Các hàm Excel thường dùng trong văn phòng

Excel là công cụ được sử dụng rộng rãi trong mọi ngành nghề. Một số ứng dụng của Excel như sắp xếp dữ liệu, tạo các công thức và biểu đồ phức tạp, tạo báo cáo, thống kê, tính lương,… Trong bài viết sau, hãy cùng điểm qua các hàm Excel thường dùng trong văn phòng nhé.

Các hàm Excel thường dùng trong văn phòng để tính toán

Các hàm tính toán thường dùng trong Excel là: hàm SUM, hàm Min/ Max, Hàm COUNT/COUNTA, hàm AVERAGE và hàm ODD/EVEN.

Hàm tính tổng SUM

Hàm SUM dùng để tính của tổng tất cả các số trong dãy ô mà người dùng muốn tính.

Công thức tính:

=SUM(Number1,Number2,Number3,…)

Trong đó Number1, Number2, Number3 là giá trị các số cần tính tổng. Kết quả của hàm SUM là tổng giá trị được chọn.

Hàm MIN/MAX

Hàm Min và hàm Max dùng để tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong vùng dữ liệu hoặc cả bảng tính. Cách sử dụng hàm Min và Max trên Excel rất đơn giản theo công thức sau:

Cú pháp của hàm MIN:

=MIN(Number1, Number2,…)

Trong đó, Number1, Number2 là giá trị cần so sánh.

Cú pháp của hàm MAX:

=MAX(Number1, Number2,…)

Trong đó Number1, Number2 là giá trị cần so sánh.

Hàm COUNT/COUNTA

Hàm COUNT được sử dụng để đếm số lượng ô chứa dữ liệu số trong phạm vi cụ thể, mang lại kết quả đếm chính xác. 

Cú pháp của hàm COUNT:

=COUNT(Value1, Value2,…)

Trong đó:

• Value1 là giá trị đầu người dùng đã chọn trong vùng dữ liệu
• Value2 là giá trị không bắt buộc, có thể sử dụng giá trị này trong giới hạn là 255 dữ liệu nhưng phải thuộc vùng dữ liệu chọn ban đầu

Hàm COUNTA được thiết kế để đếm số lượng ô không trống trong phạm vi cụ thể. Bao gồm cả các ô chứa dữ liệu như văn bản, ngày, giờ,… 

Cú pháp của hàm COUNTA:

=COUNTA(Value1, Value2,….)

Trong đó: Value1 là giá trị đầu tiên trong phạm vi muốn đếm. Value2 là giá trị không bắt buộc có, tương tự như hàm COUNT.

Hàm AVERAGE

Hàm AVERAGE dùng để tính trung bình cộng của 1 dãy số trong bảng tính, hỗ trợ tính toán nhanh trong các dãy số dài.

Cú pháp:

=AVERAGE(Number1,Number2,…)

Trong đó:

• Number 1: giá trị đầu tiên cần tính trung bình
• Number 2: giá trị thứ 2 cần tính trung bình

Hàm ODD/EVEN

Hàm EVEN và ODD là 2 hàm làm tròn số rất đơn giản. EVEN làm tròn đến số nguyên chẵn gần nhất, còn ODD làm tròn tới số nguyên lẻ gần nhất.

Cú pháp Hàm EVEN: 

= EVEN(number)

Cú pháp Hàm ODD:

= ODD(number)

Trong đó Number là số cần được làm tròn.

Các hàm Excel có điều kiện

Hàm điều kiện trong Excel được chia thành nhiều dạng như: hàm COUNTIF, hàm IF và hàm SUMIF.

Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF là hàm đếm có điều kiện, dùng để đếm ô trùng lặp, đếm dữ liệu. Thường hàm COUNTIF sẽ dùng với những bảng dữ liệu thống kê, đòi hỏi đếm số ô chứa giá trị thỏa mãn với điều kiện cho sẵn.

Công thức hàm COUNTIF:

=COUNTIF(range,criteria). 

Trong đó:

• Range: vùng cần đếm dữ liệu
• Criteria: điều kiện cần đếm

Hàm IF trong Excel

Hàm IF cho phép tạo so sánh logic giữa một giá trị và một giá trị dự kiến bằng việc kiểm tra điều kiện, rồi trả về kết quả True (đúng) hoặc False (sai).

Cấu trúc Hàm IF như sau:

=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false)

Trong đó:

• Logical_test: điều kiện
• Value_if_true: giá trị nếu thỏa mãn điều kiện
• Value_if_false: giá trị nếu không thỏa mãn điều kiện

​Lưu ý: Nếu để trống Value_if_true và Value_if_false, nếu điều kiện thỏa mãn thì giá trị trả về là 0 và điều kiện không thỏa mãn thì giá trị trả về sẽ là FALSE.

Hàm SUMIF

Hàm SUMIF để tính tổng các số trong phạm vi đáp ứng một tiêu chí đã cung cấp.

Công thức hàm SUMIF:

=SUMIF(range; criteria; [sum_range])

Trong đó:

• Range: vùng chứa ô điều kiện tính tổng
• Criteria: điều kiện tính tổng
• Sum_range: vùng cần tính tổng

Các công thức Excel sử dụng cho văn bản

Một số công thức Excel thường dùng cho văn bản là: hàm LEFT, RIGHT, MID, hàm LEN và hàm CONCATENATE.

Hàm LEFT, RIGHT và MID

Hàm LEFT dùng để cắt những ký tự trong chuỗi nhất định từ trái qua phải. 

Công thức hàm LEFT như sau: 

=LEFT(text, n)

Trong đó:

• Text: chuỗi ký tự hoặc ô chứa chuỗi ký tự cần cắt
• n: số ký tự cần cắt

Hàm RIGHT sẽ bạn cắt các ký tự từ phải qua trái. Hàm RIGHT có công thức là:

=RIGHT(text, n)

Trong đó:

• Text: chuỗi ký tự hay ô chứa chuỗi ký tự muốn cắt
• n: số ký tự muốn cắt khỏi chuỗi

Hàm MID lấy ký tự ở giữa trong Excel, nên hàm phải có thêm một dữ liệu đó là vị trí cắt được tính từ đâu. Công thức như sau: 

=MID(text,m,n)

Trong đó:

• Text: chuỗi ký tự
• m: vị trí bắt đầu cần cắt
• n: số ký tự cần cắt ra

Hàm LEN

Hàm LEN là hàm đếm ký tự, giúp trả về giá trị độ dài của một chuỗi ký tự, kể cả khoảng trống.

Công thức tính hàm LEN:

=LEN(chuỗi ký tự) hoặc =LEN(ô chứa chuỗi ký tự)

Hàm CONCATENATE

Hàm CONCATENATE được dùng để nối các ký tự, đoạn văn bản khác nhau lại vào thành một ô.

Cú pháp của hàm CONCATENATE:

=CONCATENATE(text1,text2,…)

Trong đó text1, text2 là chuỗi văn bản, tham chiếu ô hay giá trị trong công thức.

Các hàm ngày tháng trong Excel

Các hàm Excel dùng cho ngày tháng là hàm NOW và hàm DATE.

Hàm NOW

Hàm NOW dùng để hiển thị thời gian theo thời gian thực trên bảng tính Excel gồm cả ngày/tháng/năm và giờ/phút/giây.

Khi nhập công thức =NOW() và nhấn Enter sẽ trả kết quả là ngày và thời gian ở hiện tại.

Hàm DATE

Hàm DATE giúp tạo các ngày hợp lệ từ năm, tháng và ngày trong bảng Excel.

Công thức:

=DATE(year,month,day)

Trong đó:

• Year đại diện cho năm
• Month đại diện cho tháng
• Day đại diện cho ngày

Xem thêm bài viết:

Layoff là gì? Tình hình Layoff trong thị trường việc làm

Year end Party là gì? Ý nghĩa của Year end Party

Công thức hàm tìm kiếm trên Excel

Các hàm excel thường dùng cho tìm kiếm là hàm VLOOKUP, hàm HLOOKUP, hàm INDEX và hàm MATCH.

Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP được sử dụng khi cần dò tìm dữ liệu trong bảng và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang tương ứng.

Công thức hàm VLOOKUP:

=VLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Col_index_ num,Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value: giá trị cần dò
• Table_array: bảng giới hạn dò tìm
• Col_index_num: số thứ tự cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò, tính từ trái qua phải
• Range_lookup: tìm kiếm chính xác hoặc tương đối với bảng giới hạn, nếu bỏ qua thì mặc định là 1.

Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): dò kết quả tương đối.

Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): dò kết quả chính xác.

Hàm HLOOKUP

Hàm HLOOKUP dò tìm dữ liệu trong một bảng, trên phạm vi hàng ngang và trả về kết quả tương ứng theo hàng dọc.

Công thức hàm HLOOKUP:

Cú pháp: = HLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Row_index_ num,Range_lookup)

Trong đó:

• Lookup_value: giá trị dò tìm
• Table_array: phạm vi dò tìm
• Row_index_num: số thứ tự của hàng
• Range_lookup: loại kết quả trả về, kết quả dò tìm chính xác (Range_lookup = 0) hoặc kết quả tương đối (Range_lookup = 1)

Hàm INDEX

Hàm INDEX là hàm giúp lấy giá trị tại một ô bất kỳ giao giữa cột và dòng.

Công thức: 

=INDEX(Array,Row_num,[Column_num])

Trong đó: 

• Array: vùng ô hoặc hàng số mảng nào đó
• Row_num: số thứ tự hàng chứa giá trị được trả về
• Column_num: số thứ tự cột chứa giá trị được trả về

Hàm MATCH

Hàm Match được sử dụng trong việc tìm kiếm vị trí dữ liệu trong vùng dữ liệu. Sau khi tìm kiếm, hàm sẽ cho ra chính xác kết quả về vị trí giá trị đó trong vùng dữ liệu.

Cú pháp của hàm Match:

=Match(Lookup_value,Lookup_array,Match_type).

Trong đó:

– Lookup_value: giá trị muốn tra cứu trong mảng tìm kiếm

– Lookup_array: mảng hoặc phạm vi các ô tìm kiếm

– Match_type: xác định các kiểu khớp là -1, 0 và 1

Bài viết đã tổng hợp các hàm excel thường dùng trong văn phòng. Qua đó giúp bạn tự học và làm quen với những hàm cơ bản nhất. Chúc bạn luôn thành công với công việc của mình. Nếu quý khách có nhu cầu thuê văn phòng làm việc chất lượng uy tín hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.