Một số chi phí văn phòng bạn nên biết tránh mất tiền oan

Các chi phí liên quan đến việc thuê văn phòng là một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận trước khi quyết định thuê. Hiểu rõ về các loại chi phí sẽ giúp bạn kiểm soát về tài chính, tránh vượt quá ngân sách thuê văn phòng. Bài viết dưới đây của Hữu Toàn Office sẽ chia sẻ tới bạn một số chi phí văn phòng bạn nên biết tránh mất tiền oan.

Mặt bằng

Chi phí mặt bằng là chi phí cố định trong suốt thời gian thuê, theo đúng thời hạn của hợp đồng thuê. Chi phí này bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng: Đây là số tiền không thay đổi theo thời gian trong hợp đồng thuê.
• Phí dịch vụ hoặc phí quản lý: Bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến việc sử dụng các dịch vụ và tiện ích mà tòa nhà văn phòng cung cấp. Phí quản lý này thường bao gồm các dịch vụ như an ninh, lễ tân, vệ sinh, nước sử dụng trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa ở các khu vực công cộng, cũng như chi phí vận hành và bảo trì thang máy, chăm sóc cảnh quan và một số dịch vụ khác.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT): Là một khoản thuế được tính trên giá trị của các hàng hóa và dịch vụ, cũng được áp dụng trong trường hợp chi phí thuê văn phòng.

Các chi phí vận hành

Tùy thuộc vào tình hình và nhu cầu thuê văn phòng của bạn, các chi phí vận hành thường có như sau

• Chi phí gửi xe: Mỗi tòa nhà văn phòng đều có quy định riêng về bãi đỗ và gửi xe cho ô tô, xe máy,… Một số tòa nhà có dịch vụ miễn phí, trong khi một số khác thu phí. Phí thu có thể được tính theo diện tích hoặc theo số lượng chiếc (đối với xe máy và ô tô).
• Chi phí điều hòa: Ở các tòa nhà văn phòng hạng A hoặc B, chi phí điều hòa thường được tính trong chi phí tiền điện. Tuy nhiên, ở các tòa nhà hạng C, chi phí điều hòa có thể được tính riêng biệt. Bạn sẽ phải thanh toán chi phí này tùy thuộc vào loại điều hòa, thời gian sử dụng và độ mới cũ của thiết bị.
• Chi phí điện, nước: Chi phí điện và nước là một phần tự nhiên của doanh nghiệp và phải được thanh toán dựa trên lượng sử dụng trong mỗi tháng.

Xem thêm bài viết:

Cách đánh giá văn phòng cho thuê mới nhất

Tiền thuê hàng năm – chi phí văn phòng 

Với hợp đồng thuê văn phòng có thời hạn 3 năm, thường chủ tòa nhà sẽ quy định giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh sau 2 năm, tăng hoặc giảm tùy thuộc vào biến động của thị trường.

Bảo dưỡng và sửa chữa

Việc bảo dưỡng văn phòng bao gồm quá trình sửa chữa, thay thế, khắc phục, và bổ sung các trang thiết bị và nội thất mới, nhằm tối ưu hóa không gian làm việc để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Chi phí sửa chữa văn phòng thường bao gồm các khoản chi phí sau:

• Chi phí tháo dỡ và phá bỏ những hạng mục cũ.
• Chi phí thi công lắp đặt, sửa chữa trần thạch cao, tường.
• Chi phí sơn lại văn phòng.
• Chi phí sửa chữa, thi công chống dột, chống thấm, khắc phục các vết vỡ, nứt.
• Chi phí thi công hệ thống vách ngăn, tường.
• Chi phí thiết kế, nội thất văn phòng.
• Chi phí thi công hệ thống cửa, ốp lát nền, rèm cửa, hệ thống cách âm,…

Chi phí sửa chữa và cải tạo văn phòng thường là một khoản chi phí lớn. Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng việc sửa chữa văn phòng thuê phải tuân thủ các nguyên tắc mà chủ đầu tư đề ra, như không làm thay đổi cấu trúc gốc của văn phòng, tuân thủ các quy định về an toàn phòng cháy và các quy định xây dựng pháp luật liên quan. 

Chuyển nhượng văn phòng

Chi phí chuyển nhượng văn phòng có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và loại hình giao dịch. Thường bao gồm giá thuê hoặc giá mua văn phòng mới, chi phí pháp lý cho luật sư, chi phí sửa chữa, vận chuyển các tài sản, chi phí điều chỉnh hợp đồng, và các khoản phí khác như kiểm tra tài sản và phí tiện ích. 

Cụ thể, chi phí sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như khu vực, kích thước văn phòng, và điều kiện cụ thể của giao dịch chuyển nhượng văn phòng.

Gia hạn hợp đồng

Chi phí gia hạn hợp đồng thuê văn phòng thường bao gồm tiền thuê mới cho giai đoạn tiếp theo, có thể kèm với phí gia hạn cố định hoặc phần trăm giá thuê. Các chi phí khác như cập nhật giá thuê, dịch vụ, tiện ích, sửa chữa và các điều kiện khác cũng có thể được điều chỉnh. Mức chi phí phụ thuộc vào điều kiện đặc biệt trong hợp đồng và sự thương lượng giữa bên thuê và bên cho thuê.

Xem thêm bài viết: 9 Tip đàm phán khi thuê văn phòng giúp bạn có lợi thế

Trên đây là những loại chi phí khi thuê văn phòng bạn nên biết để tránh mất tiền oan. Nếu vẫn còn thắc mắc về chi phí thuê văn phòng, hoặc đang tìm kiếm một văn phòng uy tín, hãy liên hệ ngay với Hữu Toàn Office để được tư vấn trực tiếp.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn