Office Hotelling là gì? Lợi ích của Office Hotelling

Trong bối cảnh thị trường đang phát triển sôi động, nhiều doanh nghiệp, cá nhân đang tìm kiếm những giải pháp để quản lý không gian văn phòng hiệu quả hơn. Một trong những xu hướng nổi bật là Office Hotelling. Office Hotelling giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian văn phòng. Hãy cùng khám phá chi tiết hơn về Office Hotelling và những lợi ích mà mô hình này mang lại cho doanh nghiệp.

Office Hotelling là gì?

Office Hotelling không gian văn phòng mà trong đó nhân viên phải đặt chỗ trước cho bàn làm việc, phòng họp và các tài nguyên khác. Thay vì có một chỗ ngồi cố định hoặc tự do chọn không gian trống khi đến văn phòng.

Đây là một hệ thống dựa trên việc đặt chỗ có cấu trúc, cho phép nhân viên làm việc ở vị trí phù hợp nhất trong văn phòng để hoàn thành công việc hiệu quả.

Cách thức hoạt động Office Hotelling

Mỗi văn phòng có cách quản lý không gian riêng, nhưng nguyên lý cơ bản của Office Hotelling luôn nhất quán.

Trước tiên, một loại phần mềm đặt chỗ trung tâm được sử dụng để xử lý yêu cầu, quản lý mức độ lấp đầy và báo cáo về tình trạng sẵn có của bàn làm việc và không gian văn phòng. Nhân viên đăng nhập vào hệ thống này để tìm và đặt chỗ vào thời gian và địa điểm phù hợp với họ. Khi yêu cầu được chấp nhận, hệ thống sẽ cập nhật để tránh tình trạng đặt chỗ trùng hoặc quá tải.

Sau đó, Office Hotelling hoạt động tương tự như khi lưu trú tại khách sạn. Người dùng sẽ nhận được email chứa tất cả thông tin cần thiết như nhắc nhở đặt chỗ, chỉ dẫn, thẻ khóa và mật khẩu WiFi và họ sẽ kiểm tra không gian làm việc đã chọn khi đến nơi.

Xem thêm bài viết:

Cách chăm sóc cây thiết mộc lan trong văn phòng

Hướng dẫn cách chăm sóc cây cảnh văn phòng đơn giản

Tầm quan trọng của Office Hotelling

Với một số công ty, Office Hotelling đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính linh hoạt. Mô hình này giúp thu hút những nhân viên làm việc từ xa quay trở lại văn phòng bằng cách tập trung không gian làm việc vào trung tâm công ty. Office Hotelling biến văn phòng thành một nguồn tài nguyên được sử dụng tương tự như bất kỳ công cụ nào khác.

Nhân viên được tự do và linh hoạt trong việc chọn địa điểm và thời gian làm việc, đồng thời vẫn đảm bảo có khu vực làm việc ưa thích của mình.

Chủ doanh nghiệp có thể tái cấu trúc văn phòng theo các mức công suất chính xác mới, tối ưu hóa bố trí không gian, tạo ra các khu vực hỗ trợ nhiều hình thức làm việc khác nhau và giảm thiểu chi phí.

Lợi ích Office Hotelling

Office Hotelling mang lại nhiều lợi ích như:

• Đảm bảo có bàn làm việc: nhân viên luôn biết rằng họ sẽ có bàn làm việc khi đến văn phòng, không phải mất thời gian tìm kiếm vị trí trống
• Không gian văn phòng linh hoạt: Office Hotelling cho phép nhân viên chọn thời gian và địa điểm làm việc hiệu quả nhất. Văn phòng có thể được linh hoạt chuyển đổi để hỗ trợ cộng tác, các nhiệm vụ sáng tạo và làm việc nhóm trực tiếp khi số lượng người làm việc tại văn phòng ít hơn
• Chi phí thấp: biết chính xác số lượng người sử dụng văn phòng tại bất kỳ thời điểm nào giúp tận dụng không gian sàn hiệu quả hơn. Không gian không sử dụng có thể được chuyển đổi mục đích, thu nhỏ hoặc cho thuê lại để giảm chi phí
• Tăng cường làm việc nhóm và hợp tác: Office Hotelling cho phép các nhóm dễ dàng đặt trước không gian cần thiết cho các cuộc họp và hoạt động hợp tác. Nhờ việc đặt phòng theo nhóm, các nhóm có thể đảm bảo quyền truy cập vào các tài nguyên như phòng hội thảo và các không gian làm việc cần thiết
• Tiếp cận tốt hơn với các nguồn tài nguyên: cá nhân cũng có thể sử dụng hệ thống đặt phòng để đảm bảo họ có thể dễ dàng tiếp cận các công cụ và thiết bị cần thiết để duy trì năng suất làm việc

Office Hotelling và Hot Desking khác như nào?

Office Hotelling hoạt động dựa trên hệ thống đặt trước và cần một nền tảng đặt chỗ chung để quản lý và tổ chức không gian làm việc.

Hot Desking có thể sử dụng hệ thống đặt chỗ, nhưng nhiều văn phòng Hot Desking và không gian làm việc chung thường hoạt động theo nguyên tắc ai đến trước được phục vụ trước. Điều này gây khó khăn cho các nhóm khi cần lập kế hoạch trước và tìm kiếm không gian làm việc phù hợp trong thời gian ngắn.

Đối tượng phù hợp Office Hotelling

Các đối tượng phù hợp với mô hình văn phòng Office Hotelling là:

• Các doanh nghiệp khởi nghiệp: doanh nghiệp mới thành lập thường thay đổi kích thước, cấu trúc và định hướng. Office Hotelling là lựa chọn thuận tiện cho các doanh nghiệp này khi họ mở rộng mà không cần phải cam kết thuê dài hạn
• Doanh nghiệp muốn mở rộng chi nhánh: dù là ra mắt một sản phẩm mới, mở rộng dịch vụ hoặc thiết lập một văn phòng chi nhánh, việc mở rộng sang một thị trường mới luôn mang theo rủi ro. Office Hotelling có thể giúp các doanh nghiệp mở rộng kinh doanh mà vẫn giảm thiểu rủi ro
• Doanh nghiệp hoạt động hoàn toàn từ xa: doanh nghiệp không có văn phòng cố định vẫn có thể tận dụng một không gian để gặp gỡ, trao đổi và hợp tác. Office Hotelling cho phép các doanh nghiệp hoàn toàn từ xa tiếp cận cơ sở vật chất khi cần thiết
• Các doanh nghiệp muốn thu hút nhân tài: với các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành có nguồn nhân lực tập trung địa lý, Office Hotelling cung cấp không gian làm việc linh hoạt gần nơi cư trú và học tập của những nhân viên tài năng nhất

Office Hotelling là giải pháp hiệu quả để nâng cao sự linh hoạt và hiệu suất làm việc. Bằng cách tối ưu hóa không gian làm việc, giảm thiểu chi phí vận hành và cung cấp cho nhân viên sự tự do trong việc chọn địa điểm và thời gian làm việc, Office Hotelling đem lại lợi ích đáng kể cho cả doanh nghiệp và người lao động. Ngoài ra quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.