Lưu ý thuê văn phòng chi tiết những thông tin quan trọng

Tìm thuê văn phòng là bước quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên khi tìm thuê văn phòng, doanh nghiệp thường gặp phải những sai lầm khiến việc thuê văn phòng không đạt hiệu quả như mong muốn. Dưới đây Hữu Toàn Office sẽ chia sẻ tới bạn những lưu ý khi thuê văn phòng Hữu Toàn Office cần nhớ để có được văn phòng phù hợp.

1. Đừng chỉ quan tâm về giá thuê văn phòng

Khi tìm kiếm văn phòng, nhiều doanh nghiệp và khách thuê thường chỉ chú ý đến giá thuê văn phòng, so sánh giá cao thấp mà quên rằng giá thuê chỉ là một phần của tổng chi phí cần thanh toán để duy trì một không gian làm việc. Do đó, không nên chọn tòa nhà chỉ dựa trên việc so sánh giá thuê. Bạn cần tính đến tổng số chi phí bao gồm:

• Giá thuê văn phòng
• Phí dịch vụ
• Tiền điện
• Phí gửi đỗ xe ô tô, xe máy
• Chi phí làm việc ngoài giờ
• Thuế VAT

Chỉ khi tổng hợp và ước lượng được tổng chi phí, bạn mới có thể đánh giá chính xác nhất về chi phí thuê văn phòng và có thể chọn được tòa nhà phù hợp nhất với tài chính của doanh nghiệp.

2. Đừng vội đặt cọc giữ chỗ

Trình tự quá trình đàm phán thuê văn phòng bao gồm hai bước chính:

Bước 1: Ký thư mời thuê và thanh toán tiền đặt cọc giữ chỗ, tương đương với 1 tháng tiền thuê văn phòng.

Bước 2: Ký Hợp đồng thuê văn phòng và thanh toán tiền đặt cọc tiếp theo, tương đương với 2 tháng tiền thuê.

Tuy nhiên, thực tế là hầu hết các tòa nhà không quy định đầy đủ về chi phí mà khách hàng cần thanh toán trong thư mời thuê. Do đó, có thể xảy ra nhầm lẫn và tính toán sai tổng chi phí. Để tránh tình trạng này, bạn nên yêu cầu chủ tòa nhà cung cấp dự thảo Hợp đồng trước và thực hiện đàm phán về mọi vấn đề liên quan đến chi phí và điều khoản trước khi tiến hành thanh toán đặt cọc.

Xem thêm:

• Nội dung xuất hóa đơn cho thuê văn phòng chi tiết A-Z
  Nên lựa chọn văn phòng tại nhà hay văn phòng chuyên nghiệp

3. Cân nhắc những đề xuất khác

Không phải mọi tòa nhà đều có khả năng linh hoạt trong việc giảm giá thuê văn phòng, giảm giá quá mức cũng có thể ảnh hưởng đến quyền lợi của những khách hàng hiện tại đang sử dụng văn phòng tại tòa nhà đó. 

Thay vì chỉ tập trung vào việc đàm phán giá thuê, bạn có thể chuyển hướng đàm phán đối với các khoản chi phí khác, bởi tổng chi phí mà khách hàng phải chi trả thường bao gồm tất cả các chi phí được quy định trong hợp đồng. Có thể xem xét và đàm phán một số ưu đãi như:

Chi phí ngoài giờ:

Các tòa nhà thường áp dụng các phương pháp tính chi phí làm thêm ngoài giờ khác nhau. Hiện nay, có 3 cách chính để tính phí làm thêm ngoài giờ:

• Tính theo văn phòng
• Tính theo diện tích thuê
• Tính theo thiết bị sử dụng

Thường thì cách tính theo diện tích thuê văn phòng có thể tiết kiệm chi phí hơn so với cách tính theo thiết bị sử dụng. Tuy nhiên, một số tòa nhà có thể miễn phí làm thêm ngoài giờ cho khách hàng không sử dụng điều hòa trung tâm. Do đó, doanh nghiệp nên xác định nhu cầu làm việc ngoài giờ của mình để đàm phán một phương thức tính phí hợp lý nhất.

Trong trường hợp tòa nhà tính phí làm thêm ngoài giờ dựa trên sử dụng điều hòa và không thể thương lượng giảm chi phí, doanh nghiệp có thể tự lắp đặt điều hòa cục bộ (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép) để giảm thiểu chi phí làm thêm ngoài giờ.

Đàm phán phí ngoài giờ dựa theo diện tích:

Nếu chi phí ngoài giờ tòa văn phòng được tính dựa trên diện tích, doanh nghiệp có thể tận dụng diện tích thuê để đàm phán chi phí. Nếu diện tích thuê văn phòng lớn, có thể xin ưu đãi giảm chi phí làm ngoài giờ. Hoặc nếu tòa nhà tính theo tổng diện tích văn phòng, doanh nghiệp có thể thương lượng giảm mức phí. Thường các đơn vị thuê văn phòng lớn và có hợp đồng dài hạn, chủ tòa nhà sẽ ưu tiên và quá trình đàm phán cũng trở nên dễ dàng hơn.

Xin ưu đãi phí ngoài giờ:

Nhiều tòa nhà không xác định mức giá cụ thể cho việc làm thêm ngoài giờ, thường dựa vào sự thỏa thuận giữa khách thuê và chủ tòa nhà. Điều này tạo cơ hội cho khách thuê văn phòng đàm phán những điều khoản và ưu đãi lợi ích nhất cho họ. Các thỏa thuận thường được thiết lập để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên, và đối với những doanh nghiệp thường xuyên làm thêm ngoài giờ, có thể xem xét và đàm phán về thời gian tính giờ làm việc hành chính để đạt được điều kiện thuận lợi hơn.

4. Những thông tin cần tìm hiểu

Để đạt được kết quả có lợi khi đàm phán với chủ tòa nhà, doanh nghiệp cần nắm rõ các thông tin sau:

Ưu nhược điểm văn phòng cho thuê:

Đây là thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp xác định những điểm mạnh và yếu, từ đó có thể thực hiện cuộc đàm phán một cách hiệu quả. Doanh nghiệp có thể yêu cầu đối tác tư vấn tổng hợp thông tin về tòa nhà, đưa ra đánh giá chi tiết về các ưu và nhược điểm, tạo nên cơ sở dữ liệu đầy đủ để dựa vào trong quá trình đàm phán. Ví dụ như vị trí không trung tâm và giao thông không thuận tiện, giúp đàm phán giá thuê giảm xuống. Hoặc, mặt bằng không vuông vức, có nhiều góc chết, cũng có thể làm cơ sở để đề xuất giảm giá thuê.

Diện tích mặt bằng trống ở tòa nhà nhiều hay ít:

Trong trường hợp tòa nhà có nhiều diện tích trống, chủ tòa nhà thường sẽ có nhiều ưu đãi hơn để thu hút doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thuyết phục chủ tòa nhà để đạt được những điều khoản thuận lợi cho mình.

Mặt bằng muốn thuê đã trống lâu hay chưa:

Với những mặt bằng đã trống lâu, thường các chủ tòa nhà sẽ khuyến khích việc đàm phán và cho thuê văn phòng với mong muốn đạt được kết quả tốt nhất. Vì mặt bằng trồng trong thời gian dài có nghĩa là doanh thu của chủ tòa nhà đã bị ảnh hưởng, bạn sẽ có lợi thế trong quá trình đàm phán. Ngược lại, đối với các mặt bằng mới trống, doanh nghiệp có thể tận dụng tâm lý của chủ tòa nhà, hướng đến mong muốn cho thuê nhanh để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Tỷ lệ chuyển đổi của khách thuê văn phòng:

Thông thường, khi một tòa nhà có diện tích trống, trừ khi đó là một tòa nhà mới chưa đi vào hoạt động, thì thường sẽ có một số đơn vị mới chuyển đến thuê văn phòng. Trong trường hợp tòa nhà có tỷ lệ chấm dứt hợp đồng thuê cao, chủ tòa nhà thường có chiến lược kích cầu và cung cấp nhiều ưu đãi hơn cho khách thuê.

Giá thuê và chi phí khác của những tòa nhà cùng khu vực:

Nếu giá thuê của tòa nhà mà bạn quan tâm cao hơn so với mức giá trung bình của khu vực, bạn có thể sử dụng thông tin này để đàm phán giảm giá.

Trên đây là những thông tin mà bạn cần tổng hợp khi đàm phán thuê văn phòng để có lợi thế trong cuộc đàm phán. Liên hệ ngay với Hữu Toàn Office để được hỗ trợ thuê văn phòng tốt nhất.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn