Cách hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng đúng cách

Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử và ngành Logistics, hoạt động cho thuê nhà xưởng và nhà ở ngày càng trở nên phổ biến và thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Trong bài viết này, Hữu Toàn Office sẽ phân tích chi tiết về cách hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng Hữu Toàn Office đầy đủ và chi tiết nhất.

Vì sao cần hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng?

Đối với các doanh nghiệp cho thuê văn phòng thì việc hạch toán là điều vô cùng quan trọng. Hạch toán này có các mục tiêu cụ thể sau:

• Phản ánh toàn diện và chính xác: Hạch toán giúp hệ thống hóa và ghi nhận một cách tổng quan các hoạt động liên quan đến chi tiêu của doanh nghiệp, bao gồm các khoản chi tiêu cho vật tư, vốn, và các chi phí khác.
• Theo dõi dòng tiền liên tục: Hạch toán ghi chép và theo dõi quá trình luân phiên của dòng tiền trong và xung quanh hoạt động sản xuất và kinh doanh, từ việc nhập nguyên liệu, sản xuất, đến tiêu thụ và thu hồi công nợ.
• Cung cấp thông tin chi tiết: Cung cấp thông tin chi tiết và minh bạch cho các nhà quản lý và các cơ quan chức năng về tình hình tài sản và nguồn vốn, sự tăng giảm, chi phí và kết quả.
• Tạo bức tranh tổng quan về sản xuất kinh doanh: Hạch toán mô tả rõ nét quy trình sản xuất và kinh doanh từ bước nhập nguyên liệu đến quá trình sản xuất, tiêu thụ và thu hồi công nợ.

Xem thuê:

• Mã ngành cho thuê văn phòng: Quy định, đăng ký và đối tượng
• Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng?

Nguyên tắc hạch toán doanh thu

Tương tự như kế toán nói chung và hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng nói riêng, đều cần tuân theo các nguyên tắc quan trọng sau:

Nguyên tắc dồn tích

Mọi giao dịch kinh tế và tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí phải ghi sổ kế toán tại thời điểm chúng phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính được lập dựa trên nguyên tắc dồn tích để phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.

Nguyên tắc nhất quán

Nguyên tắc nhất quán trong hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng yêu cầu các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp lựa chọn phải được áp dụng đồng nhất ít nhất trong một kỳ kế toán hàng năm. Trong trường hợp có sự thay đổi trong các chính sách và phương pháp kế toán đã chọn, doanh nghiệp phải giải trình lý do cho sự thay đổi đó và phải giải quyết ảnh hưởng trong phần thuyết minh của báo cáo tài chính.

Nguyên tắc trọng yếu

Nguyên tắc trọng yếu của hạch toán yêu cầu quá trình kế toán phải tập trung thu thập, xử lý và cung cấp thông tin có tính quan trọng, còn thông tin không có tính quan trọng, ít có giá trị hoặc không ảnh hưởng đáng kể đến quyết định của người sử dụng có thể được bỏ qua.

Nguyên tắc hoạt động liên tục

Nguyên tắc hoạt động liên tục yêu cầu báo cáo tài chính phải được thực hiện dưới giả định rằng doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và dự kiến sẽ duy trì hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, tức là doanh nghiệp không có ý định và không bị buộc phải ngừng hoạt động hoặc thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động kinh doanh của mình.

Nguyên tắc này trong hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng nghĩ là việc ghi nhận và phản ánh tài sản, thu nhập và chi phí của doanh nghiệp sẽ được tính theo giá gốc, chứ không phải theo giá thị trường. Mặc dù giá thị trường của tài sản có thể thay đổi theo thời gian, nhưng doanh nghiệp hoạt động liên tục và tài sản được sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh, không để bán. 

Do đó, giá thị trường không phù hợp để ghi nhận trong báo cáo tài chính. Nếu doanh nghiệp chuẩn bị sáp nhập hoặc giải thể, nguyên tắc hoạt động liên tục sẽ không áp dụng và việc hạch toán sẽ thực hiện theo giá thị trường.

Nguyên tắc thận trọng

Nguyên tắc thận trọng trong hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng cần sự xem xét kỹ lưỡng, đánh giá cân nhắc và đưa ra những dự đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong những tình huống không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng yêu cầu việc ghi nhận sự tăng vốn chủ sở hữu chỉ được thực hiện khi có bằng chứng chắc chắn và việc ghi nhận sự giảm vốn chủ sở hữu phải được thực hiện ngay khi có bằng chứng về khả năng xảy ra.

Nguyên tắc giá gốc

Nguyên tắc giá gốc yêu cầu rằng tài sản ghi nhận dựa trên giá gốc. Giá gốc của tài sản được xác định dựa trên số tiền hoặc giá trị tương đương tiền đã trả, đang phải trả hoặc được tính theo giá trị hợp lý của tài sản tại thời điểm tài sản được ghi nhận.

Nguyên tắc phù hợp

Nguyên tắc phù hợp đòi nêu rõ việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận doanh thu, cần ghi nhận đồng thời chi phí tương ứng liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu bao gồm chi phí trong kỳ tạo ra doanh thu cũng như chi phí trong các kỳ trước đó hoặc chi phí đã phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.

Cách hạch toán chi phí cho thuê văn phòng hợp lý

Với những hình thức thanh toán khác nhau sẽ có cách hạch toán cho thuê văn phòng khác nhau:

Thanh toán trước chi phí:

Khi doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thanh toán chi phí thuê văn phòng dựa trên hóa đơn, chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê, quá trình hạch toán sẽ ghi nợ vào tài khoản 331 và ghi có vào tài khoản 111 hoặc 112.

Thanh toán chi phí hàng tháng:

Khi doanh nghiệp áp dụng thanh toán chi phí văn phòng hàng tháng, quá trình hạch toán sẽ được thực hiện như sau: Bộ phận kế toán sẽ ghi nợ vào tài khoản 154, 627, 641, và 642.

Ngoài ra, bộ phận kế toán cần phải xác định rõ về mục đích thuê văn phòng, lý do thuê văn phòng, và bộ phận của doanh nghiệp sử dụng văn phòng này. Sau đó, tiền thuê văn phòng sẽ được hạch toán vào tài khoản cụ thể, ghi có vào tài khoản 111, 112, hoặc 331.

Thanh toán chi phí trả sau:

Trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng việc thuê văn phòng và chi phí được trả sau hoặc khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn sau, quá trình hạch toán sẽ diễn ra như sau:

Hạch toán theo từng tháng:

• Ghi nợ vào các tài khoản 154, 627, 641, 642.
• Ghi có vào tài khoản 335.

Khi doanh nghiệp đã nhận hóa đơn:

• Ghi nợ vào tài khoản 335.
• Ghi có vào tài khoản 111 hoặc 112 (trường hợp thanh toán) hoặc ghi có vào tài khoản 331 (trường hợp nhận hóa đơn).

Hướng dẫn cách hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng

Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng cũng có nhiều trường hợp như sau:

Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng chưa được thực hiện

Khi nhận tiền trả trước:

• Ghi nợ vào tài khoản 111 hoặc 112: Số tiền tổng nhận thanh toán trước.
• Ghi có vào tài khoản 3387: Doanh thu chưa thực hiện (giá net).
• Ghi có vào tài khoản 33311: Thuế GTGT phải nộp.

Hạch toán doanh thu theo kỳ:

• Ghi nợ tài khoản 3387 về doanh thu chưa thực hiện.
• Ghi có tài khoản 511 về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Trường hợp hủy/ thanh lý hợp đồng và trả lại tiền thuê còn thừa cho khách:

• Ghi nợ tài khoản 3387 về doanh thu chưa thực hiện.
• Ghi nợ vào tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp,
• Ghi có vào tài khoản 111 hoặc 112: Số tiền trả lại.

Hạch toán doanh thu theo phương thức trả chậm hoặc trả góp

Khi bán trả chậm hoặc trả góp:

• Ghi nợ vào tài khoản 111, 112, 331.
• Ghi có vào tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Ghi có tài khoản 3387: Doanh thu chưa thực hiện.
• Ghi có vào tài khoản 3331: Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước.

Hạch toán hàng kỳ:

• Ghi nợ tài khoản 3387 về doanh thu chưa thực hiện.
• Ghi có tài khoản 515 về doanh thu hoạt động tài chính.

Khi thực thu tiền bán hàng trả chậm hoặc trả góp, bao gồm cả chênh lệch giữa doanh thu bán trả chậm, trả góp và bán trả ngay:

• Ghi nợ vào tài khoản 111, 112.
• Ghi có vào tài khoản 131: Phải thu khách hàng.
• Ghi nhận giá vốn hàng bán.
• Ghi nợ vào tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.
• Ghi có vào tài khoản 154, 155, 156, 157.

Hạch toán doanh thu văn phòng trả theo tháng

Khi hạch toán doanh thu trả hàng tháng, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận ngay khi nhận tiền:

• Có TK 111, 112: Tiền cho thuê.
• Nợ TK 632: Doanh thu bán hàng.

Hạch toán tiền thuê nhà là nghiệp vụ quen thuộc với kế toán tuy nhiên vẫn có thể xảy ra nhầm lẫn do xác định sai hình thức trả tiền thuê nhà hoặc sai loại tài khoản. Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn biết cách hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng chính xác hơn.

Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn về dịch vụ cho thuê văn phòng, liên hệ với Hữu Toàn Office để được giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn