Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng – Thông tin chi tiết

Cùng với sự phát triển của kinh tế, các tòa nhà văn phòng xuất hiện ngày càng nhiều để đáp ứng những nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, việc quản lý vận hành các tòa nhà cần được chú trọng hơn. Nhưng làm thế nào để có quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng Hữu Toàn Office đúng tiêu chuẩn? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là như nào?

Quản lý tòa nhà văn phòng là hoạt động bao gồm nhiều công việc trong lĩnh vực quản lý và vận hành, nhằm đảm bảo tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng không chỉ giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên.

Chất lượng quản lý tòa nhà có ảnh hưởng lớn đến giá trị cho thuê văn phòng và thu hút khách hàng hợp tác. Vì vậy, các quy trình này đóng vai trò quan trọng, đảm bảo cho tòa nhà văn phòng vận hành một cách khoa học và hiệu quả, tạo ra trải nghiệm tốt cho khách hàng.

Các công việc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

Các công việc của quản lý vận hành tòa nhà liên quan đến công tác quản lý nhân sự, tài chính, chăm sóc khách hàng, vệ sinh, hệ thống kỹ thuật, an ninh trong tòa nhà.

Quản lý nhân sự:

Bộ phận quản lý tòa nhà có nhiều nhân sự, mỗi người đảm nhận một lĩnh vực công việc cụ thể nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách thuê văn phòng. Trách nhiệm chính của bộ phận quản lý là quản lý nhân sự, giám sát mọi khía cạnh của đội ngũ nhân viên, bao gồm lễ tân, nhân viên điều hành, nhân viên vệ sinh, bảo vệ, đảm bảo tiêu chuẩn được thực hiện đầy đủ và hiệu quả.

Có thể bạn quan tâm:

• Cải tạo văn phòng – Tiết kiệm – Tối ưu không gian làm việc
• Không gian văn phòng là gì? Các mẫu không gian phổ biến

Quản lý tài chính:

Đơn vị vận hành tòa nhà văn phòng trực tiếp tương tác với khách thuê, có trách nhiệm giải quyết mọi vấn đề liên quan đến tài chính và chi phí thuê văn phòng. Do đó, đơn vị quản lý cần thiết lập quy trình làm việc rõ ràng và minh bạch trong quản lý tài chính, đây là yếu tố quan trọng giúp xây dựng uy tín chuyên nghiệp và tạo niềm tin cho khách thuê.

Chăm sóc khách hàng:

Bộ phận này làm việc trực tiếp với khách hàng, có nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý, và giải quyết mọi thắc mắc và nhu cầu của khách thuê văn phòng. Đảm bảo mang đến sự hài lòng cho khách hàng, đồng thời giúp tăng cường uy tín của đơn vị quản lý.

Đảm bảo vận hành kỹ thuật:

Đối với một tòa nhà, tòa nhà cho thuê văn phòng đặc biệt là tòa nhà cao tầng, việc duy trì và vận hành cơ sở hạ tầng kỹ thuật như hệ thống thông gió, điện – nước, điều hòa, mạng internet, camera giám sát là rất quan trọng. Đơn vị quản lý tòa nhà chịu trách nhiệm về việc vận hành kỹ thuật, lên lịch bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa.

Đảm bảo dịch vụ vệ sinh:

Đội ngũ dịch vụ vệ sinh phải chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh cho các khu vực như sảnh lễ tân, hành lang chung giữa các doanh nghiệp khác nhau, từng tầng, khu vực vệ sinh công cộng,… Bằng cách giữ cho các khu vực làm việc sạch sẽ, sự hài lòng của khách hàng có thể được tăng cao, đồng thời củng cố uy tín của đơn vị quản lý tòa nhà.

Đảm bảo hệ thống an ninh:

Tòa nhà văn phòng với sự tập trung lớn của nhân viên và liên tục đón tiếp khách ra vào, yêu cầu cao về an ninh trong suốt thời gian hoạt động. Hệ thống camera giám sát phải hoạt động ổn định, nhân viên an ninh chuyên nghiệp có nhiệm vụ quan trọng trong việc bảo vệ sự ổn định và an toàn của tòa nhà.

Phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng

Chi phí quản lý tòa nhà văn phòng được tính theo diện tích (m2) và chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố khác nhau:

• Quy mô của tòa nhà: là số tầng và diện tích tổng của tòa, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí quản lý. Tòa nhà lớn với nhiều tầng yêu cầu nhiều hệ thống kỹ thuật và dịch vụ, do đó, chi phí quản lý của tòa nhà lớn thường cao hơn so với tòa nhà nhỏ có quy mô ít tầng
• Nhu cầu sử dụng dịch vụ: phí quản lý vận hành bao gồm cả phí bắt buộc và phí không bắt buộc. Phí bắt buộc liên quan đến các chi phí bảo trì điện, nước, thang máy, trong khi phí không bắt buộc liên quan đến các dịch vụ như làm việc ngoài giờ, nước uống. Mức chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng dịch vụ của từng doanh nghiệp
• Diện tích thuê văn phòng: diện tích thuê văn phòng cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí quản lý. Văn phòng có diện tích lớn sẽ phải chi trả mức phí quản lý cao hơn. Do đó, việc tính toán diện tích thuê phù hợp với nhu cầu sử dụng giúp giảm thiểu chi phí quản lý tòa nhà

Trên đây là toàn bộ thông tin về quản lý vận hành tòa nhà văn phòng. Nếu cần hỗ trợ thêm về các dịch vụ văn phòng cho doanh nghiệp thì hãy liên hệ ngay tới Hữu Toàn Office. Đội ngũ nhân viên tư vấn luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách.
Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn