Văn phòng ảo có hợp pháp không? Tính pháp lý của văn phòng ảo

Hiện nay, việc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã phát triển mạnh mẽ. Đặc biệt, mô hình này đang thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp nhỏ cũng như các doanh nghiệp đến từ nước ngoài. Vậy văn phòng ảo có hợp pháp không? Để hiểu rõ hơn về thông tin này, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.

Văn phòng ảo có nghĩa là gì?

Khái niệm văn phòng ảo hay còn gọi là văn phòng trọn gói là một thuật ngữ được dùng để mô tả dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Đây là nơi mà các yêu cầu pháp lý của doanh nghiệp được đảm bảo, và nó thường được sử dụng làm địa chỉ đăng ký kinh doanh. Hơn thế, văn phòng ảo còn đáp ứng tốt nhu cầu trụ sở của doanh nghiệp, bao gồm cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc như máy tính, máy in, máy fax, và mạng wifi,…

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Theo Bộ luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp được định nghĩa là một tổ chức kinh tế mang tên riêng, có địa chỉ trụ sở giao dịch ổn định và tài sản đã được đăng ký, với mục tiêu thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Luật Doanh nghiệp cũng quy định về địa chỉ trụ sở giao dịch, cụ thể là trụ sở phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam và bao gồm số nhà, tên xã, phường, tỉnh/thành phố, được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp không xác định số lượng tối đa doanh nghiệp có thể đặt tại một địa điểm. Thêm vào đó, cơ quan đăng ký kinh doanh không thể kiểm soát việc doanh nghiệp thực sự hoạt động tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký hay không.

Hiện nay, pháp luật không cấm doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo làm trụ sở hoạt động. Dựa trên những quy định của Nhà nước nêu trên, việc sử dụng văn phòng ảo vẫn đáp ứng đầy đủ các yếu tố của một doanh nghiệp hợp pháp.

Tính pháp lý của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo?

Theo chia sẻ của chuyên gia kinh tế Đinh Thế Hiển, luật Doanh nghiệp không bắt buộc địa chỉ kinh doanh phải là nơi làm việc và không đặt ra yêu cầu về diện tích cụ thể. Hiện tại, chưa có nghị định nào cấm doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Do đó, dịch vụ này vẫn được coi là hoạt động hợp pháp và tuân thủ pháp luật.

Theo ông Nguyễn Đình Cung, Trưởng ban Nghiên cứu chính sách kinh tế vĩ mô tại Viện nghiên cứu quản lý kinh tế trung ương, cho rằng dù sử dụng văn phòng thật hay văn phòng ảo, một pháp nhân vẫn phải có con người làm người đại diện pháp luật. Điều quan trọng là ai là người chịu trách nhiệm về hoạt động của doanh nghiệp và cơ quan quản lý cần tìm cách quản lý người đại diện đó. Việc phát triển các mô hình mới là một phần của tiến bộ xã hội hiện đại.

Trong việc thuê văn phòng ảo, bạn thực chất đang thuê một địa chỉ thực sự để đăng ký giấy phép kinh doanh và thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình này, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ đầy đủ các thủ tục và yêu cầu pháp lý cần thiết cho một công ty, làm cho hình thức này trở thành một phương thức hợp pháp và tuân thủ quy định của pháp luật.

Có nên thuê văn phòng ảo làm đại diện cho công ty không?

Với các doanh nhân mới thành lập công ty, doanh nghiệp quy mô nhỏ, startup thì việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo có nhiều lợi ích sau:

• Đây là cách tiết kiệm về chi phí, thời gian và nhân lực. Với việc sử dụng văn phòng ảo, bạn không cần đầu tư số tiền lớn để thuê một văn phòng, không phải chi trả lương cho nhân viên lễ tân, và không cần lo lắng về việc mua sắm thiết bị văn phòng.
• Dịch vụ văn phòng ảo giải quyết một vấn đề quan trọng là địa chỉ giao dịch kinh doanh. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể sở hữu địa chỉ giao dịch tại các vị trí trung tâm, nơi được xem là phù hợp cho các công ty chuyên nghiệp. Điều này giúp bạn có thể ký kết hợp đồng, tiếp xúc với đối tác và thực hiện các giao dịch thư tín.
• Việc sử dụng văn phòng ảo còn giúp xây dựng hình ảnh uy tín của doanh nghiệp với đối tác và khách hàng. Với vị trí tốt và không gian làm việc chuyên nghiệp, cùng với thiết kế văn phòng hiện đại, điều này tạo ra ấn tượng tích cực và đáng tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác.
• Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo giúp bạn tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh chính. Khi đã giải quyết xong vấn đề về không gian làm việc và địa chỉ trụ sở, bạn có tâm trạng thoải mái hơn để thực hiện công việc. Đặc biệt, mô hình văn phòng ảo này giúp bạn tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp.

Xem thêm: Có nên thuê văn phòng chung không?

Một số lưu ý khi thuê văn phòng ảo

Những điều cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo:

• Trước hết, hãy tìm hiểu kỹ thông tin về công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Công ty phải có tài sản cố định và hoạt động minh bạch. Đảm bảo địa điểm có đủ điều kiện cho việc đăng ký kinh doanh hợp pháp và lâu dài.
• Trước khi thuê dịch vụ văn phòng ảo, hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp đã hiểu rõ những gì được tư vấn trước đó. Nếu có bất kỳ điểm nào gây khúc mắc hoặc không rõ ràng, hãy đặt câu hỏi để được làm sáng tỏ.
• Xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên trong gói dịch vụ văn phòng ảo, cũng như thời hạn thuê.
• Doanh nghiệp cần tự thực hiện tính trung thực khi khai báo địa chỉ trụ sở cho đăng ký kinh doanh, cũng như tuân thủ nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Dù là địa chỉ giao dịch gián tiếp, thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu vẫn phải là thật. Do đó, việc tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật là trách nhiệm cần thiết.

Hy vọng rằng bài viết đã cung cấp đủ thông tin để giải đáp câu hỏi văn phòng ảo có hợp pháp không. Nếu bạn đang hoặc dự định thuê văn phòng ảo để thiết lập trụ sở đại diện, mở rộng thị trường, hay đặt bảng hiệu công ty, hãy liên hệ ngay với Hữu Toàn Office để tham khảo giá thuê văn phòng ảo tốt nhất hiện nay!

Hữu Toàn Office là một đơn vị uy tín trong lĩnh vực cho thuê văn phòng làm việc tại thành phố Hồ Chí Minh. Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói, cho thuê văn phòng chia sẻ (Coworking), và cho thuê văn phòng ảo, Hữu Toàn Office cung cấp cả dịch vụ tư vấn thành lập công ty, dịch vụ tư quyết toán thuế và báo cáo tài chính.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn