Kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty luật

Thuê văn phòng là nhu cầu thiết yếu của nhiều doanh nghiệp hiện nay bởi dù lớn hay nhỏ thì bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần văn phòng làm việc. Việc thuê văn phòng tưởng chừng dễ dàng nhưng lại đòi hỏi nhiều vấn đề phát sinh. Bài viết sau sẽ chia sẻ kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty luật Hữu Toàn Office chi tiết. Hãy cùng khám phá nhé!

1. Nhu cầu sử dụng

Các công ty luật càng chi tiết hóa nhu cầu thuê văn phòng thì càng dễ dàng tìm được không gian phù hợp mà không tốn thời gian xem xét nhiều lựa chọn không thích hợp. Một số tiêu chí cơ bản giúp công ty luật nhanh chóng xác định văn phòng lý tưởng bao gồm khu vực thuê, diện tích, giá thuê dự kiến, giờ làm việc và các yêu cầu đặc thù khác.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu làm việc ngoài giờ hành chính, nên chọn các tòa nhà cho phép làm việc 24/24 hoặc không tính phí ngoài giờ. Ngược lại, nếu doanh nghiệp chú trọng địa điểm để xây dựng thương hiệu, hãy cân nhắc các tòa nhà có cơ sở vật chất tốt, nằm ở trục đường chính, dù có thể phải trả thêm phí ngoài giờ nhưng vẫn nằm trong ngân sách dự kiến của công ty.

2. Kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty luật – Vị trí phù hợp

Việc kinh doanh, quảng bá thương hiệu và giao dịch sẽ thuận lợi hơn khi có một vị trí lý tưởng. Một địa điểm lý tưởng nên sạch sẽ, đủ ánh sáng, có cây xanh bóng mát và cảnh quan đẹp. Đường phố thuận tiện cho giao thông cũng là yếu tố quan trọng. 

Hơn nữa, môi trường xung quanh, cùng với các dịch vụ ăn uống và giải trí gần khu vực thuê, cũng đóng vai trò không nhỏ. Một địa điểm văn phòng tốt còn giúp việc tuyển dụng dễ dàng hơn, vì nhiều người lao động thích làm việc ở những nơi gần nhà và không quá xa trung tâm.

3. Ngân sách hợp lý

Thiết lập ngân sách để xác định nhu cầu thuê văn phòng của doanh nghiệp. Cần phải tính toán tổng thể các chi phí bao gồm: tiền thuê, chi phí tiện ích và các dịch vụ khác như tiền điện, nước, chi phí setup văn phòng, tiền cọc,… Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo khả năng chi trả chi phí thuê văn phòng trong suốt thời gian dài.

Xem thêm bài viết:

Trụ sở chính Highland Coffee ở đâu? Cha đẻ của Highland Coffee là ai?

Trụ sở chính Vinamilk ở đâu? Tìm hiểu trụ sở chính Vinamilk

4. Xác định diện tích

Diện tích văn phòng cần đủ để đáp ứng nhu cầu làm việc của doanh nghiệp mà không gây lãng phí không gian không cần thiết. Hãy xem xét số lượng nhân viên, không gian làm việc cần thiết và cách bố trí sao cho hiệu quả. Ngoài ra, cần lưu ý các tiêu chuẩn của văn phòng chung, bao gồm: thiết bị, nội thất và các tiện ích cơ bản. Bạn có thể tham khảo diện tích trung bình dành cho một nhân viên như sau:

• Diện tích văn phòng trung bình và hợp lý: 5 – 6m2/người. Đây là mức phổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay
• Diện tích tiết kiệm: 3 – 4m2/người. Mức này phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn kinh phí thuê văn phòng thấp hoặc sử dụng ngắn hạn
• Diện tích tiêu chuẩn: 7 – 10m2/người. Mức này cho phép mỗi nhân viên có chỗ ngồi thoải mái, thoáng mát, dễ di chuyển và trao đổi, hội họp

5. Cân nhắc các loại văn phòng

Khi đã xác định ngân sách và loại không gian văn phòng cần thiết, bước tiếp theo là lựa chọn kiểu không gian phù hợp. Ngân sách, thời hạn thuê và yêu cầu cụ thể về không gian sẽ ảnh hưởng đến quyết định này. Dưới đây là một số lựa chọn cho các loại không gian văn phòng:

