Văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không?

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là hình thức khá mới tại thị trường Việt Nam, đang thu hút sự quan tâm từ phía nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp mới thành lập. Vậy văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Giới thiệu về văn phòng ảo

Mô hình văn phòng ảo đã xuất hiện từ lâu trên thế giới, tuy nhiên, nó vẫn còn mới lạ và đầy sức hút đối với doanh nghiệp tại Việt Nam. Để đáp ứng nhu cầu mở rộng kinh doanh và tương tác với khách hàng, các doanh nghiệp thường lựa chọn mở các văn phòng tại các thành phố lớn và trong các tòa nhà ở trung tâm. 

Các yếu tố như bảng hiệu công ty, logo doanh nghiệp và trang thiết bị văn phòng được trang bị đầy đủ. Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ có hình ảnh giống như một văn phòng truyền thống với đầy đủ tiện nghi:

• Lễ tân trực điện thoại, nhận thông tin từ cuộc gọi của khách hàng sẽ được trực tiếp chuyển đến doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân thường được cung cấp bởi đơn vị cho thuê không gian, giúp doanh nghiệp tránh phải tốn thêm chi phí nhân sự.
• Thông tin doanh nghiệp như địa chỉ, số điện thoại, số máy fax,… đều được xác nhận là hợp pháp.
• Không gian văn phòng được trang bị đầy đủ và tiện nghi: phòng họp, phòng chờ, máy photocopy, máy fax, bảng trắng,… đều có sẵn.

Những điều cần biết khi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh

Những thông tin cần nắm khi doanh nghiệp tiến hành đăng ký kinh doanh:

• Loại hình doanh nghiệp: Xác định loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp bạn muốn đăng ký, bao gồm các loại như công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân,…
• Tên doanh nghiệp: Chọn tên gọi cho doanh nghiệp của bạn. Đảm bảo rằng tên này chưa được sử dụng và tuân theo quy định của pháp luật về tên gọi doanh nghiệp.
• Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Xác định địa chỉ chính thức mà doanh nghiệp sẽ đăng ký kinh doanh tại đó.
• Vốn điều lệ: Xác định số vốn điều lệ mà doanh nghiệp sẽ đầu tư, nếu áp dụng.
• Ngành nghề kinh doanh: Chọn ngành nghề kinh doanh chính mà doanh nghiệp sẽ hoạt động. Điều này cần phải tuân thủ theo mã ngành của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Giấy phép hoạt động: Một số ngành yêu cầu có giấy phép kinh doanh hoặc chứng chỉ chuyên ngành. Đảm bảo bạn đã đáp ứng đủ các yêu cầu và thủ tục để có được giấy phép này.
• Người đại diện pháp luật: Xác định người sẽ đại diện cho doanh nghiệp trong mọi hoạt động pháp lý và giao dịch.
• Thủ tục hành chính: Thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết như việc nộp hồ sơ, đăng ký tên miền, mua bảo hiểm,…
• Hợp đồng lao động: Nếu có nhân viên, đảm bảo bạn tuân thủ các quy định về hợp đồng lao động và quyền của người lao động.
• Thông tin liên hệ: Cung cấp thông tin liên hệ chính xác để cơ quan có thể liên lạc với bạn trong quá trình xử lý hồ sơ.
• Quyền và trách nhiệm: Nắm rõ về các quyền và trách nhiệm của doanh nghiệp sau khi đăng ký kinh doanh.

Xem thêm bài viết: 5 Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo chuẩn đúng pháp luật

Văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không?

Văn phòng ảo vẫn được chấp nhận và hoàn toàn hợp pháp khi tiến hành đăng ký thành lập doanh nghiệp. Giải pháp văn phòng ảo mang lại sự tiết kiệm lên đến 80% chi phí so với việc thiết lập một trụ sở văn phòng truyền thống. Đây là một lựa chọn thông minh trong lĩnh vực văn phòng, giúp người sử dụng giảm bớt rất nhiều chi phí mà vẫn duy trì khả năng kinh doanh và gìn giữ hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.

Sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật không?

Luật Doanh nghiệp 2020 đã định nghĩa “doanh nghiệp” theo quy định tại Khoản 10 Điều 4. Theo đó, doanh nghiệp là một tổ chức có tên gọi riêng, sở hữu tài sản, có trụ sở giao dịch, và được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật với mục tiêu kinh doanh. Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định về trụ sở giao dịch, đặc biệt tại Điều 42 về trụ sở chính của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong Luật Doanh nghiệp không có quy định cụ thể về số lượng tối đa doanh nghiệp được phép đặt tại một địa điểm cụ thể. Điều này cũng đồng nghĩa với việc cơ quan đăng ký kinh doanh không thể kiểm soát xác thực hoạt động thực sự của doanh nghiệp tại trụ sở đã đăng ký.

Hiện tại, pháp luật không có quy định rõ ràng về việc cấm hay cho phép doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Cũng không có khung pháp lý nào điều chỉnh và quy định cơ chế xử lý trong tình huống này. Do đó, văn phòng ảo vẫn thỏa mãn đầy đủ các yếu tố của một doanh nghiệp hợp pháp.

Xem thêm bài viết: Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Có nên thuê văn phòng ảo làm trụ sở đăng ký kinh doanh

Trong bối cảnh cạnh tranh của thị trường kinh doanh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp mới, việc cắt giảm chi phí để đảm bảo lợi nhuận và duy trì hoạt động trở nên hết sức cấp bách. Tuy nhiên, với số vốn hạn hẹp, những doanh nghiệp này khó có khả năng thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.

Vì vậy, thuê văn phòng ảo làm trụ sở đăng ký kinh doanh là một phương án hữu ích, giúp giải quyết vấn đề về vốn. Các doanh nghiệp không cần phải đầu tư một số tiền lớn để thuê một văn phòng dài hạn ở một thành phố đắt đỏ như Thành phố Hồ Chí Minh. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo với đầy đủ cơ sở vật chất, phục vụ mọi nhu cầu công việc. Dưới đây là một số ưu điểm của việc sử dụng văn phòng ảo:

• Tiết kiệm chi phí: Không phải chi trả một số tiền lớn cho thuê văn phòng dài hạn như văn phòng truyền thống.
• Địa điểm đăng ký kinh doanh và bảng tên được đặt tại các khu vực trung tâm, thuận tiện cho giao dịch và gặp gỡ khách hàng.
• Cung cấp các dịch vụ tiện ích như phòng họp, lễ tân, kế toán khai báo thuế,…
• Trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng như bàn, ghế, máy móc,…
• Cung cấp dịch vụ như bảo vệ, lao công.
• Bảo mật thông tin của khách hàng.
• Địa chỉ, số điện thoại, số fax rõ ràng và thường xuyên được cập nhật.
• Không gian làm việc rộng rãi, thoáng đãng, mang đến hình ảnh chuyên nghiệp và hiện đại, góp phần nâng cao uy tín trong mắt đối tác và khách hàng.

Hữu Toàn Office hy vọng đã giải đáp được thắc mắc Văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh?. Nếu doanh nghiệp có ý định thuê văn phòng ảo để làm văn phòng đại diện, Coworking Space, mở rộng thị trường, đặt bảng hiệu công ty, có hợp đồng thành lập công ty… thì hãy liên hệ ngay với Hữu Toàn Office và tham khảo giá thuê văn phòng ảo tốt nhất hiện nay nhé!

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn