Hot-Desking là gì? Lợi ích của Hot-Desking trong văn phòng công ty

Hot desking là hệ thống phân phối văn phòng ngày càng phổ biến với các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả làm việc. Đây là giải pháp tiện lợi và linh hoạt cho nhân viên. Trong bài viết sau, Hữu Toàn Office sẽ cùng bạn tìm hiểu về Hot-Desking và cách hoạt động và ưu điểm của hệ thống văn phòng này.

Hot-Desking là gì?

Hot desking là phương thức làm việc linh hoạt, trong đó mỗi nhân viên không có bàn làm việc cố định mà có thể sử dụng bất kỳ vị trí trống nào phù hợp với công việc. Mục tiêu của mô hình này là tối ưu không gian làm việc và tạo sự linh hoạt trong làm việc nhóm, thúc đẩy trao đổi ý tưởng giữa mỗi cá nhân.

Hot desking là giải pháp hữu ích đối với các tổ chức có nhân viên làm việc từ xa hoặc làm việc theo thời gian không cố định. Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi hoạt động cũng như thời gian làm việc của nhân viên qua phần mềm quản lý công việc.

Hot-Desking hoạt động như nào?

Hot-Desking cung cấp không gian làm việc trong cả không gian văn phòng riêng và chung. Chỗ ngồi linh hoạt sẽ khác nhau tùy vào môi trường, tuy nhiên có những yếu tố chính cần xem xét:

Ổ cắm và điện

Chỗ ngồi linh hoạt thường được trang bị đầy đủ ổ cắm điện và kết nối wifi. Trong không gian làm việc chung cao cấp, thường có các khu vực riêng biệt như bốt điện thoại hoặc các phòng chờ chung để người dùng có thể thoải mái gọi điện.

In ấn

Giống như việc đặt phòng họp, các khu vực sử dụng hot-desking thường được trang bị đầy đủ các thiết bị như máy in, máy fax,… để phục vụ nhu cầu nhân viên.

Phòng họp được đặt trước

Hot-Desking cho phép đặt phòng họp thông qua ứng dụng di động hoặc truy cập trực tuyến. Ngoài ra, các tiện ích đa dạng cũng cung cấp cho bạn sử dụng các khu vực chờ đợi chung, nhà bếp, khu vực thảo luận, phòng họp và mạng lưới chuyên gia toàn cầu.

Lưu trữ vật dụng cá nhân

Một giải pháp cho sự chuyển đổi giữa các không gian làm việc là cho phép người dùng để lại đồ đạc của họ tại bàn làm việc Hot-Desking trong một khoảng thời gian nhất định khi họ tham gia cuộc họp hoặc ăn trưa.

Công nghệ và internet

Một số bàn làm việc Hot-Desking đi kèm với màn hình và cổng kết nối VGA, DVI hoặc HDMI, cho phép người dùng cắm và sử dụng màn hình thứ hai tạm thời.

Phòng tắm, phòng bếp và các phòng tiện ích khác

Các tiện nghi như phòng tắm và nhà bếp đã bao gồm trong Hot-Desking và được quản lý bởi nhân viên văn phòng.

Hot-Desking cũng bao gồm các tiện ích như cà phê miễn phí, phòng yên tĩnh để thiền, vòi hoa sen, cũng như các vật dụng cần thiết trong phòng tắm như kem dưỡng da và sản phẩm chăm sóc tóc.

Tủ đồ và không gian riêng tư

Hầu hết các công việc đều cần một số thời gian riêng tư trong ngày làm việc, có thể để tham gia các cuộc họp quan trọng, lập kế hoạch chiến lược hoặc thảo luận về các vấn đề tài chính. Những cuộc trò chuyện yêu cầu mô hình bàn làm việc Hot-Desking có không gian riêng tư hơn.

Xem thêm bài viết:

Lưu ý trong quy trình Fit Out văn phòng

Quy định về phòng cháy chữa cháy trong công ty

Ưu điểm của không gian Hot-Desking 

Cách sử dụng Hot Desking phụ thuộc phong cách làm việc và nhu cầu riêng mỗi người. Các cá nhân làm việc tự do thường đánh giá cao khả năng làm việc linh hoạt tại nơi có thể gặp gỡ khách hàng.

Trong khi đó, doanh nhân và chủ doanh nghiệp có thể tận dụng tính linh hoạt của Hot-Desking để quản lý hoặc di chuyển nhân viên đến nhiều địa điểm khác nhau.

Hot-Desking cho các công ty doanh nghiệp

Hot-desk cho phép doanh nghiệp quản lý nhân sự làm việc từ xa mà không cần đầu tư số tiền lớn vào văn phòng cố định từ đầu.

Thuê chỗ ngồi linh hoạt giúp công ty mở rộng quy mô vào thị trường lớn nhanh chóng, có thể thu hồi vốn đầu tư khi cần. Điều này cũng loại bỏ rủi ro liên quan tới việc duy trì văn phòng riêng tại nhiều địa điểm.

Hot-Desking cho người lao động tự do

Nếu bạn là freelancer và cần làm việc linh hoạt về không gian và thời gian, hot-desking là giải pháp tiết kiệm chi phí cho việc thuê văn phòng. Bạn không cần phải ký kết các hợp đồng thuê văn phòng dài hạn, mang lại sự tự do và linh hoạt trong việc sử dụng không gian làm việc. 

Mô hình làm việc này cũng giúp bạn mở rộng mạng lưới chuyên gia, tạo ra nhiều cơ hội hợp tác mới, đặc biệt là với những người làm việc từ xa hoặc tự do, thường xuyên di chuyển và tham gia vào nhiều dự án tại các địa điểm khác nhau.

Sự hợp tác và đổi mới

Cho dù bạn làm việc trong một văn phòng truyền thống hay một không gian làm việc chung rộng lớn, Hot Desking đều thúc đẩy gần kết và tương tác giữa mọi người. Điều này mở ra những cơ hội mới cho nhà đầu tư, khách hàng, đối tác và cả nhân viên thông qua các mối quan hệ mới mẻ.

Cách sử dụng không gian Hot-Desking hợp lý

Để triển khai mô hình Hot Desking một cách hiệu quả, các doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố quan trọng sau:

• Kết nối cơ sở hạ tầng: đảm bảo không gian làm việc được trang bị đầy đủ nội thất và trang thiết bị như bàn ghế, WiFi, tủ tài liệu, kệ để đồ, ổ cắm điện
• Sử dụng phần mềm quản lý công việc: ứng dụng phần mềm quản lý công việc từ xa để quản lý lịch trình và thời gian dùng bàn làm việc của từng nhân viên, giúp tránh tình trạng thiếu bàn làm việc
• Chỗ ngồi linh hoạt: thiết kế không gian làm việc linh hoạt với các khu vực như bàn làm việc nhóm, bàn làm việc cá nhân, khu vực thư giãn, để đáp ứng đa dạng nhu cầu sử dụng của nhân viên
• Bảo mật và ứng dụng thiết bị công nghệ: đảm bảo tính bảo mật cao cho thông tin cá nhân và tài sản của nhân viên khi làm việc tại không gian chung. Tích hợp các thiết bị công nghệ như máy tính để bàn, điện thoại, tai nghe để nhân viên có thể làm việc hiệu quả và di chuyển giữa các bàn làm việc mà không gặp khó khăn

Hot Desking là xu hướng làm việc linh hoạt và tiết kiệm trong thời đại công nghệ phát triển. Tuy nhiên, để biết Hot-Desking có phù hợp với mình hay không, bạn cần xem xét các yếu tố như khả năng làm việc độc lập, tính linh hoạt và sự thoải mái trong môi trường làm việc đa dạng. Qúy khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng Quận Tân Bình hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn