Top 11 Phần mềm văn phòng được sử dụng nhiều nhất

Để công việc được diễn ra suôn sẻ và khoa học hơn thì không thể bỏ qua các phần mềm văn phòng. Đối với dân công sở, đây cũng là những công cụ cần thiết, hỗ trợ trong hầu hết hoạt động của họ tại nơi làm việc. Bài viết sau sẽ giới thiệu tới bạn các phần mềm văn phòng Hữu Toàn Office được sử dụng nhiều nhất hiện nay.

Phần mềm văn phòng là gì?

Phần mềm văn phòng là phần mềm hữu ích đối với các nghiệp vụ văn phòng. Những phần mềm này sẽ là công cụ để các nhân viên có thể thực hiện công việc nhanh chóng và đạt được hiệu quả cao hơn. 

Thông thường, các phần mềm văn phòng được sử dụng để phục vụ nhu cầu của nhân viên trong việc soạn thảo văn bản, làm hồ sơ, xử lý hồ sơ, làm báo cáo công việc,…

Hơn nữa, các nhân viên có thể số hóa các dữ liệu để không cần quản lý bằng phương pháp thủ công cũng nhờ vào phần mềm văn phòng.

Top 11 Phần mềm văn phòng được sử dụng nhiều nhất

Cùng điểm qua top 11 phần mềm văn phòng phổ biến cũng như chức năng mà chúng mang lại nhé!

1. Microsoft Office

Microsoft Office, hay đơn giản là Office, là tên của một bộ ứng dụng văn phòng bao gồm các chương trình, máy chủ và dịch vụ được phát triển bởi Microsoft. Bộ ứng dụng này được giới thiệu lần đầu tiên bởi Bill Gates vào ngày 1 tháng 8 năm 1988, tại sự kiện COMDEX Las Vegas.

Bộ Microsoft Office bao gồm 6 công cụ chính:

• Microsoft Word: phần mềm soạn thảo văn bản, cung cấp đầy đủ tính năng để soạn thảo văn bản, hợp đồng và nhiều tài liệu khác. Đây được coi là công cụ quan trọng nhất trong bộ ứng dụng Microsoft Office
• Microsoft Excel: được sử dụng để xử lý dữ liệu và thực hiện các phép tính. Excel là một bảng tính dữ liệu lớn với nhiều hàm tính toán, đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực kế toán
• Microsoft PowerPoint: được sử dụng trong các buổi thuyết trình để trình chiếu văn bản, hình ảnh và nội dung cuộc họp. PowerPoint cung cấp nhiều hiệu ứng đồ họa giúp làm cho bài thuyết trình trở nên sinh động và thú vị
• Microsoft OneDrive: để lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Người dùng có thể tận hưởng dung lượng lưu trữ miễn phí lên đến 5GB
• Microsoft OneNote: sử dụng để ghi chú và chú thích, cung cấp khả năng lưu trữ trực tuyến cho người dùng
• Microsoft Outlook: ứng dụng quản lý email, công việc và lịch trình. Outlook giúp người dùng theo dõi công việc cần thực hiện và tăng cường hiệu suất làm việc

Xem thêm:

• +100 Slogan văn phòng hay thúc đẩy tinh thần làm việc
• Báo cáo văn phòng đại diện có cần thiết không?

2. Các ứng dụng liên lạc

Ở Việt Nam, có nhiều phần mềm hỗ trợ liên lạc như Messenger, Zalo, Viber, Skype, Telegram,… Trong đó, Zalo là ứng dụng phổ biến nhất, được nhiều người trong văn phòng ưa chuộng.

Ngoài việc nhắn tin và gọi điện với khách hàng, những công cụ này còn cung cấp nhiều tính năng khác như gửi liên kết, file, hình ảnh, tạo nhóm, lên kế hoạch hẹn giờ,…

Phần lớn các công ty hiện nay sử dụng mạng xã hội như Zalo, Facebook, Skype, Viber để thuận tiện trong việc trao đổi công việc, quản lý dự án thông qua tin nhắn văn bản, cuộc gọi, thậm chí là việc chuyển file, hình ảnh, hoặc đường link nhanh chóng.

3. Các trình duyệt website

Nếu bạn là người sử dụng máy tính, chắc chắn rằng việc thường xuyên truy cập các trang web là không thể tránh khỏi. Trình duyệt web đóng vai trò quan trọng cho nhân viên văn phòng, giúp họ dễ dàng truy cập vào các trang web để tìm kiếm thông tin về thiết kế website, mua sắm trực tuyến, kinh doanh, hoặc đơn giản chỉ là giải trí,..

Hiện nay, tại công ty cho thuê văn phòng có nhiều trình duyệt web phổ biến như: Chrome, Cốc Cốc, Firefox, Opera, Yandex,…

Khi máy tính của bạn đã được cài đặt trình duyệt, bạn cũng có thể thêm các tiện ích mở rộng để hỗ trợ công việc của mình. Trong số các trình duyệt web, Google Chrome là phổ biến nhất hiện nay.

4. Phần mềm gõ tiếng việt – Unikey

Unikey là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí, nổi bật với nhiều kiểu gõ và bảng mã tương ứng, trong đó có hai kiểu gõ phổ biến là Telex và Vni.

Ngoài ra, Unikey cung cấp nhiều tính năng hữu ích như gõ tắt, chuyển đổi mã Font chữ, và chuyển văn bản từ có dấu sang không dấu,…

5. Ứng dụng nén và giải nén

Trong quá trình làm việc, không phải lúc nào chúng ta cũng nhận được các file nhỏ hoặc các file phù hợp với máy tính. Đôi khi, chúng ta phải làm việc với các file lớn hoặc hình ảnh có độ phân giải cao mà không thể mở trực tiếp trên máy tính.

Ứng dụng giải nén WinRAR sẽ trở thành “cứu tinh” cho máy tính của bạn trong những tình huống như vậy. Hơn nữa, phần mềm này còn có khả năng gộp các tài liệu vào một file cố định, giúp bạn chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng, đơn giản và an toàn hơn.

6. Google Sheets, Google Docs, Slides

Có lẽ không cần phải nói quá nhiều về sự phổ biến rộng rãi của Google Docs, Sheets và Slides. Bộ ứng dụng trực tuyến từ Google không chỉ dễ dàng chia sẻ mà còn có thể sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi.

Google Docs, Sheets và Slides được ưa chuộng trong giới văn phòng không chỉ vì sử dụng miễn phí, tính năng đầy đủ mà còn vì khả năng chia sẻ thuận tiện cho nhiều người cùng một lúc. Bạn có thể cùng đồng nghiệp nhập liệu vào một bảng tính theo thời gian thực, ngay cả khi ở xa nhau.

Những ứng dụng này hoàn hảo kết hợp với tài khoản Gmail và các ứng dụng khác từ Google như Google Calendar, Google Keep,… tạo ra một hệ sinh thái văn phòng hoàn hảo.

Bộ ba ứng dụng của Google này đặc biệt hỗ trợ trên các nền tảng di động, người dùng chỉ cần cài đặt ứng dụng và dữ liệu sẽ tự động đồng bộ qua Google Drive giữa laptop và smartphone, giúp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu do sự cố ổ cứng.

7. Phần mềm khôi phục dữ liệu

Đối với nhân viên văn phòng, dữ liệu trên máy tính có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Do đó, việc mất hoặc vô tình xóa đi dữ liệu có thể gây ra nhiều rắc rối đáng kể. Sử dụng các phần mềm khôi phục dữ liệu trở nên cực kỳ quan trọng trong tình huống như vậy.

Các phần mềm như DataRecovery, Recover My Files, Recuva thường được nhiều người lựa chọn vì độ tin cậy cao.

8. Phần mềm diệt virus và dọn dẹp rác

Đối với những nhân viên văn phòng, việc thường xuyên tiếp xúc với các thiết bị bên ngoài và nhận email từ nguồn không quen là điều hết sức bình thường. Tuy nhiên, không phải mọi kết nối đều an toàn. Đôi khi, các thiết bị ngoại vi hoặc email lạ có thể chứa đựng các mã độc độc hại, có thể gây nhiễm virus cho máy tính.

Để tránh rủi ro của virus, việc cài đặt phần mềm chống virus là cực kỳ quan trọng. Nhờ vào những ứng dụng này, dữ liệu trên máy tính sẽ được bảo vệ khỏi các mối đe dọa và đảm bảo an toàn.

Hơn nữa, việc sử dụng các chương trình diệt virus cũng giúp bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu của công ty tránh khỏi nguy cơ bị lộ.

9. Phần mềm tăng tốc download

IDM (Internet Download Manager) là ứng dụng tăng tốc download hàng đầu trên thế giới. Nó tự động nhận diện và tăng tốc độ tải các tệp tin từ Internet lên đến nhiều lần sử dụng thuật toán thông minh của mình.

10. Phần mềm đọc file PDF

Trong quá trình công việc, bạn chắc chắn sẽ gặp phải các file có định dạng PDF. Để đọc những file này, máy tính của bạn cần được trang bị các phần mềm hỗ trợ.

Có nhiều ứng dụng mà bạn có thể sử dụng để đọc file PDF, như Foxit Reader, Adobe Reader, Nitro Reader, Cool PDF Reader, hoặc công cụ PDF-XChange Viewer. Ngoài ra, bạn cũng có thể mở file PDF trực tiếp trên trình duyệt web của mình.

11. Phần mềm cho từng chuyên ngành

Mỗi chuyên ngành cũng có những phần mềm chuyên dụng như QuickBooks trong lĩnh vực kế toán, Adobe Creative Cloud cho thiết kế đồ họa, hay Epic Systems trong lĩnh vực y tế. Sự lựa chọn phần mềm thường phản ánh nhu cầu và yêu cầu cụ thể của từng ngành và tổ chức.

Trên đây là top 11 phần mềm văn phòng hữu ích mà nhân viên văn phòng đi làm cần có. Tuy nhiên, các phần mềm chỉ cần thiết khi đáp ứng được nhu cầu công việc của bạn. Do đó, bạn cần xác định nhu cầu sử dụng của mình để lựa chọn phần mềm văn phòng phù hợp.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn