Mô hình văn phòng ảo là gì? Xu hướng kinh doanh mới

Mô hình văn phòng ảo đã không còn quá xa lạ với doanh nghiệp hiện nay. Văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích cho các công ty, nhà đầu tư trong nước và quốc tế bằng cách tối ưu hóa chi phí thuê văn phòng đại diện hay đăng ký địa chỉ kinh doanh. Vậy lợi ích của mô hình văn phòng ảo là gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau!

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual office) là dịch vụ cho thuê văn phòng dùng để làm địa chỉ kinh doanh, văn phòng đại diện hay văn phòng giao dịch. Mô hình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí kinh doanh và tăng hiệu quả làm việc.

Mô hình văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp đầy đủ các tiện nghi, trang thiết bị như là một văn phòng chuyên nghiệp: địa chỉ kinh doanh, lễ tân, fax, phòng họp, phòng tiếp khách,…

Lợi ích của mô hình văn phòng ảo

Việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như sau:

Tiết kiệm chi phí

Chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Thay vì phải bỏ ra một khoản tiền lớn để thuê văn phòng truyền thống, sử dụng văn phòng ảo giúp doanh nghiệp chỉ cần chi trả khoảng 20% so với chi phí đó.

Tối ưu hóa chi phí vận hành

Mô hình văn phòng ảo là giải pháp tối ưu hóa chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đặt địa chỉ kinh doanh tại các tòa nhà hạng sang hoặc vị trí trung tâm thuận tiện cho giao thông và gặp gỡ đối tác.

Môi trường làm việc linh hoạt

Bạn không phải đến văn phòng, nhân viên sẽ tiếp nhận cuộc gọi và tin nhắn, sau đó chuyển tiếp đến bạn. Nếu cần gặp mặt, họ sẽ thông báo địa điểm làm việc. Điều này giúp bạn tự do lựa chọn không gian làm việc phù hợp, tạo nguồn cảm hứng và nâng cao năng suất làm việc.

Tăng nhận diện thương hiệu

Khi doanh nghiệp lựa chọn việc thuê văn phòng ảo tại vị trí kinh doanh tại trung tâm thành phố sẽ giúp cho việc gặp mặt đối tác trở nên dễ dàng hơn, thu hút nhiều khách hàng tiềm năng. Do đó độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp tốt hơn trong mắt khách hàng.

Mở rộng thị trường kinh doanh

Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp mở rộng chi nhánh hợp pháp và dễ dàng, cũng như tiếp cận với thị trường mới và khách hàng tiềm năng, từ đó tăng thêm độ uy tín và an tâm của khách hàng.

Xem thêm bài viết :

Ưu nhược điểm của văn phòng ảo bạn nên biết

6 Cách sắp xếp bàn ghế trong văn phòng hiện đại

Mô hình văn phòng ảo dành cho đối tượng nào?

Mô hình văn phòng ảo được sử dụng rộng rãi, thích hợp với nhiều đối tượng như:

• Startup: đặt văn phòng ảo tại vị trí đắc địa, trung tâm thành phố, giúp thu hút sự chú ý của các nhà đầu tư tiềm năng. Đối với các công ty mới với nguồn lực hạn chế, văn phòng ảo sẽ là lựa chọn lý tưởng
• Chuyên gia tư vấn: dịch vụ văn phòng ảo thường có nhân viên tiếp tân được đào tạo kỹ lưỡng. Họ tiếp nhận và chuyển tiếp cuộc gọi thay mặt cho công ty thuê, đảm bảo tiến độ công việc ổn định nhất
• Freelancers: sở hữu địa chỉ văn phòng ảo có thể mở ra nhiều cơ hội mới cho các Freelancer trong lĩnh vực chuyên môn
• Các doanh nghiệp E-commerce: thuê văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp E-commerce giảm chi phí, giảm nguy cơ về tài chính và đối mặt với các thách thức như đại dịch hoặc biến động thị trường
• Doanh nghiệp đa quốc gia: doanh nghiệp đa quốc gia mới xâm nhập vào thị trường mới, cần văn phòng vừa đủ để nhân viên hoạt động thăm dò

Mô hình văn phòng ảo có hợp pháp không?

Theo Luật Doanh nghiệp, “doanh nghiệp” được định nghĩa là một tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, và có tài sản được đăng ký với mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2014: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp ở lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, hẻm, ngách, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, ấp, xóm, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố thuộc trung ương; số điện thoại, fax và thư điện tử (nếu có)”.

Luật Doanh nghiệp không có quy định cụ thể về số lượng doanh nghiệp tối đa được đặt tại một địa điểm, nhưng có quy định cụ thể về trụ sở giao dịch:

• Phải có địa chỉ giao dịch rõ ràng và phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam
• Địa chỉ này phải được xác định cụ thể với số nhà, xã, phường, tỉnh/thành phố, và phải được đăng ký với cơ quan cấp giấy phép kinh doanh

Hiện nay, không có quy định pháp lý nào cấm doanh nghiệp sử dụng “Văn phòng ảo” làm trụ sở và địa điểm đăng ký kinh doanh. Cũng chưa có cơ chế xử lý cụ thể cho vấn đề này. Vì vậy, việc sử dụng Văn phòng ảo được xem là hợp pháp và không vi phạm pháp luật.

Lưu ý khi kinh doanh mô hình văn phòng ảo

Khi quyết định sử dụng văn phòng ảo, các doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:

• Chọn đơn vị uy tín: đảm bảo lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín để có thể tập trung vào công việc phát triển doanh nghiệp
• Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị: đảm bảo nội thất mới và an toàn, cung cấp các trang thiết bị chuyên nghiệp để làm việc thuận tiện
• Không gian làm việc: lựa chọn không gian hiện đại, sạch sẽ để tăng hiệu suất làm việc
• Chi phí phải hợp lý: xem xét chi phí thuê văn phòng ảo để đảm bảo rằng nó phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp
• Tiện ích đầy đủ: văn phòng ảo cần cung cấp các tiện ích như phòng khách, phòng bếp và phòng họp để thuận lợi cho hoạt động kinh doanh
• Vị trí thuận lợi: chọn địa điểm gần trung tâm thành phố hoặc các tòa nhà hạng A để dễ dàng di chuyển và thu hút khách hàng và đối tác

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu được mô hình văn phòng ảo là gì, lợi ích khi thuê văn phòng ảo cũng như lưu ý cần thiết. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc đang có nhu cầu về dịch vụ văn phòng ảo, xin vui lòng liên hệ ngay tới Hữu Toàn Office để được tư vấn kỹ hơn.