Các loại chi phí thuê văn phòng bạn nên biết khi ký hợp đồng

Khi các doanh nghiệp thuê văn phòng làm việc, họ không chỉ quan tâm đến cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại mà còn phải xem xét chi phí thuê văn phòng. Chi phí cần được điều chỉnh sao cho phù hợp với nguồn tài chính của doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu về các loại chi phí thuê văn phòng ngay sau đây.

1. Tiền thuê văn phòng

Đây là loại chi phí thuê văn phòng cố định mà bạn phải thanh toán hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, tùy thuộc vào hợp đồng với đơn vị cho thuê. Mức chi phí này có thể dự toán trước được.

Tiền thuê văn phòng là số tiền bạn phải trả để thuê mặt bằng văn phòng, thường được tính theo diện tích (m2). Giá thuê phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, loại tòa nhà văn phòng, dịch vụ đi kèm, tiện ích,… Thường thì tiền thuê văn phòng tại các vị trí trung tâm thành phố sẽ cao hơn so với các khu vực khác.

Xem thêm bài viết:

Các loại hình văn phòng ở nước ta hiện nay

Cho thuê văn phòng sân bay Tân Sơn Nhất

2. Phí dịch vụ

Phí dịch vụ là khoản chi phí cố định mà các doanh nghiệp phải trả để duy trì các dịch vụ và tiện ích tại tòa nhà. Phí dịch vụ thường bao gồm an ninh, lễ tân, vệ sinh, nước cho khu vực vệ sinh, đèn chiếu sáng và điều hòa không khí trong khu vực chung, thang máy, chi phí diệt côn trùng, cây xanh và bảo dưỡng tòa nhà.

Phí dịch vụ được tính dựa trên diện tích sàn thuê của doanh nghiệp và mức giá này tùy thuộc vào chất lượng dịch vụ và tiện ích của tòa nhà. Lưu ý rằng phí dịch vụ không bao gồm tiền điện, phí đỗ xe cho ô tô hoặc xe máy.

3. Thuế VAT

Trong lĩnh vực thuê văn phòng, thuế VAT là khoản phí bắt buộc và cố định mà doanh nghiệp phải thanh toán, với mức thuế VAT thường là 10% trên tổng chi phí thuê văn phòng.

4. Tiền điện điều hòa

Đây là chi phí mà người thuê văn phòng phải thanh toán dựa trên sử dụng thực tế, theo quy định trong hợp đồng thuê. Đối với các tòa văn phòng hạng A và B, tiền điện và điều hòa thường được bao gồm trong chi phí dịch vụ, do đó chi phí này thường áp dụng cho các văn phòng hạng C hoặc các văn phòng có giá thuê thấp hơn. Vì vậy, bạn nên xem xét kỹ lưỡng trước khi thuê văn phòng để tránh những chi phí không được tính trước và ảnh hưởng đến ngân sách thuê văn phòng của mình.

5. Phí đỗ xe

Loại chi phí tiếp theo là phí đỗ xe , Ở các tòa nhà văn phòng lớn, thường có bãi đậu xe hầm dành cho ô tô. Để đảm bảo rằng hầm đỗ xe không quá tải, bạn sẽ được thông báo về số lượng xe ô tô có thể đậu trong hầm khi bạn thuê văn phòng tại tòa nhà. Điều này giúp bạn tìm các bãi đỗ xe khác gần tòa nhà nếu cần.

Tương tự như phí đỗ ô tô, phí đỗ xe máy thường rẻ hơn. Một số tòa nhà văn phòng có chính sách miễn phí đỗ xe máy cho 5 – 10 chiếc xe tùy theo chính sách của tòa nhà.

6. Phí làm ngoài giờ

Đây là khoản phí mà người thuê văn phòng phải trả khi có nhu cầu làm việc ngoài giờ làm việc chính thức của tòa nhà. Chi phí này bao gồm tiền điện cho thang máy, tiền điện cho khu vực công cộng, tiền nước cho phòng vệ sinh, tiền dịch vụ và tiền điện điều hòa trung tâm. 

Mỗi tòa văn phòng có cách tính chi phí ngoài giờ riêng, nhưng thường có ba phương pháp chính: dựa vào diện tích thuê, dựa vào số lượng thiết bị sử dụng hoặc chi phí đã được định sẵn cho mỗi văn phòng.

Tuy nhiên, cũng có các tòa nhà không tính phí làm việc ngoài giờ hoặc chỉ tính phí khi làm việc ngoài giờ hoặc sử dụng điều hòa nhiều. Vì vậy, bạn cần chú ý và thỏa thuận về gói chi phí hợp lý để tránh tăng tổng chi phí thuê hàng tháng.

7. Phí thi công nội thất

Phí thi công nội thất thường thu vào giai đoạn đầu của quá trình thi công văn phòng. Quá trình thường kéo dài từ 10 đến 30 ngày, trong thời gian này, phí điện, nước, vận hành thang máy, thang chuyên dụng, an ninh, bảo vệ, ánh sáng khu vực chung thường phát sinh. Các tòa nhà lớn sẽ thu phí này trong giai đoạn thi công nội thất văn phòng, trong khi một số tòa nhà nhỏ có thể miễn phí. Để lập kế hoạch ngân sách thuê văn phòng một cách hợp lý, bạn nên tham khảo và tìm hiểu kỹ về chính sách này.

8. Chi phí hoàn trả mặt bằng

Trong mỗi bản hợp đồng, thường có điều khoản quy định rằng khi chấm dứt hợp đồng, bên thuê sẽ chịu trách nhiệm chi trả các chi phí liên quan đến việc hoàn trả mặt bằng. Điều này có nghĩa rằng khi hợp đồng kết thúc, bên thuê sẽ phải chi trả các chi phí liên quan đến việc phá dỡ, làm sạch, dọn dẹp các yếu tố như vách ngăn, nội thất, và các công việc tương tự.

9. Chi phí thuê văn phòng ảnh hưởng việc chênh lệch tỷ giá mỗi kỳ thanh toán

Hầu hết các dịch vụ cho thuê văn phòng chuyên nghiệp thường sẽ đưa ra báo giá với đơn vị tiền tệ là USD. Giá thuê cùng phí dịch vụ thường được thỏa thuận và thanh toán bằng tiền mặt (VNĐ) khi ký kết hợp đồng. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải nắm rõ tỷ giá hối đoái thực tế và thực hiện đàm phán trước khi ký hợp đồng.

10. Chi phí phát sinh

Còn nhiều chi phí khác tùy thuộc vào thỏa thuận và điều khoản cụ thể trong hợp đồng thuê văn phòng, như phí đăng ký kinh doanh, phí sử dụng các tiện ích đặc biệt, và các chi phí phát sinh khác mà bạn cần xem xét kỹ.

Trên đây là những loại chi phí thuê văn phòng bạn cần biết. Nếu vẫn còn thắc mắc hoặc đang tìm kiếm một văn phòng chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với Hữu Toàn Office để nhận được sự tư vấn trực tiếp và miễn phí tốt nhất.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn