Doanh nghiệp xuất hóa đơn cho thuê văn phòng cần làm gì?

Hoá đơn là loại chứng từ thể hiện các thông tin kinh doanh, cung cấp dịch vụ của bên cung ứng dịch vụ cung cấp cho bên sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào thì bên cung ứng dịch vụ cũng phải xuất hóa đơn để làm căn cứ. Vậy doanh nghiệp muốn xuất hóa đơn cho thuê văn phòng Hữu Toàn Office, hãy ùng tìm hiểu ngay sau đây!

Thời điểm nên xuất hóa đơn cho thuê nhà, văn phòng

Trong quy trình giao dịch, hóa đơn bán hàng thường do bên bán phát hành. Tuy nhiên, đối với hóa đơn cho việc thuê văn phòng, trách nhiệm phát hành sẽ thuộc về bên cho thuê. 

Thời điểm xuất hóa đơn xảy ra sau khi bên doanh nghiệp đi thuê đã thực hiện thanh toán tiền cọc hoặc tiền thuê theo hợp đồng. Bên cho thuê sẽ tiến hành xác nhận trên hóa đơn, ví dụ như đóng dấu chứng nhận đã nhận tiền. Tại thời điểm này, hóa đơn bán hàng này có vai trò tương tự như biên lai hoặc giấy biên nhận thanh toán.

Trong trường hợp của hóa đơn VAT, thời điểm xuất hóa đơn được thực hiện theo cách sau:

• Đối với hoạt động bán hàng hóa: Hóa đơn GTGT được tạo ra khi quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua.
• Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ: Hóa đơn GTGT có thể được tạo ra sau khi hoàn thành quá trình cung ứng dịch vụ hoặc ngay sau khi thu tiền (nếu có trường hợp thu tiền trước).

Xem thêm: Chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT

Khi tạo hóa đơn GTGT, việc kế toán cần tuân theo các nguyên tắc được quy định tại điểm 1 của Điều 16 trong Thông tư 39/2014/TT-BTC, cụ thể:

• Hóa đơn GTGT cần được tạo ra trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ. Điều này còn bao gồm các trường hợp doanh nghiệp bán hàng khuyến mãi, mẫu, quảng cáo và các trường hợp tương tự.
• Nội dung trên hóa đơn GTGT phải phản ánh đúng các chi tiết liên quan đến giao dịch kinh tế đã xảy ra. Hóa đơn không được phép bị tẩy xóa hoặc chỉnh sửa. Việc viết chữ trên hóa đơn cần tuân thủ nguyên tắc sử dụng một màu mực duy nhất, không phai và không sử dụng mực đỏ. Chữ số và chữ viết cần được viết tay liên tục, không bị ngắt quãng, không được viết lên chỗ đã có chữ viết sẵn cũng như không được viết lên phần gạch chéo (nếu có).
• Hóa đơn GTGT thường được lập thành nhiều liên (thường là 3 liên). Liên thứ nhất dành cho người bán, liên 2 dành cho người mua.
• Trong việc lập hóa đơn GTGT, thứ tự các số liên quan đến giá trị gia tăng cần phải liên tục và tăng dần từ số nhỏ đến số lớn.

Doanh nghiệp có xuất hóa đơn cho thuê văn phòng không?

Hoá đơn là một dạng tài liệu ghi chép thông tin liên quan đến hàng hoá, dịch vụ được cung cấp. Thông qua nội dung trên hóa đơn, người tiêu dùng hoặc sử dụng dịch vụ có khả năng kiểm tra xem những gì đã được mua hoàn toàn phù hợp với giá niêm yết hay theo thỏa thuận đã được đạt. Vì vậy, việc xuất hóa đơn trong quá trình bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh.

Mặc dù vậy, không phải mọi giao dịch mua bán hoặc cung ứng dịch vụ đều cần phải tạo hóa đơn. Theo quy định tại Điều 18 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp tổng giá trị thanh toán dưới 200 nghìn đồng mỗi lần thanh toán, người bán hàng không bắt buộc phải lập hoá đơn.

Trong trường hợp người bán không tạo hóa đơn do giao dịch thỏa mãn điều kiện không cần lập hóa đơn, thì người bán cần xây dựng Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ như căn cứ để tính thuế thu nhập khi tới thời điểm quyết toán thuế. Điều này áp dụng cho các ngày bán hàng, cung ứng dịch vụ, khi cơ sở kinh doanh phải tạo một hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) để ghi lại số tiền từ giao dịch trong ngày, từ đó cộng dồn vào mục “TỔNG CỘNG” trong Bảng kê.

Ví dụ về việc cho thuê nhà, đây là một trường hợp mà việc tạo hóa đơn là bắt buộc. Bởi giá trị thuê nhà trong mỗi giao dịch thường vượt quá 200 nghìn đồng. Thanh toán tiền thuê nhà thường được thực hiện theo tháng, quý, 6 tháng hoặc năm, và do số tiền thu được thường là lớn, việc tạo hóa đơn là bắt buộc trong trường hợp này.

Những nội dung cần có trong hóa đơn cho thuê văn phòng?

Hóa đơn thuê văn phòng là một hình thức tài liệu cho phép người thuê có cái nhìn tổng quan về tổng số tiền cần trả cho việc thuê văn phòng cũng như thời điểm thanh toán. Bản kê khai hoặc hóa đơn thuê văn phòng bao gồm các mục sau:

• Tiền thuê hàng tháng
• Các khoản phí hàng tháng bổ sung
• Chi phí tiền nước
• Tiền điện
• Chi phí sử dụng internet
• Những khoản chi phí khác liên quan đến tiện ích và dịch vụ

Sau khi tóm tắt tất cả các khoản này, thông tin về tổng số tiền phải trả cùng với các thời điểm thanh toán sẽ được cung cấp cho người thuê văn phòng để họ hiểu rõ hơn về chi phí tổng cộng và lịch trình thanh toán.

Xem thêm: 5 mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng mới nhất

Doanh nghiệp xuất hóa đơn cho thuê như nào?

Nội dung xuất hóa đơn cần tuân thủ theo quy định trong Hợp đồng thuê nhà, đảm bảo phù hợp với các quy định của pháp luật.

Trong trường hợp Hợp đồng cho thuê nhà trọn gói, bao gồm cả dịch vụ kèm theo trong suốt thời gian thuê kéo dài 10 năm và có các khoản thanh toán định kỳ (theo năm, tháng/quý/6 tháng), số tiền thanh toán định kỳ đó sẽ được coi là doanh thu của bên cho thuê.

Nếu Hợp đồng quy định giá thanh toán bao gồm cả tiền thuê nhà và phí dịch vụ, theo thực tế sử dụng hàng tháng, trên hoá đơn hàng tháng cần rõ ràng ghi hai khoản tiền: tiền thuê diện tích văn phòng và tiền dịch vụ.

Chú ý: Trong trường hợp chứng nhận ĐKKD của doanh nghiệp không có phạm vi kinh doanh liên quan đến điện, nước, thì doanh nghiệp vẫn được quyền xuất hoá đơn làm tài liệu chứng minh hạch toán và kê khai thuế, nếu Hợp đồng yêu cầu điều này. 

Ví dụ: Bên đi thuê cam kết thanh toán cho Bên cho thuê toàn bộ chi phí điện, nước và điện thoại dựa trên thực tế sử dụng. Dựa vào dữ liệu từ đồng hồ đo điện nước và giá thanh toán cho nhà cung cấp, bên cho thuê sẽ xuất hóa đơn cho bên đi thuê như tài liệu chứng minh hạch toán.

Hãy liên hệ đến Hữu Toàn Office nếu có bất cứ thắc mắc nào liên quan đến việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng tận tình và chu đáo nhất!

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn