7 Kinh nghiệm thuê văn phòng bạn cần biết trước khi thuê

Tìm thuê văn phòng là một phần quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong quá trình này, các doanh nghiệp thường gặp nhiều khó khăn dẫn đến việc thuê văn phòng không mang lại hiệu quả như mong đợi. Dưới đây, Hữu Toàn Office sẽ chia sẻ tới bạn những kinh nghiệm thuê văn phòng. Đừng bỏ lỡ những thông tin quan trọng sau nhé!

1. Vị trí văn phòng

Một không gian văn phòng lý tưởng cần đáp ứng các yếu tố như vệ sinh tốt, ánh sáng tự nhiên đầy đủ, khung cảnh xung quanh hấp dẫn và thuận tiện giao thông. Lựa chọn vị trí cho văn phòng cần phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm nâng cao nhận diện và phát triển thương hiệu.

Ví dụ, khi xem xét văn phòng cho một công ty về thời trang, mua sắm hoặc giải trí, quyết định vị trí cần tập trung vào các khu vực đông đúc, với đông dân cư. Ngược lại, nếu công ty hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, văn hóa hoặc mỹ thuật, thì việc chọn khu vực có đường phố rộng rãi, bình yên với nhiều phong cảnh như sông hồ, khuôn viên xanh là tối ưu.

Thêm vào đó, từ góc độ phong thủy, việc chọn vị trí cho văn phòng cần tránh xa mặt trước hoặc sau lưng là những nơi như chợ, nơi có sự tích tụ rác thải, ao rác hay nước đọng. Điều này bởi những khu vực này thường có khả năng gây tạo ra năng lượng tiêu cực, làm cho công ty khó mở rộng danh tiếng và đạt được hiệu suất kinh doanh tốt.

2. Giá thuê

Lựa chọn thuê văn phòng tại các tòa nhà có vị trí đắc địa luôn là sự hấp dẫn đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc chi trả cho việc thuê văn phòng tại những tòa nhà này có thể rất đắt đỏ, nếu tài chính của doanh nghiệp không đủ mạnh, điều này có thể dẫn đến gánh nặng về chi phí. Do đó, các doanh nghiệp cần thận trọng và xem xét kỹ lưỡng về giá cả và khả năng tài chính trước khi quyết định thuê văn phòng.

Cần lưu ý rằng, khi thuê văn phòng tại các tòa nhà, ngoài việc thanh toán giá thuê hàng tháng cho chủ đầu tư, doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm trả các khoản phí dịch vụ ngoài diện tích văn phòng như phí lễ tân, bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, sử dụng thang máy, điều hòa, ánh sáng,…

3. Diện tích văn phòng

Khi lựa chọn thuê văn phòng, cần xem xét không chỉ đến tình hình hiện tại mà còn đối với triển vọng phát triển và khả năng mở rộng của công ty trong tương lai. Vì thế, việc chọn một không gian văn phòng cần phải đảm bảo diện tích đủ lớn để đáp ứng nhu cầu làm việc của công ty trong ít nhất 2 năm tiếp theo.

Thường thì, việc chọn thuê officetel hoặc thuê chung cư làm văn phòng thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc có ít thành viên. Trong khi đó, các công ty có quy mô từ khoảng 20 nhân viên trở lên nên lựa chọn thuê văn phòng tại các tòa nhà cao ốc hoặc tòa nhà văn phòng.

4. Thiết kế văn phòng

Thiết kế văn phòng cần thúc đẩy sự sáng tạo và tương tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Tạo ra các khu vực làm việc chung để tạo cơ hội giao lưu và thảo luận.

Văn phòng cũng cần đảm bảo có đủ ánh sáng tự nhiên để tạo môi trường làm việc thoải mái và tăng cường hiệu suất công việc. Hãy chọn không gian có cửa sổ lớn hoặc bố trí sao cho ánh sáng có thể lan tỏa đều trong không gian làm việc.

Văn phòng cần được trang bị các nội thất, thiết bị hiện đại như thiết bị văn phòng, bàn làm việc, hệ thống âm thanh, wifi mạnh mẽ,… để đảm bảo sự hiệu quả trong làm việc.

5. Người cho thuê hoặc chủ dự án

Để giảm thiểu rủi ro, chủ doanh nghiệp cần xem xét và nghiên cứu cẩn thận về độ tin cậy và uy tín của bên cho thuê hoặc chủ đầu tư dự án văn phòng. Điều này có thể dựa trên thông tin trực tuyến, đề xuất từ người quen, cùng việc đánh giá các dự án trước đó mà bên đó đã thực hiện. Việc chọn một chủ đầu tư có tên tuổi, danh tiếng uy tín trong thị trường sẽ đảm bảo cho bên thuê về các khía cạnh liên quan đến pháp lý và chất lượng của không gian văn phòng.

6. Tiện ích của văn phòng và khu vực xung quanh

Trước khi thuê văn phòng bạn cần tìm hiểu các tiện ích nội khu và ngoại khu của tòa nhà:

• Tiện ích nội khu: Đánh giá chất lượng sử dụng của hệ thống điện, máy lạnh, hệ thống camera an ninh, cũng như không gian để đỗ xe,…
• Tiện ích ngoại khu: Đánh giá môi trường xung quanh, xem xét vệ sinh và sạch sẽ, cũng như tình hình ngập úng,…

Bên cạnh đó, người thuê cần quan tâm đến quy định nội quy và giờ làm việc của người cho thuê. Nếu doanh nghiệp đang thuê biệt thự hoặc căn nhà riêng, vấn đề này thường không gây quá nhiều phiền toái. Tuy nhiên, nếu bạn thuê văn phòng tại một tòa nhà có quy định chỉ hoạt động trong giờ hành chính từ thứ hai đến thứ bảy, khi cần làm thêm giờ hoặc làm việc vào Chủ Nhật, bạn cần thảo luận cụ thể với người quản lý tòa nhà để đảm bảo sự linh hoạt và thỏa thuận phù hợp.

7. Lưu ý đến hợp đồng

Trong quá trình ký kết hợp đồng thuê văn phòng, cần xem xét kỹ về những điều khoản như số tiền đặt cọc, giá thuê, khả năng tăng giá thuê định kỳ. Trách nhiệm sửa chữa thiết bị như máy điều hòa, cửa kính thuộc về ai, thời gian thuê kéo dài bao lâu và mức độ bồi thường nếu một trong hai bên chấm dứt hợp đồng thuê trước thời hạn.

Về việc đặt cọc, người thuê nên tránh đặt cọc giữ chỗ trước khi thương lượng hợp đồng. Việc này có thể đưa người thuê vào thế yếu trong quá trình thương thảo và cân nhắc về các điều khoản cũng như giá cả. Thay vì vội vàng đặt cọc, tốt hơn hết là yêu cầu chủ đầu tư tòa nhà cung cấp bản dự thảo hợp đồng và tiến hành thảo luận về tất cả các khía cạnh về chi phí. Sau khi đã đạt được thỏa thuận, mới tiến hành đặt cọc.

Xem thêm bài viết:

• 5 Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo chuẩn đúng pháp luật
• Văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh

Trên đây là những Kinh nghiệm thuê văn phòng. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn văn phòng làm việc lý tưởng, từ đó thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp.

Với mong muốn phục vụ khách hàng tốt nhất, đội ngũ trẻ, năng động và chuyên nghiệp tại Hữu Toàn Office luôn tự hào về khả năng cung cấp các lựa chọn văn phòng cho thuê phù hợp và đa dạng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm văn phòng cho thuê mà bạn không có nhiều thời gian để nghiên cứu, hãy liên hệ ngay với Hữu Toàn Office. Đội ngũ tư vấn của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn nhiệt tình và miễn phí, cung cấp dịch vụ khảo sát trực tiếp tại nơi bạn mong muốn, cùng với những ưu đãi hấp dẫn.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn