Chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê được vào chi phí nào?

Khi có nhu cầu thuê văn phòng làm việc để kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp thường phải thực hiện các công việc tu sửa văn phòng. Tuy vậy, chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê có được tính vào các khoản được trừ thuế hay không? Quy định về chi phí sửa chữa văn phòng Hữu Toàn Office được tính vào khoản nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây.

Chi phí sửa chữa văn phòng gồm những gì?

Sửa chữa văn phòng là việc cải tạo không gian làm việc bằng cách thay mới, bổ sung các trang thiết bị và nội thất để phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thường thì, chi phí cho việc sửa chữa nhà xưởng, văn phòng đi thuê đều bao gồm các khoản chi phí sau:

• Chi phí tháo dỡ và loại bỏ các nội thất cũ.
• Chi phí thi công và sửa chữa tường, trần thạch cao.
• Chi phí sơn lại văn phòng.
• Chi phí sửa chữa, cải tạo để chống thấm, chống dột, khắc phục các vết nứt, vỡ.
• Chi phí thi công hệ thống tường và vách ngăn.
• Chi phí thiết kế và bố trí nội thất văn phòng.
• Chi phí thi công hệ thống cửa, rèm cửa, ốp lát nền, và hệ thống cách âm.

Xem thêm bài viết: :

Chi phí thuê văn phòng vào chi phí hợp lý khi nào hợp lý?

Các loại chi phí thuê văn phòng phổ biến hiện nay

Sửa chữa văn phòng có phải là sửa chữa lớn không?

Theo quy định tại Khoản 13 và Khoản 14 của Điều 2 Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài chính, hướng dẫn về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ), được định nghĩa như sau:

“Sửa chữa tài sản cố định” là việc thực hiện các hoạt động duy tu, bảo dưỡng, thay thế hoặc sửa chữa những hỏng hóc phát sinh trong quá trình hoạt động, nhằm khôi phục lại khả năng hoạt động theo trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.

“Nâng cấp tài sản cố định” là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị thêm cho TSCĐ, nhằm tăng công suất, cải thiện chất lượng sản phẩm, cải thiện tính năng hoạt động của TSCĐ so với trạng thái ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ; và áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới để giảm chi phí hoạt động của TSCĐ so với trước đây.

Theo các quy định trên, việc sửa chữa văn phòng đi thuê được tính là chi phí sửa chữa lớn của doanh nghiệp. Hơn nữa, các doanh nghiệp cần tuân theo các nguyên tắc và quy định của chủ đầu tư, như không thay đổi cấu trúc ban đầu của văn phòng và tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy cũng như các quy định pháp luật liên quan đến xây dựng.

Sửa chữa văn phòng không chỉ đơn thuần là việc thay đổi vật lý, mà còn quan trọng về mặt phong thủy và sự phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Việc cải tạo và sửa chữa văn phòng có thể làm cho không gian làm việc trở nên thoải mái, hiện đại hơn và phù hợp với chiến lược và hướng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi phí sửa chữa nhà thuê làm văn phòng được đưa vào chi phí như nào?

Theo quy định, việc sửa chữa và cải tạo văn phòng hoặc nhà xưởng cho thuê được phân bổ vào chi phí kinh doanh không quá 3 năm.

Đối với các tài sản cố định mà việc sửa chữa có tính chu kỳ, doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Nếu chi phí thực tế cho sửa chữa tài sản cố định cao hơn so với số đã trích theo dự toán, thì doanh nghiệp được phép ghi nhận số chênh lệch này vào chi phí kinh doanh một cách hợp lý. Nếu chi phí thực tế thấp hơn so với số đã trích, thì phần chênh lệch sẽ được hạch toán để giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.

Chi phí thuê TSCĐ vượt mức phân bổ theo số năm mà bên thuê trả tiền trước, chỉ có thể trừ thuế khi xác định thu nhập chịu thuế và cần có các chứng từ sau:

• Hợp đồng thuê văn phòng ghi rõ bên thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê.
• Hóa đơn thuê văn phòng.
• Biên bản kiểm tra hiện trường, lý do hư hại và các biện pháp khắc phục.
• Chứng từ thanh toán.

Đối với thuế giá trị gia tăng (GTGT), doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT từ các chi phí sửa chữa văn phòng hoặc nhà xưởng đi thuê. Điều này là do chi phí này thực tế là của người cho thuê và được bỏ ra để đưa tài sản vào tình trạng sẵn sàng sử dụng trước khi cho thuê, và đồng thời làm tăng nguyên giá tài sản cố định cho mục đích cho thuê. 

Tuy nhiên, trong trường hợp hợp đồng thuê có điều khoản cho phép bên thuê tự thực hiện sửa chữa và có trách nhiệm chi trả các phần tu sửa đó, thì chi phí sửa chữa vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT.

Cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê

Việc sửa chữa tài sản cố định của doanh nghiệp có thể được thực hiện bằng cách tự thực hiện hoặc thuê đơn vị thực hiện:

Trong trường hợp công ty thuê một công ty khác để thực hiện sửa chữa tài sản, sau khi công việc hoàn thành và dựa trên hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu công trình đã hoàn thành, biên bản xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành, việc kế toán thực hiện như sau:

Khi nhận hóa đơn: 

• Nợ TK 242 
• Có TK 331

Khi phân bổ chi phí tới các bộ phận: 

• Nợ TK 627, 154, 642 
• Có TK 242

Trong trường hợp công ty tự thực hiện việc sửa chữa tài sản của mình, chi phí cho nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí khác được ghi nhận như sau:

• Chi phí nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí khác sẽ được ghi nhận như sau: Nợ TK 241 
• Có TK 111, 112, 152, 214, 334

Khi hoàn thành công việc sửa chữa:

• Nợ TK 242 
• Có TK 241

Phân bổ vào chi phí trong kỳ: 

• Nợ TK 627, 154, 642 
• Có TK 242

Trên đây là thông tin về quy định và cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê. Hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp ghi nhận chính xác các chi phí liên quan đến sửa chữa tài sản đi thuê, để qua đó các chi phí này được xác định là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn