Quản trị văn phòng là gì? Nhiệm vụ chức năng của quản trị văn phòng

Nhu cầu quản lý văn phòng hiện nay đang được chú trọng. Vì thế mà ngành quản trị văn phòng được rất nhiều bạn trẻ hướng đến. Thế nhưng thực tế nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về quản trị văn phòng là gì? Nhiệm vụ chức năng ra sao? Bài viết sau sẽ giúp hiểu sâu hơn về chuyên ngành mà bạn muốn theo đuổi và phát triển trong tương lai.

Quản trị văn phòng là gì?

Quản trị văn phòng là việc theo dõi và điều hành các hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp hoặc văn phòng. Công việc này thường do một quản trị viên hoặc quản lý văn phòng đảm nhiệm. Dựa vào cơ cấu tổ chức và mức độ phức tạp của các nhiệm vụ liên quan, vai trò của quản lý hoặc quản trị viên văn phòng có thể chỉ tập trung vào một số nhiệm vụ chính hoặc bao quát nhiều chức năng khác nhau.

Nhiệm vụ chức năng của quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả của một tổ chức. Các nhiệm vụ và chức năng chính của quản trị văn phòng bao gồm:

• Chịu trách nhiệm quản lý nhân lực liên quan đến văn phòng. Quản lý văn phòng đảm bảo rằng mỗi nhân sự được hỗ trợ đầy đủ để hoàn thành công việc của họ. Họ cũng đóng vai trò là người hỗ trợ và giúp đỡ nhân viên khi gặp vấn đề trong quá trình làm việc. Đánh giá hiệu suất, đề xuất tăng lương, và cung cấp chương trình đào tạo là những công việc phổ biến mà quản lý văn phòng thực hiện để hỗ trợ sự phát triển của nhân viên
• Đảm bảo rằng văn phòng được trang bị đầy đủ các tài nguyên cần thiết để hoạt động hiệu quả. Điều này bao gồm việc quản lý sửa chữa các thiết bị hỏng hoặc đề xuất mua sắm thiết bị mới khi cần thiết
• Quản lý và sử dụng các vật dụng văn phòng như giấy, bút, mực máy in và các vật dụng khác. Họ cũng thường tham gia vào việc lập kế hoạch ngân sách và đảm bảo rằng mọi hoạt động trong văn phòng được thực hiện trong phạm vi ngân sách

Nhân viên Quản trị văn phòng làm những gì?

Một nhà quản lý văn phòng có trách nhiệm sắp xếp hồ sơ đến tổ chức lịch trình cho các cuộc họp của giám đốc điều hành, đồng thời đảm bảo không có sự trùng lặp về đặt phòng.

Ngoài ra, quản lý văn phòng thường phải làm việc trực tiếp với công chúng, đôi khi phải trả lời nhiều cuộc gọi điện thoại và xử lý khách hàng đến trực tiếp. 

Công việc này bao gồm việc kết nối các cuộc gọi đến với các bộ phận cụ thể, nhận tin nhắn cho những người không có mặt tại văn phòng, và hướng dẫn khách hàng đến các khu vực phù hợp. Đồng thời, họ cũng phải trả lời các câu hỏi và duy trì một thái độ chuyên nghiệp ngay cả trong các tình huống căng thẳng.

Quản lý văn phòng cũng phải thực hiện trả lời email hoặc tin nhắn, chuẩn bị thư từ, bản ghi nhớ hoặc bản trình bày và xử lý các vấn đề liên quan đến ngân sách, bao gồm lập hóa đơn và theo dõi các khoản phải thu. Họ cũng có thể phải mua các vật dụng văn phòng cần thiết và thậm chí mua sắm thiết bị và đồ đạc mới cho toà nhà.

Xem thêm bài viết:

Flexible Office Space là gì? Ưu điểm không gian làm việc linh hoạt

Decentralized Office là gì? Ưu điểm của Decentralized Office

Các điều kiện cần có trở thành Quản trị văn phòng

Các văn phòng lớn thường yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm trong ngành, thường là từ việc làm ở các doanh nghiệp nhỏ hơn. Những kỹ năng cần thiết bao gồm khả năng làm việc với nhiều loại phần mềm khác nhau, tùy thuộc vào các ứng dụng cụ thể mà văn phòng sử dụng.

Những người làm việc trong lĩnh vực văn phòng cần phải có tổ chức tốt, làm việc hiệu quả trong môi trường có áp lực và tốc độ cao. Khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp hiệu quả và sự sẵn sàng học hỏi để thích ứng với công việc mới cũng rất quan trọng.

Nhiều quản lý văn phòng, đặc biệt là ở các lĩnh vực như y tế hoặc luật, thường cần phải giữ thông tin mật. Điều này đòi hỏi sự tin cậy cao và kỹ năng bảo mật thông tin.

Kỹ năng trở thành quản trị văn phòng giỏi

Để theo đuổi ngành quản trị văn phòng và thành công trong nghề, bạn cần phải có một số kỹ năng sau:

• Trong lĩnh vực này, bạn thường phải liên tục tương tác và trao đổi công việc với nhiều người trong và ngoài tổ chức. Do đó, khả năng giao tiếp và tương tác tốt với mọi người là rất quan trọng để hiểu rõ nhất về công việc
• Kỹ năng sử dụng máy tính, am hiểu về tin học văn phòng và các phần mềm chuyên nghiệp khác
• Có khả năng thu thập, phân tích và nghiên cứu thông tin một cách tinh tế để xử lý nguồn thông tin tốt nhằm hỗ trợ cho việc quản lý hồ sơ và tài liệu của văn phòng

Ngành quản trị văn phòng học ở đâu?

Ngành Quản trị văn phòng ngành càng “hot” và đã có rất nhiều trường đại học và cao đẳng có chương trình đào tạo ngành này. Một số trường tiêu biểu như:

• Đại Học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn – Đại Học Quốc Gia TPHCM
• Đại Học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn – Đại Học Quốc Gia Hà Nội
• Đại Học Nội Vụ
• Đại Học Sài Gòn
• Đại Học Công Nghiệp Hà Nội
• Đại học Thành Đô
• Đại Học Đông Á

Với những thông tin trong bài viết về ngành quản trị văn phòng hy vọng đã có thể giúp bạn tự tin hơn với lựa chọn của mình. Nếu muốn theo đuổi ngành ngành này, bạn hãy tìm tìm hiểu thật chi tiết và xác định rõ kỹ năng, tố chất cần có để chuẩn bị tốt nhất. Ngoài ra quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng quận Tân Bình hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.