Decentralized Office là gì? Ưu điểm của Decentralized Office

Decentralized Office là khái niệm đang thu hút sự quan tâm ngày càng nhiều của các tổ chức và doanh nghiệp trong môi trường làm việc hiện đại. Đây là một xu hướng mới trong cách tổ chức không gian văn phòng. Môi trường làm việc được phân tán đến các địa điểm khác nhau. Hãy cùng khám phá thêm về khái niệm Decentralized office là gì và những ảnh hưởng trong nền kinh doanh hiện đại.

Decentralized Office là gì?

Office Decentralization hay phân quyền văn phòng, là việc thiết lập các văn phòng vệ tinh gần khu vực sinh sống của nhân viên. Chiến lược này giúp giảm sự phụ thuộc vào một trụ sở trung tâm duy nhất, mang lại cho các nhóm làm việc những địa điểm linh hoạt, dễ tiếp cận và tiện lợi, đồng thời giảm thời gian di chuyển cho nhân viên.

Trong kinh doanh, phân quyền còn bao gồm cách thức cấu trúc công ty để các hoạt động hàng ngày và quyết định được giao cho những quản lý đáng tin cậy tại các văn phòng vệ tinh. Điều này trái ngược với tập trung hóa, nơi mà trụ sở chính kiểm soát mọi chi tiết và các quyết định được đưa ra bởi một số ít quản lý chủ chốt, trong khi nhân viên cấp dưới ít có ảnh hưởng.

Ưu điểm của Decentralized Office

Decentralized Office có nhiều ưu điểm nổi bật như sau:

Tập trung hơn vào chiến lược và dự báo

Khi các hoạt động hàng ngày được giao phó cho các văn phòng vệ tinh, lãnh đạo cấp cao có thể tập trung ít hơn vào việc quản lý những chi tiết nhỏ nhặt và nhiều hơn vào các kế hoạch chiến lược và tầm nhìn phát triển dài hạn. Phân quyền cho phép các nhà lãnh đạo cao nhất chú tâm vào việc định hướng chiến lược và tăng trưởng doanh nghiệp.

Quyết định nhanh hơn

Trong công ty phân quyền, quản lý được trao quyền để đưa ra quyết định mà không cần phải chờ sự phê duyệt từ cấp trên. Điều này giúp họ có thể phản ứng linh hoạt hơn trước các vấn đề bất ngờ và đưa ra các giải pháp tốt hơn nhờ hiểu rõ môi trường và đội ngũ của mình.

Xử lý các trường hợp khẩn cấp

Một công ty tập trung thường phản ứng chậm trước những sự cố bất ngờ. Mặc dù lãnh đạo cấp cao có thể thiết lập quy trình và đào tạo để ứng phó, nhưng không thể lường trước tất cả các tình huống mà một văn phòng vệ tinh có thể gặp phải. Một văn phòng phi tập trung với các nhà quản lý tại chỗ có thể phản ứng nhanh chóng và hiệu quả hơn trong các tình huống khẩn cấp.

Phát triển các nhà quản lý cá nhân

Tính tự chủ và linh hoạt tại nơi làm việc giúp phát triển kỹ năng quản lý. Văn phòng phi tập trung trao quyền và trách nhiệm cho các nhân viên đáng tin cậy, đồng thời cho phép họ chủ động giải quyết vấn đề và đưa ra các giải pháp sáng tạo mà lãnh đạo cấp trên có thể chưa nghĩ đến.

Giao tiếp nội bộ tốt hơn

Cấu trúc tổ chức của một văn phòng phi tập trung thường phẳng hơn, giúp thông tin lưu thông tự do trong công ty mà không cần qua nhiều bước báo cáo và ủy quyền, đảm bảo thông tin đến được đúng người nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Nơi làm việc giãn cách xã hội hơn

Phân bổ nhân viên qua nhiều văn phòng linh hoạt gần nơi họ sống giúp giảm thiểu thời gian đi lại và số lượng nhân viên phải có mặt tại một địa điểm vào cùng một thời điểm. Điều này không chỉ giúp tăng cường an toàn cho người lao động mà còn là biện pháp phòng ngừa cần thiết trong thời gian dài, đặc biệt trong bối cảnh giãn cách xã hội vẫn được duy trì.

Xem thêm bài viết:

Office Hotelling là gì? Lợi ích của Office Hotelling

Cây hút bức xạ máy tính văn phòng được ưa chuộng nhất 2024

Nhược điểm của Decentralized Office

Nhược điểm của văn phòng phân quyền:

• Áp lực quản lý tăng cao: sự phân tán trách nhiệm có thể đặt áp lực lớn lên các nhà quản lý của các văn phòng vệ tinh, buộc họ phải đối mặt với nhiều trách nhiệm hơn so với dự kiến hoặc thực hiện các nhiệm vụ mà không thuộc về lĩnh vực chuyên môn của họ
• Kiểm soát tổ chức giảm: có thời điểm mà các nhà sáng lập không thể kiểm soát mọi hoạt động, họ phải chia sẻ một phần kiểm soát với các đối tác hoặc nhân viên
• Chi phí vận hành tăng: việc đặt các quản lý chính sách và nhóm quản trị ở các văn phòng vệ tinh làm tăng chi phí hơn do việc thuê quản lý và nhân viên có kinh nghiệm, thường yêu cầu mức lương cao hơn
• Xung đột lợi ích giữa các nhà quản lý: khi các văn phòng có cách tiếp cận và quản lý khác nhau, có thể phát sinh xung đột lợi ích giữa các nhà quản lý. Việc giải quyết xung đột là điều cần thiết để đảm bảo mọi người đều hướng về một hướng đi chung. Các nhà quản lý trong mô hình phi tập trung thường có xu hướng tập trung vào lợi ích của văn phòng của họ, do đó việc giải quyết xung đột là vô cùng quan trọng

Doanh nghiệp phù hợp Decentralized Office

Decentralized Office thích hợp cho các loại hình doanh nghiệp sau:

• Công ty khởi nghiệp và Startup muốn mở rộng quy mô
• Công ty muốn mở rộng vào các khu vực mới
• Công ty đa quốc gia cần có các văn phòng địa phương để phục vụ khách hàng và đối tác địa phương

Thời điểm doanh nghiệp phù hợp sử dụng Decentralized Office

Decentralized Office cần tiết khi một công ty đạt đến một ngưỡng quy mô nhất định, cải thiện các hoạt động hàng ngày bằng cách giao trách nhiệm cho các văn phòng vệ tinh. Công ty có thể áp dụng phân quyền để ứng phó với các yếu tố bên ngoài mà nằm ngoài tầm kiểm soát của mình, như sự biến động trên thị trường hoặc tác động của đại dịch toàn cầu.

Bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin về Decentralized Office là gì cũng như ưu nhược điểm của mô hình này. Bằng việc phân quyền trách nhiệm và tạo ra các văn phòng vệ tinh gần nhân viên, Decentralized Office tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, thuận tiện và tăng cường sự đáp ứng nhanh chóng đối với thay đổi. Ngoài ra chúng tôi cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng quận Tân Bình, nếu quý khách hàng có nhu cầu sử dụng hãy liên hệ ngay nhé.