Lợi ích của văn phòng ảo phổ biến mang lại cho doanh nghiệp

Mô hình văn phòng ảo không quá xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay. Văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích cho các công ty, các nhà đầu tư trong nước và nước ngoài bằng cách tối ưu chi phí thuê văn phòng đại diện, đăng ký địa chỉ kinh doanh. Nếu bạn còn thắc mắc lợi ích của văn phòng ảo là gì, ưu nhược điểm ra sao thì hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

1. Tối ưu chi phí doanh nghiệp

Vấn đề chi phí luôn là mối bận tâm lớn của các doanh nghiệp. Thuê một văn phòng làm việc truyền thống thường đòi hỏi một khoản chi phí rất lớn. Trong khi đó, sử dụng văn phòng ảo chỉ cần bỏ ra khoảng 20% chi phí so với văn phòng truyền thống.

Doanh nghiệp sẽ giảm bớt chi phí cố định mà vẫn có không gian văn phòng thực tế khi cần. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có được địa chỉ kinh doanh uy tín mà không phải chi trả quá nhiều. Do đó, văn phòng ảo trở thành lựa chọn lý tưởng cho nhiều doanh nghiệp hiện nay.

2. Lợi ích của văn phòng ảo – có địa chỉ uy tín

Khi thuê văn phòng ảo, bạn có thể chọn một địa chỉ phù hợp mà không phải tốn quá nhiều chi phí. Văn phòng có thể chia sẻ địa chỉ với nhiều công ty khác, thường nằm ở những vị trí phù hợp với phong cách và nhu cầu của doanh nghiệp. Sử dụng địa chỉ này trong giao dịch và liên lạc với khách hàng sẽ giúp nâng cao uy tín và tạo lòng tin với khách hàng.

3. Gần trung tâm, thuận lợi di chuyển

Văn phòng ảo thường được đặt tại các vị trí đẹp, ở các quận trung tâm của các thành phố lớn. Những địa chỉ này mang lại sự tin cậy và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng, thuận lợi di chuyển, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển trong tương lai.

4. Trang thiết bị nội thất và thiết bị

Văn phòng ảo đã được trang bị đầy đủ nội thất và thiết bị cần thiết cho công việc như máy in, máy tính, internet, điện thoại, bàn ghế, tủ hồ sơ,… Lợi ích của văn phòng ảo này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí khi thuê và bảo dưỡng thiết bị, đồng thời tăng cường hiệu quả và năng suất làm việc. Với văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể tận dụng các tiện ích của văn phòng truyền thống mà không cần đầu tư nhiều vào không gian và hạ tầng.

Xem thêm bài viết:

Vai trò của quản trị văn phòng trong thời đại mới

Quản trị văn phòng là gì? Nhiệm vụ chức năng của quản trị văn phòng

5. Lễ tân chuyên nghiệp

Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Họ sẽ nhanh chóng, lịch sự và chuyên nghiệp xử lý các yêu cầu, thắc mắc và khiếu nại của khách hàng, đồng thời thông báo cho doanh nghiệp về các cuộc gọi, thư từ và khách hàng quan trọng.

6. Thời gian linh hoạt

Với văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu miễn là có kết nối internet, giúp họ dễ dàng cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, đồng thời giảm thời gian và chi phí đi lại. Doanh nghiệp cũng có thể tuyển dụng nhân viên từ khắp nơi trên thế giới, mở rộng quy mô hoạt động và tiếp cận các thị trường mới..

7. Lợi ích của văn phòng ảo – Mở rộng kết nối

Trong một tòa nhà cho thuê, chủ đầu tư thường phân chia thành nhiều văn phòng ảo. Nhờ vậy, cơ hội gặp gỡ, giao lưu và hợp tác giữa các doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn. Một số tòa nhà, văn phòng cho thuê còn tổ chức thường xuyên các hội thảo và hoạt động chung nhằm gắn kết các doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc kết nối và mở rộng quy mô kinh doanh.

Nhược điểm

Mô hình văn phòng ảo là cách tổ chức công việc linh hoạt, tiết kiệm chi phí nhưng cũng có những hạn chế nhất định như sau:

Không tương tác trực tiếp với khách hàng

Khi sử dụng văn phòng ảo, việc tiếp nhận thư từ, bưu phẩm hoặc thông tin từ khách hàng sẽ được thực hiện gián tiếp thông qua công ty dịch vụ. Nhân viên lễ tân tại công ty dịch vụ sẽ tiếp nhận thông tin và sau đó chuyển lại cho doanh nghiệp. Do đó, mức độ tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng sẽ giảm, gây khó khăn trong việc giải quyết ngay lập tức các vấn đề phát sinh.

Không gặp khách gỡ khách hàng đối tác tại công ty

Doanh nghiệp khi thuê văn phòng ảo sẽ được trang bị sẵn phòng họp. Nhưng việc có quá nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng dịch vụ từ một nhà cung cấp khiến cho việc sắp xếp thời gian và không gian trở nên khó khăn. Do đó, khi có nhu cầu sử dụng phòng họp, khách hàng cần phải thông báo trước với nhà cung cấp để được hỗ trợ, không thể sử dụng ngay lập tức.

Hữu Toàn Office – Địa chỉ cung cấp văn phòng ảo chất lượng uy tín

Hữu Toàn Office là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín, chuyên nghiệp tại các quận lớn ở trung tâm thành phố Hồ Chí Minh. Khi thuê văn phòng của Hữu Toàn Office, khách hàng sẽ nhận được nhiều lợi ích như:

• Văn phòng nằm ở vị trí đắc địa tại với không gian thiết kế hiện đại và sang trọng, giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp và uy tín trong mắt đối tác và khách hàng của bạn
• Chi phí thuê văn phòng, nhân sự và các dịch vụ kèm theo được tối ưu hóa, giúp tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp
• Hữu Toàn Office cung cấp đầy đủ các dịch vụ như lễ tân, chuyển nhận bưu phẩm, trả lời điện thoại, email, fax
• Các phòng họp được thiết kế hiện đại và sang trọng, bao gồm phòng hội thảo, phòng đào tạo, phòng tiếp khách, phòng phỏng vấn, giúp bạn gặp gỡ đối tác và khách hàng thuận tiện và chuyên nghiệp

Trên đây là chia sẻ về những lợi ích của văn phòng ảo. Hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn được văn phòng phù hợp với công ty của mình. Nếu khách hàng có nhu cầu tìm kiếm văn phòng, hay thuê văn phòng ảo, liên hệ với Hữu Toàn Office để nhận được hỗ trợ và ưu đãi tốt nhất nhé.