. Việc áp dụng còn tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Hãy liên hệ với Hữu Toàn Office để nếu còn thắc mắc cần giải đáp.