Văn phòng đại diện là gì? Chức năng và nhiệm vụ văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là địa chỉ mà nhiều doanh nghiệp hướng tới, có thể được thiết lập ở trong và ngoài nước để thúc đẩy nền kinh tế thị trường. Với môi trường cạnh tranh như hiện nay thì việc thành lập văn phòng đại diện là điều cần thiết để hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng kinh doanh và tăng doanh số bán hàng. Tuy vậy, nhiều người vẫn thắc mắc về chức năng và nhiệm vụ của văn phòng đại diện là gì? Cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và duy trì lợi ích của doanh nghiệp. Hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với mục đích và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mẹ.

Văn phòng đại diện không trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh hoặc ký kết các hợp đồng kinh tế trừ khi được ủy quyền từ trụ sở chính. Mọi hoạt động liên quan đến kê khai thuế và xuất hóa đơn sẽ do trụ sở chính của doanh nghiệp đảm nhiệm và quản lý.

Trong trường hợp chủ sở hữu chỉ cần một địa chỉ hợp pháp để giao dịch với đối tác mà không cần thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời, việc thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn hợp lý nhất.

Chức năng và nhiệm vụ văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có nhiệm vụ thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính. Dưới đây là các chức năng và nhiệm vụ chính của văn phòng đại diện:

• Phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trong khu vực hoạt động, tuân thủ pháp luật hiện hành
• Báo cáo với các cơ quan chức năng địa phương theo quy định của nhà nước
• Nộp báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định của doanh nghiệp
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tăng trưởng và chiến lược phát triển hàng năm
• Hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập
• Phối hợp với trụ sở chính và các chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng và điều động nhân viên
• Quản lý các hoạt động kinh doanh tại khu vực hoạt động
• Soạn thảo các văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng, dựa trên quy định của doanh nghiệp
• Điều hành và tổ chức các hoạt động theo sự ủy quyền của trụ sở chính, đảm bảo các mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp được thực hiện hiệu quả

Văn phòng đại diện có hợp pháp không?

Văn phòng đại diện là một hình thức hợp pháp của tổ chức kinh tế được quy định rõ ràng trong pháp luật Việt Nam. Văn phòng đại diện thực hiện chức năng đại diện cho doanh nghiệp trong việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp, xúc tiến thương mại và thực hiện các hoạt động hỗ trợ khác.

Việc thành lập văn phòng đại diện phải được đăng ký với Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa phương nơi đặt văn phòng đại diện. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, văn phòng đại diện sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

Xem thêm bài viết:

Tiếng anh thông dụng trong văn phòng bạn nên biết

Lợi ích của văn phòng ảo phổ biến mang lại cho doanh nghiệp

Văn phòng đại diện có ký hợp đồng không?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc vào pháp nhân và không có tư cách pháp nhân riêng. Văn phòng đại diện chỉ làm nhiệm vụ thay mặt pháp nhân trong phạm vi được giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân.

Người đứng đầu văn phòng đại diện hoạt động theo ủy quyền của pháp nhân, tuân thủ phạm vi và thời hạn được ủy quyền. Pháp nhân có quyền và nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch do chi nhánh hoặc văn phòng đại diện xác lập và thực hiện.

Như vậy, người đứng đầu văn phòng đại diện vẫn có thể ký kết hợp đồng khi được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyền và phạm vi ủy quyền sẽ do đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp quyết định.

Tiêu chí đủ điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện:

Trước tiên, bạn phải thành lập công ty. Nếu không có công ty thì không thể thành lập văn phòng đại diện.

Quyết định thành lập văn phòng đại diện:

• Đối với công ty TNHH một thành viên: cần có quyết định thành lập văn phòng đại diện
• Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần: cần có biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị

Trụ sở văn phòng đại diện: văn phòng đại diện có thể đặt cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với trụ sở chính của công ty.

• Cùng tỉnh: sau khi thành lập công ty, nộp hồ sơ đầy đủ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư và chờ nhận kết quả
• Khác tỉnh: sau khi thành lập công ty, nộp hồ sơ tại cơ quan nơi đặt chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Chờ 5 ngày để nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Sau đó, gộp giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện với công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đăng ký trụ sở

Người đứng đầu văn phòng đại diện: có quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

Ngành nghề kinh doanh: đảm bảo ngành nghề đăng ký theo đúng quy định của pháp luật.

Khai báo thuế: tùy thuộc vào tình hình hạch toán (phụ thuộc hoặc độc lập), bạn sẽ có cách khai báo thuế phù hợp.

Hồ sơ giấy tờ khi thành lập văn phòng đại diện 

Thủ tục xin thành lập văn phòng đại diện gồm những giấy tờ như sau:

• Thông báo về lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp ký)
• Quyết định bằng văn bản về thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị (Chủ tịch hội đồng quản trị ký)
• Bản sao biên bản họp về lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị
• Bản sao quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân vẫn còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện
• Cá nhân quốc tịch Việt Nam: căn cước công dân hoặc hộ chiếu
• Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: giấy tạm trú do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu

Hữu Toàn Office – địa chỉ cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện uy tín

Là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, Hữu Toàn Office ngày càng được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn khi tìm kiếm địa chỉ văn phòng đại diện. Hữu Toàn Office không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn cung cấp không gian tiếp khách sang trọng với đầy đủ tiện nghi. Khi chọn Hữu Toàn Office, bạn sẽ được hưởng các dịch vụ sau:

• Tư vấn chọn địa chỉ văn phòng đẹp, tên công ty, và người đại diện văn phòng
• Cung cấp lễ tân chuyên nghiệp tiếp khách và chuyển tiếp thư/bưu phẩm
• Được đặt bảng tên công ty
• Sử dụng các thiết bị văn phòng hiện đại như máy in, fax và máy photocopy
• An ninh 24/7 và dịch vụ vệ sinh hàng ngày
• Sử dụng thoải mái điện, nước, và internet tốc độ cao mà không cần lo lắng về phí
• Hướng dẫn soạn thảo hồ sơ và các thủ tục cần thiết sau khi thành lập văn phòng đại diện, bao gồm khắc mẫu con dấu, công bố mẫu dấu, và mở tài khoản ngân hàng cho văn phòng đại diện công ty

Trên đây là những thông tin chia sẻ về văn phòng đại diện. Nếu bạn có thắc mắc liên quan hồ sơ pháp lý, thuê văn phòng đại diện hãy liên hệ Hữu Toàn Office để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.