Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng phù hợp 2024

Hoá đơn là chứng từ thể hiện các thông tin về giao dịch mua bán hoặc cung cấp dịch vụ từ bên bán hoặc bên cung cấp dịch vụ đến bên mua hoặc bên sử dụng dịch vụ. Dù hoạt động trong lĩnh vực nào, bên bán hoặc bên cung cấp dịch vụ đều phải có hoá đơn như một căn cứ cho giao dịch của họ. Vậy đâu là thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng Hữu Toàn Office phù hợp? Cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau đây.

Các quy định về thời điểm xuất hóa đơn mới

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2022 và Thông tư 78/2020/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn được xác định như sau:

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm xuất hóa đơn bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, không phân biệt người bán đã nhận được tiền hay chưa.
• Đối với cung ứng dịch vụ: Thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành cung ứng dịch vụ cho bên mua không phân biệt đã nhận được tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có nhận tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm nhận tiền.
• Trường hợp giao hàng hóa được nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục của dịch vụ: Mỗi lần bàn giao hoặc giao hàng đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, chất lượng, số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ cung ứng được giao tương ứng.
• Cung cấp dịch vụ với số lượng hàng hóa lớn, phát sinh thường xuyên: thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu, chứng từ giữa các bên, nhưng không chậm hơn 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước hoặc không quá ngày 7 của tháng sau tháng phát sinh việc giao dịch mua bán.

Xem thêm bài viết:

• Thuế suất cho thuê văn phòng 8% hay 10%
• Doanh nghiệp xuất hóa đơn cho thuê văn phòng cần làm gì?

Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng đúng 

Thời điểm xuất hóa đơn diễn ra sau khi bên doanh nghiệp đã thu tiền cọc hoặc tiền thuê theo hợp đồng. Bên cho thuê sẽ xác nhận trên hóa đơn bằng cách đóng dấu hoặc chứng nhận đã nhận được thanh toán. Khi đó, hóa đơn bán hàng có tác dụng tương tự như một biên lai hay giấy biên nhận thanh toán.

Trong trường hợp hóa đơn VAT, thời điểm xuất hóa đơn được quy định như sau:

• Đối với hoạt động bán hàng hóa: Hóa đơn GTGT sẽ được tạo ra khi quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao.
• Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ: Hóa đơn GTGT có thể được tạo ra khi dịch vụ đã được cung ứng hoàn chỉnh hoặc khi tiền đã được thu (đối với trường hợp thu tiền trước).

Tính chất của hóa đơn gồm những gì?

Các đặc điểm của một hóa đơn:

Tính hợp pháp:
Tính hợp pháp đơn giản nhất đòi hỏi phải tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành. Nguồn gốc của hóa đơn phải tuân theo hướng dẫn từ Bộ Tài chính hoặc được doanh nghiệp tự in theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính. Mọi vấn đề liên quan đến việc in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn phải tuân theo đúng quy định. Không chấp nhận bất kỳ hóa đơn giả mạo hoặc tự tạo từ doanh nghiệp mà không có thông báo phát hành.

Tính hợp lý:
Ngoài việc tuân thủ quy định thời gian xuất hóa đơn và đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn, doanh nghiệp cần chú ý đến tính hợp lý. Tất cả thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ, số tiền, và các thông tin liên quan đến việc cho thuê văn phòng, thuê kho phải được cụ thể hóa trong hóa đơn. Đặc biệt, các thông tin này phải tương ứng với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và có thể được chứng minh và giải trình một cách hợp lý. Hóa đơn phải phản ánh đúng mục đích của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tính hợp lệ:
Có nhiều nguyên tắc và quy định về cách lập và ghi chú thích các thông tin trên hóa đơn. Cần tránh các lỗi phổ biến khi lập hóa đơn như sử dụng mực phai, in sai thông tin về ngày tháng, tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ công ty, thông tin về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, và các lỗi về tên, chữ ký của người bán/người mua hoặc người cho thuê/người thuê trong hóa đơn. Hóa đơn cần có dấu của đơn vị chủ cho thuê/đơn vị bán.

Một số lưu ý khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng

Khi viết hóa đơn, một số lỗi cơ bản về nội dung như sau:

• Bỏ trống hoặc không ghi ngày tháng lập hoá đơn khai thuế GTGT.
• Ghi sai tên đơn vị so với giấy đăng ký kinh doanh của người mua hàng hoặc sai địa chỉ người mua hàng.
• Ghi tên hàng hóa, mã hàng sai với thông tin hàng hóa.
• Không gạch ô mã số thuế còn trống trên hoá đơn.
• Kế toán ghi sai số tiền trên hoá đơn so với hàng hoá thực tế.
• Hạch toán ghi số tiền bằng số và bằng chữ khác nhau.
• Ghi không đúng hoặc quên số thuế suất thuế GTGT.
• Không gạch chéo các ô thuế suất thuế GTGT đối với những hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT.
• Không có đóng dấu công ty.
• Hoá đơn ghi thiếu chữ ký của người mua hàng.
• Mực sử dụng trên hóa đơn không đúng theo quy định như: mực bút chì, mực đỏ, mực phai.
• Tính toán tiền có sự sai lệch: đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế.

Để xuất hóa đơn đúng tới khách hàng, khi viết hóa đơn cần lưu ý:

• Khi điền các thông tin về người mua hàng và các thông tin về hàng hóa mua bán phải cẩn thận, kiểm tra thông tin chính xác trước khi ghi hóa đơn.
• Các phần còn trống chú ý gạch chéo hết không được để sót.
• Trước khi giao hóa đơn cho người mua, phải kiểm tra lại đầy đủ các thông tin trên hóa đơn và chữ ký của người bán hàng, đóng dấu và chữ ký của đại diện doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin về hóa đơn cho thuê văn phòng. Ngoài việc hiểu rõ khái niệm, tính chất hóa đơn, các bạn cần nắm rõ thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng. Đảm bảo được những quy định, bạn sẽ có được giao dịch thuận lợi, sở hữu hóa đơn hợp pháp, hợp lệ và hợp lý.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn