Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng mới nhất 2024

Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng Hữu Toàn Office sẽ được chia sẻ dưới bài viết sau đây, nó đóng vai trò quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Quy trình quản lý và sử dụng hiệu quả giúp tăng bộ bền của máy móc, thiết bị, đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp được diễn ra bình thường. Ngoài ra, việc quản lý còn giúp hạn chế tình trạng máy móc hư hỏng, giảm thiểu các tổn thất cho doanh nghiệp.

Một số yêu cầu quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng giúp đảm bảo hiệu suất và chất lượng công việc. Trang thiết bị văn phòng không chỉ bao gồm những vật dụng cá nhân được cấp cho từng nhân viên (như bàn làm việc, máy tính, tủ hồ sơ, máy ghi âm,…) mà còn liên quan đến các thiết bị làm việc chung trong đơn vị (như máy điện thoại, máy photocopy, máy fax,…). 

Yêu cầu về quản lý thiết bị văn phòng:

• Phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp
• Được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể tới người quản lý
• Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân người quản lý
• Người quản lý có trách nhiệm bố trí, điều chuyển thiết bị văn phòng trong doanh nghiệp, phân công người sử dụng, theo dõi trang thiết bị văn phòng dùng chung, lưu giữ hồ sơ biên bản giao nhận thiết bị và theo dõi toàn bộ thiết bị văn phòng

Yêu cầu khi sử dụng trang thiết bị văn phòng:

Trang thiết bị văn phòng phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn và đúng mục đích. Không tự ý trao đổi, cho, tặng, điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị khi chưa được cho phép.

Xem thêm:

• Văn phòng hiện đại là gì? Ưu điểm, Chức năng, Mô hình
• Những ưu điểm văn phòng mở chi tiết nhất từ A-Z

Yêu cầu với người sử dụng:

• Bảo quản, giữ gìn và sử dụng thiết bị tiết kiệm, hiệu quả, lâu bền
• Thông báo về tình trạng của trang thiết bị được giao và đề nghị sửa chữa nếu hư hỏng
• Báo cáo khi xảy ra mất mát hoặc thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao
• Bảo quản tem dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các thiết bị khi chuyển công tác hay nghỉ hưu

Tổ chức quản lý thiết bị văn phòng

Trang thiết bị văn phòng trong doanh nghiệp được tổ chức quản lý theo các khâu: 

Quản lý quá trình hình thành

Khi cơ quan hoặc đơn vị được thành lập với chức năng và nhiệm vụ cụ thể, tổ chức bộ máy sẽ được cung cấp một lượng tài sản ban đầu, trong đó bao gồm các thiết bị phục vụ cho văn phòng như máy in, máy tính, máy photocopy,…

Quản lý của những trang thiết bị này sẽ tuân theo quy chế được thiết lập dựa trên hoạt động của cơ quan hoặc tổ chức đó.

Hàng năm, đơn vị sẽ mua sắm và bổ sung trang thiết bị mới để đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế. Quá trình này thường được thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm, nhằm đảm bảo rằng việc quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng được duy trì và cập nhật theo sự phát triển của công nghệ cũng như nhu cầu làm việc.

Quản lý và khai thác sử dụng

Quy định về khai thác sử dụng:

• Giao trang thiết bị cho đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo quản
• Xây dựng và ban hành nội quy sử dụng tài sản công
• Có sự kiểm kê định kỳ đối với trang thiết bị, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị 
• Thường xuyên kiểm tra việc sử dụng, bảo quản trang thiết bị
• Xử lý các rủi ro xảy ra đến trang thiết bị văn phòng trong tổ chức

Kết thúc quá trình sử dụng

Trang thiết bị khi hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hoặc đổi mới kỹ thuật cần được tiến hành thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ theo quy định:

• Thành lập nên ban thanh lý
• Căn cứ vào kỹ thuật, giá trị của trang thiết bị để lựa chọn phương thức thanh lý phù hợp. Dù hình thức nào thì cũng phải được thực hiện công khai và tuân thủ chế độ quản lý tài chính nghiêm ngặt

Tổ chức sử dụng thiết bị văn phòng

Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đóng vai trò quan trọng trong quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng. Sự cải tiến và đa dạng hóa của trang thiết bị ngày càng phản ánh sự tiến bộ trong công nghệ, với nhiều loại trang thiết bị được sáng tạo với giá thành phù hợp. Tổ chức sử dụng thiết bị văn phòng có thể đã được tối ưu sẵn ở các công ty cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng.

Do đó khâu sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể: 

• Đào tạo người quản lý và sử dụng thiết bị văn phòng hiện đại đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về kỹ thuật, nghiệp vụ. Theo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thành thạo nhiệm vụ được giao
• Xây dựng kế hoạch, theo dõi việc mua sắm và tình hình sử dụng, bảo quản trang thiết bị 
• Giám sát, kiểm tra sử dụng trang thiết bị do đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng
• Thực hiện khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định, đề xuất việc thanh lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo sử dụng có hiệu quả
• Sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan: sử dụng theo đúng mục đích, bảo quản theo yêu cầu, bảo dưỡng định kỳ, thay thế và sửa chữa khi cần thiết

Trên đây là toàn bộ thông tin về quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng mà Hữu Toàn Office muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình vận hành văn phòng. Hãy liên hệ với Hữu Toàn Office nếu có bất kỳ thắc mắc nào qua thông tin bên dưới nhé!

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn