Hành chính văn phòng là gì? Công việc của hành chính văn phòng

Nhân viên hành chính văn phòng được xem là đầu mối trao đổi thông tin về giấy tờ, công văn,… đảm bảo tính quy trình hoạt động doanh nghiệp. Vậy công việc của nhân viên hành chính văn phòng phải làm là gì? Hãy cùng tham khảo nội dung mà Hữu Toàn chia sẻ dưới đây nhé!

Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là phòng ban chịu trách nhiệm về các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như quản lý giấy tờ, tổ chức hồ sơ văn thư, tiếp đón khách hàng và hỗ trợ vấn đề lương thưởng cho nhân viên. Ngoài ra, họ cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp về vấn đề pháp lý trong kinh doanh.

Với tính chất công việc đa dạng, hành chính văn phòng là bộ phận không thể thiếu của mọi tổ chức, từ doanh nghiệp tư nhân đến các tổ chức trực thuộc nhà nước. Để thuận tiện hơn trong việc giao tiếp và hỗ trợ, nhiều tổ chức sắp xếp bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức vào cùng một phòng ban.

Công việc của hành chính văn phòng

Ngoài việc nhập dữ liệu, viết báo cáo, chuẩn bị giấy tờ và sắp xếp lịch trình, nhân viên hành chính còn phải thực hiện nhiều công việc khác như lập bảng lương, gửi email và làm việc với dự án đặc biệt, lên lịch hoạt động, cuộc họp và sự kiện trong công ty. Các nhiệm vụ hàng ngày bao gồm:

• Lên kế hoạch mời họp và tham gia các hội nghị, tổ chức và quản lý cuộc họp
• Ghi chép và phân phát biên bản các cuộc họp
• Lưu trữ tài liệu bản cứng và bản mềm
• Lưu giữ lịch làm việc của nhân viên
• Sắp xếp và cung cấp báo cáo, tài liệu
• Phân loại và phân phát thư
• Giải quyết công việc bằng cách lập báo cáo, phân tích dữ liệu và tìm kiếm giải pháp
• Trả lời điện thoại, đón khách, xử lý thông tin và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng để giải quyết công việc

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan và nhiều công việc khác
• Soạn thảo thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ giấy tờ
• Phổ biến cho nhân viên các thay đổi trong quy định công ty, thực hiện chính sách, chấm công cho nhân viên
• Hỗ trợ các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác công ty

Các yếu tố của một hành chính văn phòng 

Công việc của nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi nhiều phẩm chất và kỹ năng. Do đó, nếu bạn muốn theo đuổi ngành này, bạn cần phải đáp ứng những yêu cầu sau:

Về phẩm chất

Công việc hành chính văn phòng yêu cầu những người linh hoạt, nhanh nhẹn và nhiệt tình. Đồng thời, sự cẩn thận, chính xác, có tổ chức, có tư duy logic và khả năng sắp xếp công việc hiệu quả cũng là yếu tố không thể thiếu để trở thành một nhân viên hành chính văn phòng.

Bên cạnh đó, công việc này có thể nhẹ nhàng nhưng yêu cầu sự di chuyển nhiều, vì vậy bạn cần phải có sức khỏe tốt để đáp ứng các yêu cầu của công việc.

Xem thêm bài viết:

9 cách tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng

Mẫu checklist công việc văn phòng hiệu quả nhất 2024

Về kỹ năng

Các kỹ năng quan trọng cho một nhân viên văn phòng bao gồm: quản lý thời gian, làm việc nhóm, giao tiếp, xử lý vấn đề, quản lý hành chính văn phòng, ngoại ngữ và kiến thức cơ bản về tin học văn phòng,… Càng có nhiều kỹ năng, bạn sẽ có lợi thế hơn khi nộp đơn xin việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng.

Về kinh nghiệm

Nhà tuyển dụng khi lựa chọn nhân viên văn phòng thường đánh giá cao tính đa năng của ứng viên. Do đó, những ứng viên có nhiều kinh nghiệm và có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,… sẽ được ưu tiên lựa chọn.

Cơ hội thăng tiến của một hành chính văn phòng

Cơ hội thăng tiến trong lĩnh vực nhân viên hành chính văn phòng đa dạng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô và loại hình hoạt động của công ty, hiệu suất làm việc, sự quyết tâm và khả năng học hỏi của bạn.

Cấp bậc nhân viên

Ở cấp bậc nhân viên, bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ hành chính nhân sự tại một số vị trí cụ thể trong công ty như:

• Nhân viên lễ tân tại các công ty, tổ chức doanh nghiệp
• Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu, hồ sơ, thư từ và các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản,…

Ở cấp bậc này, vị trí hành chính nhân sự không đòi hỏi quá nhiều kinh nghiệm hoặc kiến thức đặc biệt. Tuy nhiên cần có một số phẩm chất cần thiết để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.

Cấp bậc thư ký

Vị trí thư ký đòi hỏi một trình độ chuyên môn cao và có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cấp trên quản lý một loạt các nhiệm vụ tổ chức.

Một số nhiệm vụ chính của thư ký bao gồm:

• Hỗ trợ cấp trên trong việc soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp phù hợp cho các quản lý
• Thực hiện công việc liên quan tới hành chính, quản lý hồ sơ,…

Để thành công ở cấp bậc thư ký, bạn cần phải trang bị cho mình những kỹ năng như phân tích, đánh giá, giải quyết vấn đề và quản lý thời gian hiệu quả.

Cấp bậc quản trị

Cấp bậc cao nhất trong lĩnh vực nhân viên hành chính là vị trí Trưởng phòng Hành chính hoặc Giám đốc Hành chính. Để đạt được cấp bậc này, bạn cần tích lũy được nhiều kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính và có trình độ chuyên môn cao.

Trên đây là những thông tin liên quan về hành chính văn phòng là gì mà Hữu Toàn Office đã chia sẻ. Hành chính nhân sự là lĩnh vực đặc thù với nhiều yếu tố nhất định như sự tỉ mỉ, nhẹ nhàng và khéo léo. Đây cũng được xem là một công việc mang tính ổn định cao cùng với khả năng thăng tiến trong sự nghiệp. Qúy khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng Quận Tân Bình thì hãy liên hệ ngay với chúng tối nhé.