Thuê văn phòng đại diện có phải đăng ký?

Doanh nghiệp khi thuê văn phòng đại diện để mở rộng hoạt động kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ tại một khu vực mới thường có thắc mắc liệu thuê văn phòng đại diện có phải đăng ký? Việc đăng ký văn phòng đại diện không chỉ ảnh hưởng đến quy trình hành chính mà còn đảm bảo sự tuân thủ theo quy định pháp luật. 

Thuê văn phòng đại diện có phải đăng ký?

Theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện cần phải có mã số thuế và thực hiện quy trình đăng ký thuế. Quy định này áp dụng cả đối với cả văn phòng đại diện và người nộp thuế nói chung. Trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh, văn phòng đại diện phải thực hiện việc đăng ký thuế và nhận mã số thuế từ cơ quan thuế.

Mặc dù văn phòng đại diện không trực tiếp tham gia vào hoạt động thương mại và không phải nộp báo cáo thu nhập doanh nghiệp theo chế độ kiểm toán của Việt Nam, nhưng vẫn phải duy trì sổ sách ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt. Điều này giúp giải trình và theo dõi các luồng tiền chuyển từ công ty mẹ vào văn phòng đại diện.

Do đó, văn phòng đại diện cần phải thực hiện quy trình đăng ký thuế và nhận mã số thuế theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 30 của Luật Quản lý thuế năm 2019.

Xem thêm bài viết:

Một số chi phí văn phòng bạn nên biết tránh mất tiền oan

Cách đánh giá văn phòng cho thuê chi tiết nhất

Mức phạt khi không đăng ký văn phòng đại diện đúng quy định

Khi thành lập một văn phòng đại diện cần phải đăng ký với cơ quan kinh doanh. Không tuân theo quy định này, bạn sẽ phải đối mặt với việc bị phạt, với mức phạt dao động từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng và buộc phải đăng ký.

Văn phòng đại diện chức năng là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích này. Do đó, văn phòng đại diện không hoạt động kinh doanh và không phải nộp thuế môn bài, cũng không cần thực hiện báo cáo thuế. Tuy nhiên, văn phòng đại diện phải đáp ứng nghĩa vụ nộp báo cáo thường niên cho cục thuế.

Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn mở văn phòng đại diện trong cùng tỉnh hoặc ở tỉnh khác, tùy thuộc vào mục tiêu và nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu bạn cần thực hiện nghiên cứu thị trường hoặc quảng bá thương hiệu, việc thành lập văn phòng đại diện là một lựa chọn hợp lý.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh cụ thể, bạn có thể xem xét việc thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Văn phòng đại diện phải nộp các loại thuế nào?

Văn phòng đại diện phải thực hiện tính toán các khoản khấu trừ thuế, kê khai thuế, và quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong quá trình thanh toán các khoản như lương, thưởng, phí dịch vụ. Đồng thời, văn phòng đại diện cũng phải lập các bản tài chính nội bộ để gửi cho công ty mẹ. 

Các loại thuế mà văn phòng đại diện cần phải nắm rõ bao gồm:

Thuế môn bài

Đối với văn phòng đại diện chỉ thực hiện các công việc hành chính và xúc tiến thương mại, không tham gia vào các hoạt động kinh doanh, mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, và không ký kết hợp đồng thì không phải chịu thuế môn bài. Đối với văn phòng đại diện thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, cần nộp lệ phí môn bài.

Thuế giá trị gia tăng (VAT)

Nếu văn phòng đại diện không trực tiếp tham gia mua bán hàng và không có doanh thu, thì kê khai thuế GTGT tập trung tại trụ sở chính của công ty mẹ. Hóa đơn liên quan đến chi phí hoạt động của văn phòng đại diện có thể được khấu trừ thuế VAT, nếu đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế.

Thuế thu nhập cá nhân

Trong trường hợp văn phòng đại diện trực tiếp chi trả lương cho nhân viên, cần đăng ký, khấu trừ thuế, và nộp thuế thu nhập cá nhân. Nếu công ty mẹ chi trả lương cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện, công ty mẹ sẽ chịu trách nhiệm nộp thuế tập trung tại trụ sở của mình.

Như vậy, khi muốn mở văn phòng đại diện thì phải tiến hành thủ tục đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh. Thủ tục đăng ký không phức tạp nhưng sẽ tốn nhiều thời gian và công sức đối với những ai chưa có kinh nghiệm trong vấn đề này. 

Trên đây là nhưng thông tin về bài viết Thuê văn phòng đại diện có phải đăng ký? Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và thủ tục được giải quyết nhanh chóng, bạn có thể sử dụng dịch vụ Hữu Toàn Office qua thông tin dưới đây:

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn