Vai trò của quản trị văn phòng trong thời đại mới

Hoạt động của doanh nghiệp sẽ không diễn ra trôi chảy, hiệu quả nếu thiếu đi công tác quản trị văn phòng. Hiểu đúng và đủ về công tác này sẽ giúp CEO quản lý, vận hành doanh nghiệp có hệ thống và hiệu quả hơn, góp phần xây dựng quy trình hoạt động tối ưu, chất lượng. Cùng tìm hiểu rõ hơn về vai trò của quản trị văn phòng Hữu Toàn Office qua bài viết sau.

Quản trị văn phòng là gì?

Quản trị văn phòng là các hoạt động hàng ngày liên quan đến việc lập kế hoạch tài chính, lưu trữ hồ sơ, quản lý tài chính, quản trị nhân sự, phân phối và hậu cần trong một công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh doanh nào đó. 

Những người thực hiện các công việc này thường được gọi là quản trị viên văn phòng hoặc quản lý văn phòng. Họ chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo rằng tất cả các chức năng quản trị văn phòng được phối hợp một cách hiệu quả để đạt được năng suất cao nhất cho công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Vai trò của quản trị văn phòng

Văn phòng là nơi diễn ra nhiều hoạt động khác nhau, chia ra làm 3 chức năng chính:

1. Tham mưu tổng hợp

Quản trị văn phòng có vai trò quan trọng đối với một doanh nghiệp, không chỉ là phòng hành chính mà còn là trung tâm tham mưu cho nhà quản trị các cấp. Chức năng chính của quản trị văn phòng bao gồm việc phân tích nguyên nhân và đề xuất các biện pháp để thực hiện công tác tổ chức, điều hành và xử lý các vấn đề thuộc thẩm quyền của mình. 

Quản trị văn phòng cũng chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản trình lãnh đạo xét duyệt và ban hành, đảm bảo tính chính xác và kịp thời. Ngoài ra, quản trị văn phòng còn theo dõi, đánh giá kết quả hoạt động, tổ chức xét thi đua và trao thưởng nhằm động viên và khích lệ nhân viên.

2. Điều hành quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng hỗ trợ trực tiếp cho các cấp quản lý trong công tác điều hành thông qua các nhiệm vụ cụ thể như: hoạch định công việc hàng quý, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày, đồng thời triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng còn phụ trách các hoạt động lễ tân, tổ chức các chuyến công tác và sắp xếp các cuộc họp, hội nghị cho cấp trên.

3. Chức năng hậu cần

Trong quá trình hoạt động, các điều kiện vật chất như không gian làm việc, thiết bị, phương tiện, dụng cụ,… là yếu tố không thể thiếu ở các tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng sẽ đảm nhận việc cung cấp và quản lý những điều kiện này để đảm bảo chúng được sử dụng hiệu quả nhất.

Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất sẽ phụ thuộc vào quy mô và phương thức hoạt động của từng công ty, doanh nghiệp.

Xem thêm bài viết:

Quản trị văn phòng là gì? Nhiệm vụ chức năng của quản trị văn phòng

Flexible Office Space là gì? Ưu điểm không gian làm việc linh hoạt

Những kỹ năng cần có của quản trị văn phòng

Dưới đây là một số kỹ năng cần thiết để quản trị viên văn phòng thực hiện công việc một cách hiệu quả:

Kỹ năng tổ chức

Quản trị viên văn phòng thường phải xử lý các nhiệm vụ cho nhiều nhân viên và bộ phận trong công ty. Do đó, kỹ năng tổ chức là rất quan trọng để duy trì lịch sự kiện, lên lịch họp và quản lý thời hạn cho nhiều bộ phận khác nhau cùng lúc.

Kỹ năng giao tiếp

Quản trị viên văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp tốt và lắng nghe tích cực để phối hợp với nhân viên, giải quyết các nhu cầu cụ thể của bộ phận và thực hiện các nhiệm vụ chung của công ty.

Kỹ năng máy tính

Kiến thức về chuyển đổi số và phần mềm máy tính là cần thiết vì phần lớn công việc của quản trị viên văn phòng đều diễn ra trên máy tính. Các công việc điển hình bao gồm nhập dữ liệu, tạo báo cáo, trả lời email và thực hiện các cuộc khảo sát trực tuyến.

Kỹ năng nghiên cứu và phân tích

Quản trị viên văn phòng có thể cần nghiên cứu phần mềm mới mà công ty đang xem xét sử dụng hoặc phân tích dữ liệu cho nhân viên. Ví dụ, khi chuẩn bị bài thuyết trình cho một cuộc họp, họ có thể cần chứng minh sự tăng trưởng của công ty bằng cách so sánh số liệu thống kê hiện tại với dữ liệu từ các năm trước.

Tính linh hoạt

Công việc của quản trị viên văn phòng có thể thay đổi hàng ngày, đòi hỏi họ phải có khả năng thích ứng và sắp xếp lại công việc để hỗ trợ khi cần. Ví dụ, họ có thể phải hoãn công việc thông thường để hỗ trợ hành chính cho bộ phận khác nhằm đáp ứng thời hạn gấp.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn giải đáp được vấn đề vai trò của quản trị văn phòng là gì. Từ đó, đưa ra được quyết định chuẩn xác về ngành nghề trong tương lai của bản thân. Chúc bạn thành công! Ngoài ra quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ thuê văn phòng làm việc tại Tân Bình hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.