• Văn phòng cho thuê lại (Subleasing): là lựa chọn lý tưởng cho các công ty luật nhỏ muốn thuê không gian Hạng A với giá cả phải chăng hoặc cần các điều khoản thuê linh hoạt hơn
• Văn phòng điều hành (Executive suites): là lựa chọn cho các công ty nhỏ muốn thuê không gian vừa đủ nhưng vẫn tạo được ấn tượng chuyên nghiệp. Các văn phòng này thường đi kèm với đồ nội thất sẵn có và không cho phép thay đổi, phù hợp với những doanh nghiệp không có nhiều yêu cầu về bố trí nội thất
• Không gian làm việc hợp tác (Coworking): các luật sư cá nhân và công ty nhỏ có thể chọn không gian làm việc chung, nơi cung cấp bàn làm việc và khu vực chung cho nhiều freelancer và doanh nhân
• Văn phòng truyền thống (Build-out): nếu công ty có yêu cầu bố trí cụ thể, bạn có thể chọn thuê không gian cho phép thực hiện các cải tạo cần thiết. Quá trình này có thể tốn kém và kéo dài từ bốn đến sáu tháng, vì vậy cần thương lượng kỹ các chi tiết và khoản trợ cấp cải tạo với chủ nhà trước khi ký hợp đồng

6. Chú ý đến hàng xóm và dân cư

Nhân viên có thể sẽ đi làm bằng phương tiện công cộng hoặc ô tô hàng ngày, vì vậy hãy xem xét khoảng cách và thời gian họ cần để đến văn phòng. Hơn nữa, doanh nghiệp nên cân nhắc vị trí gần các tiện ích như nhà hàng, công viên, khách sạn, khu dân cư và các dịch vụ khác mà nhân viên có thể cần. 

Nếu văn phòng nằm ngoài khu trung tâm thương mại, khách hàng sẽ gặp khó khăn hơn khi tìm đến. Do đó, hãy xem xét kỹ các địa điểm khác nhau trước khi đưa ra quyết định.

7. Lựa chọn chủ nhà hoặc chủ đầu tư uy tín

Trước khi thuê văn phòng, người thuê nên nghiên cứu kỹ lưỡng về chủ đầu tư và về văn phòng sẽ được thuê. Tránh những tình huống không mong muốn như khu vực có nguy cơ giải tỏa, có người đã đặt cọc trước đó, hoặc chủ đầu tư không đáng tin cậy.

8. Tiện ích đầy đủ

Đảm bảo văn phòng chung có đủ các tiện nghi cần thiết như: hệ thống điều hòa không khí, internet ổn định, phòng họp và khu vực tiếp khách. Ngoài ra, nên ưu tiên chọn vị trí gần các tiện ích như: nhà hàng, quầy ăn uống, trung tâm thể dục,… để tạo ra môi trường làm việc thoải mái và đáp ứng nhu cầu của nhân viên và khách hàng.

• Tiện ích nội khu: xem xét chất lượng của hệ thống điện, điều hòa, camera an ninh và khu vực để xe,… 
• Tiện ích ngoại khu: đánh giá môi trường xung quanh về mức độ vệ sinh, tình trạng ngập úng và các yếu tố khác liên quan đến sự an toàn và thuận tiện

Hữu Toàn Office – Địa chỉ cho thuê văn phòng cho công ty luật uy tín chất lượng

Hữu Toàn Office tự hào là đơn vị uy tín trong lĩnh vực cho thuê văn phòng luật tại Việt Nam. Với sứ mệnh mang đến không gian làm việc chuyên nghiệp và hiện đại, Hữu Toàn Office đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng từ doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn. Sự chuyên nghiệp, linh hoạt và tận tâm với khách hàng đã giúp Hữu Toàn Office trở thành lựa chọn hàng đầu khi nhắc đến thuê văn phòng luật tại Việt Nam. 

Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và chuyên môn của Hữu Toàn Office cam kết mang lại môi trường làm việc thuận lợi và hiệu quả cho mọi doanh nghiệp.

Bài viết đã chia sẻ những kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty luật cho doanh nghiệp. Hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn được địa điểm văn phòng phù hợp với định hướng và phát triển tương lai của công ty.