Chi phí thuê văn phòng vào chi phí hợp lý khi nào hợp lý?

Hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách hợp lý là nhiệm vụ không dễ dàng. Doanh nghiệp phải hạch toán sao cho đúng luật và chính xác, tránh gặp các vấn đề liên quan đến thuế. Vậy khi nào thì chi phí thuê văn phòng vào chi phí hợp lý khi nào hợp lý? Bài viết dưới đây, Hữu Toàn Office sẽ chia sẻ về việc chi phí thuê văn phòng cho các doanh nghiệp.

Chi phí hợp lý là gì?

Chi phí hợp lý được hiểu là các loại chi phí được tính vào chi phí hoạt động khi doanh nghiệp thực hiện tính thuế thu nhập. Hiểu đơn giản, trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải trả các loại chi phí như chi phí thuê văn phòng, chi phí mua vật dụng văn phòng, máy tính, máy in, cũng như chi phí thuê nhân viên và nhiều loại chi phí khác. Những chi phí này chỉ được xem xét là hợp lý khi đảm bảo tuân theo các quy định của pháp luật về chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Quy định về hồ sơ thuê văn phòng làm trụ sở doanh nghiệp

Về hồ sơ thuê văn phòng, ngoài hợp đồng thuê nhà, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Bản sao chứng nhận quyền sử dụng đất.
• Giấy tờ tùy thân, hộ khẩu hoặc giấy xác nhận địa chỉ tạm trú, thường trú của các bên.
• Bản sao hợp đồng ủy quyền.
• Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện công ty giấy tờ xác nhận tư cách người đại diện của công ty.

Theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC, trong trường hợp công ty ký hợp đồng thuê nhà riêng của chính Giám đốc để phục vụ sản xuất kinh doanh, bên cho thuê phải thực hiện thủ tục đăng ký thuế với Chi cục thuế nơi có nhà cho thuê để xuất hóa đơn và chứng từ hợp pháp cho công ty, chi phí này được trừ khi tính thuế TNDN.

Nếu tổng số tiền thuê nhà mà công ty trả ít hơn 100 triệu đồng mỗi năm, thì không cần phải có hóa đơn. Tuy nhiên, công ty cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng thuê nhà.
• Biên bản bàn giao.
• Chứng từ thanh toán (không cần chuyển khoản, cũng được chấp nhận theo điều 2.4 khoản 2 của Thông tư 96/2015/TT-BTC).
• Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC), được lập khi trả tiền thuê nhà và lưu tại công ty (có chữ ký của Giám đốc hoặc người được ủy quyền).

Nếu tổng số tiền thuê nhà vượt quá 100 triệu đồng mỗi năm, thì cá nhân cho thuê nhà phải thực hiện các thủ tục khai báo và nộp thuế. Cơ quan thuế sẽ sau đó cấp hóa đơn thuế riêng cho cá nhân này. Dựa vào hóa đơn này, doanh nghiệp có thể hạch toán vào chi phí. Cụ thể, cá nhân có nhà cho thuê cần nộp các loại thuế sau:

• Thuế Môn Bài: 300.000 đồng mỗi năm.
• Thuế Giá trị gia tăng: 5% của tổng doanh thu.
• Thuế Thu nhập cá nhân: 5% của tổng doanh thu.

Chi phí thuê văn phòng vào chi phí hợp lý khi nào hợp lý?

Những chi phí trong doanh nghiệp được coi là chi phí hợp lý khi đáp ứng các điều kiện được quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Các khoản chi phát sinh phải có liên quan trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Các khoản chi phải có hóa đơn mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ có giá trị trên 20 triệu đồng (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng). Hơn nữa, cần có các chứng từ chứng minh việc thanh toán không sử dụng tiền mặt.
• Các khoản chi phải được hạch toán đầy đủ và có các hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Đây là ba điều kiện cơ bản để xác định xem một khoản chi phí có phải là chi phí hợp lý hay không. Việc xác định đúng về chi phí hợp lý sẽ giúp cho kế toán thực hiện các nghiệp vụ cơ bản một cách chính xác.

Xem thêm bài viết:

Các loại chi phí thuê văn phòng phổ biến hiện nay

Các loại hình văn phòng ở nước ta hiện nay

Những khoản chi phí không được coi là chi phí hợp lý

Việc xác định chính xác nhất về các khoản chi phí có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không phải lúc nào cũng dễ dàng. Vì vậy, pháp luật hiện hành đã quy định rõ về các loại chi phí không được tính vào chi phí hợp lý. Cụ thể, quy định này được thể hiện trong Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC và đã được sửa đổi theo Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, cũng như Điều 3 của Thông tư 25/2018/TT-BTC, theo những hướng dẫn sau đây:

Chi phí về tài sản cố định: 

• Chỉ có chi phí khấu hao mới được tính vào báo cáo tài chính. Điều này có nghĩa là việc điều chỉnh các chi phí sẽ chỉ áp dụng cho phần chi phí khấu hao, không được điều chỉnh nguyên giá của các tài sản cố định.
• Thời gian khấu hao được xem xét là một khác biệt quan trọng giữa kế toán và thuế. Điều này có thể dẫn đến sự chênh lệch trong việc tính toán chi phí khấu hao giữa kế toán và thuế.

Chi phí tiền lương:

Có một số loại chi phí liên quan đến tiền lương và tiền công không được xem là chi phí hợp lý và sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Cụ thể, có 3 loại chi phí như sau:

• Các loại chi phí liên quan đến tiền lương, thưởng, phụ cấp, và các khoản tương tự mà không có sự quy định hoặc thể hiện rõ ràng trong hợp đồng lao động hoặc các quy chế tài chính khác.
• Các khoản chi phí mà đã phát sinh nhưng chưa được thực sự chi trả vào thời điểm quyết toán thuế do kế toán.
• Các chi phí vượt quá mức được quy định cụ thể như tiền mua văn phòng phẩm, chi phí công tác, trợ cấp, và các loại tương tự.

Chi phí lãi vay:

Chi phí liên quan đến lãi vay cũng không được xem là chi phí hợp lý khi công ty hoặc doanh nghiệp chưa đủ điều kiện để đảm bảo vốn điều lệ theo tiến độ. Lúc này, chi phí lãi vay sẽ không được coi là chi phí hợp lý và không được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Các loại chi phí khác có thể bao gồm:

• Các chi phí dịch vụ như thuê văn phòng và các loại dịch vụ khác, nhưng không có hóa đơn cụ thể.
• Chi phí mua đồ dùng văn phòng nhưng không có hóa đơn theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi phí liên quan đến việc dự phòng tổn thất tài sản, các khoản nợ khó đòi, và không được trích lập theo quy định.
• Chi phí liên quan đến việc tài trợ, nhưng không tuân theo quy định của pháp luật.

Qua bài viết này, Hữu Toàn Office hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu hơn về chi phí thuê văn phòng vào chi phí hợp lý khi nào hợp lý. Từ đó có được định hướng rõ ràng về các khoản chi phí để có hiệu quả cao trong công việc.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn