Kinh nghiệm những việc cần làm khi khách đến văn phòng

Một trong những lý do khiến doanh nghiệp có thể thuyết phục, ký kết hợp đồng với đối tác chính là thể hiện sự chuyên nghiệp khi đón tiếp. Vậy những việc cần làm khi khách đến văn phòng là gì? Cùng theo dõi bài viết sau để biết những việc cần làm khi khách đến văn phòng Hữu Toàn Office nhé.

Quy định tiếp khách ở văn phòng quan trọng như thế nào? 

Tiếp đón khách hàng là một trong những hoạt động quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp ngày nay. Mục đích của việc này là mở rộng và duy trì mối quan hệ với đối tác và khách hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tiếp khách một cách chuyên nghiệp, điều này có thể ảnh hưởng đến quá trình hợp tác và làm giảm chất lượng mối quan hệ giữa hai bên. 

Do đó, các doanh nghiệp cần thiết lập quy định cụ thể và quy trình hướng dẫn nhân viên tiếp khách hàng và đối tác một cách chuyên nghiệp. Qua đó giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô và phát triển mạnh mẽ.

Quy định về tiếp khách ở văn phòng

Quy trình tiếp khách tại văn phòng cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Nhân viên và phòng ban cần tuân thủ quy định giao tiếp với khách hàng theo nguyên tắc được công ty đề ra, đặt biệt chú trọng đến sự nhiệt tình và bình đẳng trong tương tác với đối tác và khách hàng
• Mọi hoạt động và kế hoạch đón tiếp cần tuân thủ theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty. Việc phân công rõ ràng và tận dụng tính chủ động của các phòng ban và nhân viên trong triển khai hoạt động là quan trọng
• Quá trình đón tiếp khách hàng yêu cầu sự phối hợp giữa các phòng ban và các thành viên liên quan để đảm bảo sự thống nhất trong mọi tương tác và thông tin truyền đạt
• Quy trình đón tiếp khách hàng cần được chuẩn bị một cách cẩn thận, bao gồm việc kiểm soát tốt tình hình và chủ động xử lý mọi vấn đề phát sinh để đạt được hiệu quả tốt nhất
• Các bộ phận và phòng ban cần quản lý mọi rủi ro có thể phát sinh trong quá trình đón tiếp khách hàng, nhằm tránh ảnh hưởng đến mối quan hệ và mất mát khách hàng tiềm năng
• Tất cả các chi phí phát sinh cần được thông qua sự chấp thuận của ban lãnh đạo để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình đón tiếp khách hàng

Xem thêm:

• Những món ăn sáng cho dân văn phòng được yêu thích nhất
• Lưu ý thuê văn phòng chi tiết những thông tin quan trọng

Trình tự đón tiếp khách đến văn phòng

Quy trình đón khách đến văn phòng sẽ được điều chỉnh tùy thuộc vào đối tượng khách hàng cụ thể và được thực hiện theo các bước sau đây:

Với khách hàng thông thường 

Khách hàng thường là những trường hợp mới hoặc đã từng hợp tác với công ty, nhưng thường là trong các giao dịch nhỏ. Khi các bộ phận thống nhất lịch hẹn với khách, thông tin cần được thông báo đến nhân sự hoặc lễ tân và bộ phận quản lý đón tiếp khách hàng để họ có thể nắm bắt thông tin và chuẩn bị một cách chu đáo. Các thông tin cần được chia sẻ với bộ phận đón tiếp bao gồm tên khách hàng, đơn vị công tác, người cần gặp, mục đích làm việc và thời gian hẹn.

Khi khách hàng đến công ty, nhân viên nhân sự hoặc lễ tân có trách nhiệm chào đón và hướng dẫn khách hàng gặp bộ phận tổ chức để tiến hành công việc. 

Có hai trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Khách có hẹn trước:

Nhân viên phải thể hiện sự lịch sự, hỏi về nhu cầu của khách hàng và kiểm tra thông tin. Sau đó, họ sẽ dẫn khách đến phòng chờ, chuẩn bị nước và thông báo cho người chịu trách nhiệm làm việc với khách.

Trường hợp 2: Khách không có hẹn trước:

Để tránh trường hợp lừa đảo hoặc việc làm xấu, bộ phận nhân sự hoặc lễ tân sẽ mời khách vào phòng chờ, hỏi thông tin và sau đó liên hệ với bộ phận liên quan để xác nhận. Nếu thông tin chính xác, họ sẽ đưa khách gặp nhân sự để tiến hành cuộc trao đổi. Trong trường hợp không thể liên hệ được với người khách hoặc bộ phận đón tiếp từ chối gặp, nhân sự hoặc lễ tân sẽ xin lại thông tin liên hệ để tiếp tục liên lạc sau cùng thông báo lại cho bộ phận liên quan để xử lý tình huống này ngay lập tức.

Với khách hàng VIP

Khách VIP đại diện cho những đối tác quan trọng, thường xuyên tham gia vào việc ký kết các hợp đồng hay dự án lớn và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với ban lãnh đạo của công ty. Vì vậy, quá trình đón tiếp khách VIP sẽ được quản lý và chỉ đạo bởi cấp lãnh đạo. Thông thường, quy trình tiếp khách VIP sẽ diễn ra như sau:

Bước 1: Lên kế hoạch

Dưới đây là các bước chuẩn bị cho buổi đón tiếp khách:

• Xác định số lượng khách và ghi thông tin cá nhân của họ
• Đặt ra thời điểm chính xác cho buổi đón tiếp khách hàng
• Xác định nội dung chính của buổi tiếp khách
• Lên kế hoạch dự kiến cho các vấn đề có thể phát sinh, bao gồm chỗ ở, phương tiện đi lại và sinh hoạt cho khách nếu cần thiết
• Xác định thành viên tham gia tiếp khách và chỉ định người chủ trì
• Chuẩn bị những nội dung đặc biệt theo yêu cầu để đảm bảo phù hợp với tính chất của cuộc gặp gỡ
• Gửi bản kế hoạch lên ban lãnh đạo để nhận phê duyệt hoặc yêu cầu điều chỉnh

Bước 2: Chuẩn bị đón khách 

• Nhân sự và các phòng ban có liên quan sẽ phải kiểm soát tiến độ và thực hiện các công việc đón tiếp khách hàng theo kế hoạch đã đề ra
• Trong trường hợp buổi tiếp khách liên quan đến một bộ phận chuyên môn cụ thể, cần có sự phối hợp chặt chẽ với người phụ trách bộ phận đó để đảm bảo quá trình đàm phán và trao đổi giữa hai bên diễn ra suôn sẻ

Bài viết trên đây đã cung cấp đến cho bạn đọc những việc cần làm khi khách đến văn phòng. Hy vọng sẽ giúp bạn có thể nắm rõ, áp dụng phù hợp cho việc đón tiếp khách hàng. Để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác, bạn hãy thường xuyên truy cập vào website Hữu Toàn Office – cho thuê văn phòng nhé.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn