Văn phòng doanh nghiệp là gì? Các loại văn phòng phổ biến

Văn phòng được xem là ngôi nhà thứ hai trong cuộc đời của nhân viên công sở bởi phần lớn thời gian họ phải gắn bó tại đây. Nhưng chưa hẳn ai cũng hiểu rõ bản chất văn phòng doanh nghiệp là gì Hữu Toàn Office, cũng như chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Bài viết sau sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn.

Văn phòng doanh nghiệp là gì?

Các doanh nghiệp hiện nay đều quan tâm đến việc sở hữu một văn phòng đẹp và chuyên nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, văn phòng doanh nghiệp là không gian nơi lãnh đạo và nhân viên thực hiện công việc, cũng là địa điểm lưu trữ các thư từ, giấy tờ, hồ sơ và trang thiết bị quan trọng của công ty. Ngoài ra, đây cũng là nơi diễn ra các hoạt động như quản lý nhân sự, giao dịch với khách hàng, họp nội bộ,…

Văn phòng doanh nghiệp đôi khi chỉ có ít công việc được thực hiện trực tiếp vì có thể chỉ là văn phòng đại diện hoặc văn phòng đăng ký địa chỉ trên giấy tờ kinh doanh. Tuy nhiên, với các công ty có ý định phát triển bền vững, việc sở hữu văn phòng là không thể thiếu. Văn phòng được xem như ngôi nhà của doanh nghiệp, và từ lâu, người ta đã nói rằng “an cư” mới “lạc nghiệp”.

Quá trình hình thành văn phòng doanh nghiệp bắt đầu khi công ty ký hợp đồng mua hoặc thuê văn phòng và chọn địa chỉ đó làm nơi đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật. Sau đó, công ty thường tiến hành tu sửa, cải tạo để văn phòng phản ánh đúng văn hóa và chiều hướng phát triển của doanh nghiệp. Khi nhân viên bắt đầu làm việc và hoạt động ổn định, văn phòng doanh nghiệp bắt đầu thực hiện nhiệm vụ chính thức của mình.

Các loại văn phòng doanh nghiệp phổ biến hiện nay

Số lượng doanh nghiệp ngày càng tăng, điều này làm tăng nhu cầu tìm kiếm văn phòng trọn gói. Bên cạnh những loại hình văn phòng truyền thống, xuất hiện nhiều loại hình mới vào Việt Nam, đáp ứng nhu cầu thuê văn phòng hiện đại. Vậy các loại hình văn phòng doanh nghiệp phổ biến hiện nay là gì?

Văn phòng truyền thống

Đây là loại văn phòng mang lại không gian làm việc riêng biệt, không bị ảnh hưởng bởi các văn phòng khác. Về thiết kế và bài trí không gian, bạn có tự do sáng tạo theo ý muốn, phản ánh văn hóa và phong cách của công ty mình mà không bị giới hạn. Mức độ bảo mật thông tin trong công ty được đánh giá cao.

Tuy nhiên, với những ưu điểm kèm theo đó, văn phòng kiểu này thường có giá thuê cao hơn so với các loại hình văn phòng khác. Đây là sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định. Nếu doanh nghiệp của bạn muốn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng mỗi tháng, có thể tham khảo các loại hình văn phòng khác phù hợp với nhu cầu và ngân sách.

Văn phòng chia sẻ

Văn phòng doanh nghiệp chia sẻ là một hình thức văn phòng thuê chung, nơi nhiều doanh nghiệp và cá nhân chia sẻ không gian làm việc trên cùng một diện tích văn phòng. Tại đây, các tiện ích như máy in, máy scan, điều hòa, quầy bar,… thường được cài đặt sẵn và phục vụ nhu cầu chung của cộng đồng làm việc.

Văn phòng doanh nghiệp chia sẻ là lựa chọn phù hợp cho những người làm freelancers. Với giá thuê dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ linh hoạt theo tháng, ngày, giờ và chi phí hợp lý, họ có thể tiết kiệm chi phí thuê văn phòng. Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoặc hoạt động không cố định tại văn phòng thường xuyên, loại hình văn phòng chia sẻ cũng là sự cân nhắc đáng xem xét.

Văn phòng ảo

Đây là một loại hình văn phòng mới xuất hiện tại Việt Nam. Các doanh nghiệp có thể ngay lập tức sở hữu địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp và đẹp mắt. Với bộ phận lễ tân hỗ trợ nhận gửi bưu thư, hồ sơ, hợp đồng và chào đón khách, đối tác của doanh nghiệp. Loại hình văn phòng này đặc biệt phù hợp cho các công ty có số lượng nhân viên ít và thường xuyên hoạt động bên ngoài.

Chi phí cho loại hình văn phòng này được coi là rẻ nhất trong các loại văn phòng. Bảng tên của công ty được đặt tại trụ sở văn phòng ảo có vị trí đẹp, và địa chỉ ghi trên giấy tờ cũng rất ấn tượng, tạo điểm nhấn thu hút đối tác và khách hàng.

Các bộ phận cần có trong văn phòng doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có tổ chức bộ máy và cấu trúc phòng ban khác nhau. Sự khác biệt này phụ thuộc vào loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp đang hoạt động. Dưới đây là một số phòng ban và bộ phận phổ biến trong các công ty:

Bộ phận kinh doanh

Bộ phận kinh doanh là một phần quan trọng của mọi công ty, đặc biệt là trong môi trường cạnh tranh ngày càng gia tăng. Chịu trách nhiệm giữa công ty và khách hàng, thực hiện các nhiệm vụ như giới thiệu sản phẩm và dịch vụ, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và duy trì khách hàng hiện tại.

Xem thêm:

• Những đồ ăn vặt văn phòng được ưa chuộng nhất 2024
• Văn phòng chia sẻ là gì? Lợi ích và nhu cầu sử dụng

Bộ phận kỹ thuật, sản xuất

Không phải tất cả các công ty đều có bộ phận sản xuất nếu chúng hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Bộ phận kỹ thuật, sản xuất có vai trò quan trọng trong việc chế tạo sản phẩm từ quá trình thiết kế, sản xuất, kiểm soát chất lượng đến bảo dưỡng và bảo hành sản phẩm.

Bộ phận kế toán

Là bộ phận quản lý sổ sách, ghi chép rõ ràng về thu chi hàng ngày, hàng tháng và cân đối doanh thu và lợi nhuận. Các vị trí trong bộ phận kế toán có thể bao gồm kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, kế toán bán hàng, kế toán thuế,…

Bộ phận hành chính văn phòng

Bộ phận hành chính văn phòng quản lý nhân sự trong công ty, từ kế hoạch tuyển dụng đến tổ chức nhân sự. Nắm bắt chất lượng và sử dụng nhân sự hiệu quả giúp công ty hoạt động mạnh mẽ và tăng doanh số.

Bộ phận Marketing

Trong thời đại công nghệ 4.0, Marketing là bộ phận không thể thiếu để nắm bắt nhu cầu của khách hàng và xây dựng thương hiệu. Được chịu trách nhiệm về việc kết nối với khách hàng, xây dựng hình ảnh thương hiệu và giới thiệu sản phẩm đến người dùng.

Văn phòng doanh nghiệp không chỉ là nơi làm việc mà còn thể hiện đẳng cấp, uy tín, và văn hóa riêng của công ty. Việc chọn lựa loại hình văn phòng phù hợp và hiểu rõ về các loại văn phòng phổ biến là chìa khóa quan trọng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn