Lễ tân văn phòng là gì? Kỹ năng và nghiệp vụ cần có chi tiết

Lễ tân văn phòng là vị trí tiếp xúc với khách hàng, liên kết giữa các phòng ban trong công ty, giúp phòng ban đáp ứng được nhu cầu phục vụ công việc. Do đó, vị trí này đòi hỏi phải thật tinh tế, khéo léo và linh hoạt để tạo dấu ấn tốt với đối tác. Vậy công việc lễ tân văn phòng là gì? Bài viết sau sẽ chia sẻ cho bạn những thông tin về một nhân viên lễ tân văn phòng Hữu Toàn Office.

Lễ tân văn phòng là gì?

Lễ tân văn phòng là một phần quan trọng không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp quy mô lớn. Vị trí này được xem như là trung tâm giao tiếp của công ty, thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính như trả lời điện thoại, đón tiếp khách hàng, xử lý thư từ, cung cấp thông tin cho đối tác và các công việc khác hỗ trợ hoạt động của các bộ phận trong công ty. Công việc của bộ phận tiếp đón thường diễn ra tại khu vực sảnh chờ hoặc quầy tiếp đón của doanh nghiệp.

Công việc lễ tân văn phòng gồm những gì?

Công việc của bộ phận lễ tân văn phòng đòi hỏi từng nhân viên phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và những kỹ năng khác để đảm bảo sự trơn tru trong hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là mô tả chi tiết về công việc của bộ phận tiếp đón văn phòng:

Tiếp đón khách hàng:

Tiếp đón khách là nhiệm vụ đầu tiên của bộ phận lễ tân văn phòng. Sau khi hoàn thành các thủ tục như chào hỏi, ghi tên,… lễ tân cần chuẩn bị các vật dụng cần thiết, bố trí môi trường sạch sẽ và lịch sự để đón khách.

Nhân viên lễ tân phải thông báo cho thư ký biết về các khách hàng có cuộc hẹn hoặc đang ngồi chờ và hướng dẫn họ đến văn phòng. Trong các trường hợp đặc biệt, thư ký hoặc lãnh đạo có thể phải đến đón khách và hướng dẫn khách hàng vào văn phòng.

Tiếp khách hàng qua điện thoại:

Thông thường, khi khách hàng cần liên hệ với công ty, lễ tân là người đầu tiên họ gặp. Vì vậy nếu lễ tân có kỹ năng giao tiếp tốt và thái độ niềm nở, đó sẽ là ấn tượng ban đầu quan trọng đối với khách hàng. 

Công việc của lễ tân cụ thể bao gồm:

• Trả lời cuộc gọi điện thoại từ bên ngoài hoặc bên trong doanh nghiệp
• Thực hiện cuộc gọi
• Chuyển cuộc gọi đến các đơn vị liên quan
• Duy trì cuộc gọi
• Ghi và chuyển lời nhắn

Xem thêm:

• Kinh nghiệm những việc cần làm khi khách đến văn phòng
• Những món ăn sáng cho dân văn phòng được yêu thích nhất

Xử lý thắc mắc của khách hàng:

Đây là tình huống phổ biến mà nhân viên lễ tân thường gặp, khi khách hàng đến doanh nghiệp không phải để làm việc mà là để phàn nàn về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hoặc các vấn đề khác liên quan đến nhân viên hoặc công việc. Trong trường hợp này, người lễ tân cần có kỹ năng giao tiếp tốt để phản ứng, lắng nghe và giải quyết hoặc hỗ trợ giải quyết phàn nàn. Đặc biệt, nếu khách hàng không có hẹn trước và đòi gặp lãnh đạo hoặc nhân viên quan trọng với thái độ cáu kỉnh và thô lỗ.

Cách ứng xử tốt nhất trong trường hợp này là lễ tân nên bỏ qua thái độ của khách hàng, giữ bình tĩnh, lịch sự và tập trung lắng nghe lời phàn nàn, thể hiện sự thông cảm với khách hàng. Có hai trường hợp cụ thể:

• Nếu có thể giải quyết ngay và nằm trong thẩm quyền trả lời và giải quyết, lễ tân cần phải cung cấp câu trả lời ngay lập tức
• Nếu không thể giải quyết ngay, lễ tân không nên tự ý giải quyết mà phải ghi chép đầy đủ và chuyển giao cho các bộ phận có thể giải quyết trong công ty để đảm bảo xử lý nhanh chóng và hiệu quả nhất cho khách hàng

Tiếp đãi khách:

Công việc tiếp đãi khách là một nhiệm vụ phổ biến của nhân viên lễ tân trong các cuộc họp hoặc sự kiện của công ty. Lễ tân thường thực hiện nhiệm vụ này dưới 3 hình thức:

• Tiếp nước trà: chuẩn bị nước lọc, trà và ấm chén sạch sẽ. Do đó nhân viên cần biết cách pha trà
• Tiếp nước giải khát: ngoài trà, còn có thể sử dụng nước giải khát như nước hoa quả, cà phê, nước chanh, nước ngọt hoặc bia, phù hợp với từng thời điểm và trường hợp cụ thể
• Tiếp rượu: trong những dịp quan trọng hoặc đặc biệt, người ta có thể sử dụng rượu vang hoặc rượu mạnh. Vì vậy, lễ tân cũng cần chuẩn bị kỹ năng tiếp rượu đúng chuẩn, từ việc sử dụng đúng loại cốc, dụng cụ mở nút chai đến việc kèm theo thức ăn nhẹ phù hợp

Truyền đạt thông tin tới ban lãnh đạo:

Lễ tân còn có nhiệm vụ truyền đạt thông tin đến Giám đốc các phòng, ban liên quan. Nhận thông tin từ các phòng ban đến tổng giám đốc.

Hỗ trợ công việc hành chính:

Trong nhiều trường hợp, nhân viên lễ tân sẽ đảm nhận các công việc hành chính cơ bản cho công ty, như sao chụp, quét và fax tài liệu. Ngoài ra, họ có thể được yêu cầu hỗ trợ nhập dữ liệu, nộp hồ sơ, hoặc thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu.

Hỗ trợ kế toán:

Bên cạnh công việc hành chính, nhân viên lễ tân cũng có thể tham gia hỗ trợ các nhiệm vụ kế toán cơ bản, như lập và thanh toán hóa đơn, quản lý các khoản tiền mặt nhỏ. Ngoài ra, họ sẽ chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thu, chi và đảm bảo rằng hồ sơ tài chính được duy trì chính xác.

Quản lý hồ sơ khách hàng:

Nhiệm vụ tiếp theo là cập nhật và lưu trữ hồ sơ liên quan đến khách hàng. Thông tin cần được thu thập bao gồm thông tin liên hệ, lý do đến công ty, và mọi dữ liệu quan trọng khác. Để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ, nhân viên lễ tân cũng có thể ghi chép nhật ký các cuộc gọi và email đến/đi.

Hy vọng những thông tin hữu ích từ Hữu Toàn Office – cho thuê văn phòng sẽ giúp ích cho bạn. Với những công việc lễ tân văn phòng như trên thì đây là vị trí quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, các nhà tuyển dụng luôn tuyển dụng vị trí lễ tân rất kỹ lưỡng, có chuyên môn nghiệp vụ, có ý thức cao trong công việc. Tương ứng với đó cũng là mức lương thưởng xứng đáng.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn