Quản lý tòa nhà văn phòng: Công việc, vận hành, cách tính phí

Với tốc độ đô thị hóa nhanh chóng, nhu cầu xây dựng tòa nhà văn phòng, căn hộ, nhà chung cư ngày càng tăng cao. Kéo theo đó yêu cầu về dịch vụ quản lý, vận hành tòa nhà cần chuyên nghiệp hơn. Vậy quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Công việc, vận hành là cách tính phí diễn ra như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Quản lý tòa nhà văn phòng là dịch vụ nhằm đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra liên tục và với chất lượng tốt nhất. Đồng thời đảm bảo an toàn, bao gồm các hoạt động như: vận hành, quản lý chăm sóc khách hàng và đối tác, bảo dưỡng, kiểm tra, ngăn chặn sự cố về hệ thống kỹ thuật, dịch vụ vệ sinh, đảm bảo an ninh trật tự,… 

Ngoài ra còn hỗ trợ và tư vấn khách hàng để họ có thể tận dụng văn phòng đã thuê một cách hiệu quả nhất, giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp của văn phòng.

Ban quản lý tòa nhà được xem như là đại diện của nhà đầu tư để tiếp xúc và thực hiện các giao dịch với khách hàng, đảm bảo hoạt động của tòa nhà diễn ra suôn sẻ, kinh doanh hiệu quả. Đồng thời giải quyết mọi nhu cầu và khiếu nại của khách hàng.

Các công việc và quy trình quản lý tòa nhà văn phòng

Ban quản lý tòa nhà văn phòng sẽ quản lý toàn bộ hoạt động, quy trình vận hành của tòa nhà. Nhưng nhìn chung, công việc của ban quản lý tòa nhà bao gồm các hoạt động như sau:

1. Quản lý hợp đồng

Trong trường hợp chủ đầu tư thuê một đơn vị quản lý vận hành, việc quản lý hợp đồng trong quá trình quản lý vận hành tòa nhà chỉ liên quan đến các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động vận hành của dự án, như vệ sinh, an ninh, cây xanh, bảo trì máy móc,…

Nếu chủ đầu tư ký hợp đồng quản lý tòa nhà với các đơn vị nhà thầu, ban quản lý vận hành sẽ thực hiện công việc giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu tới chủ đầu tư. Trong trường hợp chủ đầu tư ủy quyền cho quản lý tòa nhà ký kết hợp đồng với nhà thầu, ban quản lý sẽ phải thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện các điều khoản sao cho đảm bảo lợi ích cho tòa nhà.

2. Quản lý nhân sự

Toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên sẽ được giám sát chặt chẽ, đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ.

3. Quản lý tài chính

Để quản lý tòa nhà văn phòng một cách hiệu quả và suôn sẻ, cần phải dành một phần chi phí hàng tháng cho các dịch vụ cần thiết như vệ sinh, an ninh, cây xanh, diệt côn trùng, điện – nước và xử lý rác thải. Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ phải lập báo cáo tài chính hàng tháng để gửi cho chủ đầu tư.

Trong trường hợp chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý thu phí thuê văn phòng, ban quản lý sẽ phải tiếp xúc trực tiếp với khách hàng về các vấn đề tài chính, thu chi phí đúng hạn cũng như lập báo cáo và danh sách gửi đến chủ đầu tư. Do đó, bộ phận quản lý tài chính cần thực hiện công việc một cách minh bạch và rõ ràng để khách hàng có niềm tin.

4. Vận hành kỹ thuật tòa nhà

Nhiệm vụ bảo trì tòa nhà cũng sẽ thuộc về trách nhiệm của đơn vị quản lý. Các thiết bị kỹ thuật như hệ thống thông gió, internet, điện, nước, camera,… cần được vận hành hiệu quả để đảm bảo hoạt động ổn định của tòa nhà và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi họ đến tòa nhà.

5. Quản lý an ninh toàn nhà

Tòa nhà văn phòng là nơi tập trung của nhân sự làm việc và tiếp đón nhiều khách hàng. Do đó, hệ thống an ninh cần được trang bị đầy đủ. Quản lý tòa nhà văn phòng qua hệ thống camera phải luôn hoạt động ổn định và nhân viên an ninh phải được đào tạo chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn cho toàn bộ tòa nhà.

6. Quản lý chăm sóc khách hàng

Bộ phận quản lý sẽ giới thiệu phòng chức năng, tiếp nhận phản hồi và xử lý khiếu nại, đồng thời giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Những hoạt động này sẽ mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất và hài lòng nhất khi sử dụng dịch vụ quản lý văn phòng.

7. Quản lý dịch vụ vệ sinh

Công ty quản lý tòa nhà văn phòng cần đảm bảo vệ sinh của khu vực sảnh, hành lang,… được sạch sẽ, xử lý rác thải sau khi dọn dẹp. Không gian văn phòng sạch giúp tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng.

Xem thêm bài viết:

Địa điểm kinh doanh có cần treo biển không?

10 mẫu tranh treo phòng làm việc giám đốc phong thủy

Phí quản lý tòa nhà văn phòng bao nhiêu? Cách tính?

Chi phí dịch vụ quản lý văn phòng thường được tính bằng công thức sau:

Phí quản lý = Diện tích sử dụng x Đơn giá phí quản lý

Trong đó:

• Diện tích sử dụng: là diện tích thực tế doanh nghiệp thuê để làm văn phòng, không bao gồm diện tích các khu vực chung như thang máy, hành lang, nhà vệ sinh, sảnh, lễ tân,…
• Đơn giá phí quản lý: là mức giá mà chủ sở hữu hoặc người quản lý tòa nhà đưa ra để thu từ khách hàng thuê văn phòng. Đơn giá phí quản lý được thỏa thuận giữa hai bên hoặc niêm yết công khai. Thông thường, đơn giá phí quản lý được tính theo đơn vị tiền Việt Nam hoặc đô la Mỹ trên mỗi mét vuông diện tích sử dụng trong tháng

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp những thông tin bổ ích về dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị cho thuê văn phòng dịch vụ chất lượng cao thì hãy liên hệ ngay với Hữu Toàn Office để được hỗ trợ.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office

• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn