Các bước khai trương văn phòng, trụ sở mới chi tiết nhất

Tổ chức buổi lễ khai trương văn phòng là cột mốc quan trọng của mọi doanh nghiệp với hy vọng cho sự phát triển thịnh vượng sau này. Để chương trình diễn ra thuận lợi thì cần có sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Vậy làm thế nào để tổ chức khai trương văn phòng thành công? Cùng tìm hiểu các bước khai trương văn phòng Hữu Toàn Office ngay sau đây.

1. Lên danh sách khách mời

Danh sách khách mời thường bao gồm toàn bộ đội ngũ nhân viên, bạn bè, gia đình, đối tác và những khách hàng thân thiết. Việc hoàn thiện danh sách khách mời sẽ hỗ trợ ban tổ chức chương trình trong việc lên ý tưởng tổ chức, trang trí không gian, và sắp xếp nhân sự một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Đặc biệt, trong số khách mời có thể bao gồm người đại diện thương hiệu, với xu hướng hiện nay là mời các người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng, đặc biệt là những người có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này sẽ là một yếu tố quan trọng giúp tăng cường sự hấp dẫn của sự kiện và thu hút được nhiều khách hàng tham gia lễ khai trương.

2. Gửi giấy mời, thiệp mời, email

Trong quá trình lên ý tưởng cho thiệp, hãy chọn những ý tưởng mới mẻ và độc đáo để tạo ấn tượng mạnh mẽ đối với người xem. Đồng thời, thông qua thiệp, hãy thể hiện rõ những lợi ích mà khách mời sẽ nhận được khi tham gia buổi khai trương.

Đối với những khách hàng và đối tác quan trọng, nên ưu tiên gửi thiệp trực tiếp để thể hiện sự tôn trọng và trân trọng của công ty đối với họ. Điều này giúp tạo ra ấn tượng tích cực và chân thành. Hãy để khách mời cảm nhận được sự kiện khai trương văn phòng đại diện mới là dịp lý tưởng để họ hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của bạn.

3. Quảng cáo, Marketing, truyền thông

Để tăng cường hiệu quả quảng bá cho sự kiện khai trương văn phòng, trụ sở mới, việc lên kế hoạch truyền thông và quảng bá trước ngày diễn ra sự kiện là vô cùng quan trọng. Có nhiều chiến lược quảng cáo mà bạn có thể thực hiện, bao gồm việc phát tờ rơi, treo poster quảng bá, cũng như chia sẻ thông tin về ngày khai trương văn phòng trên mạng xã hội, video TikTok và các phương tiện truyền thông khác. Đối với nội dung quảng cáo, cần đảm bảo:

• Nội dung phải độc đáo, hấp dẫn
• Phản ánh sự đổi mới và tính khác biệt của sự kiện
• Lựa chọn hình ảnh minh họa đẹp và thu hút sự chú ý
• Chứa những từ khóa quan trọng và hashtag liên quan đến công ty

Xem thêm:

• Hướng dẫn cách đặt bàn làm việc hợp phong thủy chuẩn nhất
• Văn phòng thông minh (Smart Office) là gì ? Lợi ích & Ứng dụng

4. Lên kế hoạch buổi khai trương

Việc tiến hành chuẩn bị nội dung và hạng mục cho buổi khai trương đóng vai trò vô cùng quan trọng, chiếm đến 70% sự thành công của chương trình khai trương văn phòng. Kế hoạch chương trình cần được xây dựng đầy đủ và chi tiết từng hạng mục nhỏ. Các công việc cần chuẩn bị phải được đưa vào danh sách và phân công rõ ràng cho từng nhân sự, đồng thời đặt trách nhiệm chính để giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót. Bảng kế hoạch sự kiện nên bao gồm:

• Danh sách các hạng mục cần chuẩn bị, kèm theo báo giá chi tiết
• Bảng dự định chi phí, bao gồm cả các chi phí phát sinh
• Kịch bản chương trình: timeline chi tiết, nội dung, lời dẫn của MC

Sau khi có bản kế hoạch tổ chức chi tiết, quá trình chuẩn bị và thi công sẽ được thực hiện. Những hạng mục đòi hỏi thời gian chuẩn bị lâu sẽ được ưu tiên xử lý trước. Trước khi bắt đầu, việc kiểm tra lại theo danh sách là cực kỳ quan trọng để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.

5. Ấn định ngày giờ thực hiện

Các doanh nghiệp luôn đặc biệt chú ý đến yếu tố phong thủy và tâm linh trong kinh doanh. Ngày khai trương văn phòng mới đánh dấu một sự kiện trọng đại và việc lựa chọn ngày lành, ngày hợp tuổi trở nên vô cùng quan trọng. Quyết định này không chỉ giúp chủ doanh nghiệp cảm thấy yên tâm hơn mà còn mang lại ý nghĩa may mắn, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động văn phòng trong tương lai.

Ngoài ra, khi chọn ngày, cần quan tâm đến khả năng tham gia của khách mời. Tránh những ngày mà đa số khách mời có thể gặp khó khăn trong việc tham dự, chẳng hạn như những ngày họ phải đi làm hoặc trùng với các sự kiện, lễ hội lớn đang diễn ra. Điều này giúp đảm bảo sự hiện diện đông đủ của khách mời, đồng thời đảm bảo rằng chương trình diễn ra như kế hoạch.

6. Chuẩn bị mâm cúng khai trương

Mâm cúng trong buổi khai trương văn phòng mới hoặc khai trương công ty cho thuê văn phòng với ý nghĩa cầu mong sự may mắn, hy vọng rằng doanh nghiệp sẽ phồn thịnh. Việc tổ chức lễ cúng trong ngày khai trương là cách để mong các vị thần linh phù hộ cho công việc tại văn phòng diễn ra thuận lợi.

Một bữa lễ cúng cơ bản thường bao gồm: mâm ngũ quả, ba chén nước trắng, lọ hoa tươi, gà luộc, heo quay, xôi chè, nến, nhang, tiền vàng mã,…

7. Trang trí văn phòng cho buổi khai trương

Phần trang trí trong sự kiện khai trương đóng vai trò quan trọng, tạo nên ấn tượng mạnh mẽ đối với khách tham dự. Nếu sự kiện của bạn được trang trí một cách tinh tế và chỉnh chu, điều này sẽ tạo ra ấn tượng tích cực trong lòng khách mời, khiến họ cảm thấy thoải mái và hứng khởi với buổi khai trương của bạn. Một số hạng mục trang trí phổ biến thường xuất hiện trong buổi khai trương bao gồm cây cảnh, hoa tươi, bóng bay, khăn trải bàn, phông bạt, banner, bộ cắt băng khánh thành,…

8. Nhân sự và trang thiết bị đầy đủ

Một sự kiện càng lớn thì càng cần đến nhiều nhân sự hỗ trợ. Một chương trình khai trương văn phòng sẽ cần đến những nhân sự sau: lễ tân đón khách, PG, nhân sự setup, điều hành, người dẫn chương trình, giám sát chương trình, đội múa lân, ca sĩ, band nhạc, vũ đoàn.

Các trang thiết bị cần có trong một chương trình khai trương: thiết bị âm thanh, ánh sáng, bàn ghế sự kiện, Photobooth chụp ảnh, Poster quảng bá, backdrop chương trình, cổng hơi, bóng bóng.

9. Những việc làm trong ngày khai trương

Ngày khai trương là một sự kiện quan trọng, đánh dấu bước khởi đầu mới cho doanh nghiệp hoặc tổ chức. Dưới đây là một số việc bạn có thể thực hiện trong ngày khai trương để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và để lại ấn tượng tích cực cho khách mời:

• Chuẩn bị một buổi lễ cắt băng chính thức để đánh dấu khai trương văn phòng, trụ sở mới
• Lên một chương trình giới thiệu chính thức với các phần như lời chào mừng, giới thiệu đội ngũ và các thông điệp chính về sự kiện
• Dành thời gian giao tiếp với khách mời, đảm bảo rằng họ cảm thấy chào đón và được quan tâm
• Thu thập hình ảnh và video chất lượng cao để sử dụng trong tương lai cho mục đích quảng cáo, truyền thông
• Kết thúc sự kiện bằng một buổi tiệc mừng, tạo cơ hội cho mọi người gặp gỡ và tương tác

10. Triển khai tiệc khai trương

Dưới đây là một trong những bước quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện khai trương:

Đón tiếp khách mời:

• Bố trí đội ngũ nhân viên PG, PB thành 3 nhóm để thực hiện các công việc đón tiếp
• Có nhân sự hướng dẫn khách đỗ xe, nhận hoa và quà từ khách, cũng như biểu lời chúc mừng

Biểu diễn văn nghệ:

• Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ đặc sắc và thu hút để làm nổi bật sự kiện
• Tổ chức múa lân mừng, các tiết mục ca hát và nhảy để làm nóng không khí

Khai mạc:

• MC giới thiệu đại biểu, đối tác, và khách quý
• Trình chiếu video về sự phát triển của công ty
• Lãnh đạo công ty phát biểu và chia sẻ cảm nghĩ của mình

Cắt băng khai trương:

• MC mời lãnh đạo lên cắt băng khai trương
• Trang trí bằng pháo hoa và nghi thức chúc mừng

Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ:

• MC giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của công ty
• Mời khách mời tham quan và trải nghiệm sản phẩm

Kết thúc buổi khai trương:

• Nhân sự tiễn khách, tặng hoa quà
• Chiêu đãi khách tham dự cùng với bữa tiệc kết thúc sự kiện

Tổ chức lễ khai trương văn phòng là ngày vô cùng quan trọng với doanh nghiệp nên cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chỉnh chu. Hy vọng với các bước khai trương văn phòng, trụ sở mới mà Hữu Toàn Office cung cấp trên đây giúp bạn đọc có thêm kinh nghiệm để triển khai chương trình thành công.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn