Nội dung xuất hóa đơn cho thuê văn phòng chi tiết A-Z

Các cá nhân, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng không chỉ nắm rõ các loại hóa đơn mà còn lưu ý về thời điểm xuất hóa đơn thuê văn phòng. Điều này giúp đảm bảo các hoạt động kinh doanh văn phòng tuân thủ quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn. Hãy cùng tìm hiểu quy định cụ thể về nội dung xuất hóa đơn cho thuê văn phòng Hữu Toàn Office đúng chuẩn ngay sau đây.

Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng

Hóa đơn bán hàng thường được phát hành từ bên bán. Trong trường hợp của hóa đơn cho thuê văn phòng, người cho thuê sẽ là người phát hành. Thông thường, hóa đơn này được xuất sau khi doanh nghiệp đi thuê đã thanh toán tiền cọc hoặc tiền thuê theo hợp đồng. Người cho thuê thường sẽ xác nhận trên hóa đơn, ví dụ như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này có tác dụng tương tự như biên lai hay giấy biên nhận thanh toán.

Với hóa đơn VAT, thời điểm xuất hóa đơn phụ thuộc vào loại hoạt động:

• Bán hàng hóa: hóa đơn GTGT được viết khi quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao
• Cung ứng dịch vụ: hóa đơn GTGT có thể được viết khi dịch vụ được cung ứng hoặc khi thu tiền (trong trường hợp thu được tiền trước)

Nguyên tắc xuất hóa đơn cho văn phòng

Khi viết hóa đơn GTGT, kế toán cần hướng dẫn theo các quy định tại điểm 1, điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

• Hóa đơn GTGT phải được lập khi doanh nghiệp thực hiện bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, bao gồm cả trường hợp bán hàng khuyến mãi, hàng mẫu, quảng cáo và các hoạt động khác
• Nội dung trên hóa đơn GTGT phải phản ánh đúng các giao dịch kinh tế phát sinh. Hóa đơn không được tẩy xóa hoặc sửa chữa. Việc viết chỉ được thực hiện bằng một màu mực không phai, không sử dụng mực đỏ. Phải tuân thủ việc viết chữ số và chữ viết liên tục, không ngắt quãng, không được viết đè lên phần chữ viết sẵn và phần gạch chéo chỗ trống (nếu có)
• Hóa đơn GTGT thường được lập thành nhiều liên, thông thường là 3 liên. Liên 1 dành cho người bán, liên 2 sẽ dành cho người mua
• Hóa đơn giá trị gia tăng cần được lập theo liên tục từ số nhỏ đến số lớn, đảm bảo sự thuận tiện và hệ thống hóa quản lý

Xem thêm:

• Nên lựa chọn văn phòng tại nhà hay văn phòng chuyên nghiệp
  Tiêu chuẩn ánh sáng trong văn phòng làm việc hiệu quả 2024

Quy định xuất hóa đơn cho văn phòng

Doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ cần tuân thủ các quy định về việc lập hóa đơn và trao hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ, đảm bảo rằng hóa đơn được lập theo đúng các nội dung và chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.

Đối với doanh nghiệp là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì cần sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trong trường hợp bán hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

Tuy nhiên, quá trình xuất hóa đơn GTGT cần được thực hiện một cách hợp lý, chặt chẽ, và tuân thủ đúng nguyên tắc theo quy định của pháp luật và cơ quan tài chính để hóa đơn đó được cơ quan thuế chấp nhận.

Quy định về chứng từ với hóa đơn GTGT:

• Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hóa) cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào hoặc bán ra nếu Hợp đồng không chi tiết danh mục các mặt hàng
• Phiếu xuất kho và phiếu nhập kho đối với hàng hóa bán ra hoặc mua vào
• Phiếu thu, chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng
• Biên bản về thanh lý hợp đồng mua bán

Quy định xuất hóa đơn:

• Tất cả các văn bản và chứng từ phải được ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu theo quy định của pháp luật
• Xuất hóa đơn chỉ đối với hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch, Đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Trong quá trình xuất hóa đơn, cần chú ý ghi đúng mức thuế suất áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính đối với từng hàng hóa, dịch vụ. Việc chú ý đến cấu trúc câu chữ khi viết hóa đơn là quan trọng để tránh bị bắt nâng lên một mức thuế cao
• Một biện pháp nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra đối tác là kiểm tra trực tuyến thông tin về hoạt động kinh doanh của đối tác trên trang web của Sở Kế hoạch và Đầu tư và Tổng cục Thuế để đảm bảo tính minh bạch và đáng tin cậy trong quá trình giao dịch

Nội dung xuất hóa đơn cho thuê văn phòng

Nội dung xuất hoá đơn của bạn cần tuân thủ theo các quy định của Hợp đồng kinh tế, phải phù hợp với quy định của pháp luật và không chứa nội dung vô hiệu, đặc biệt là trong các trường hợp sau:

Hợp đồng cho thuê trọn gói:

Trong trường hợp hợp đồng quy định cho thuê văn phòng trọn gói, bao gồm các dịch vụ đi kèm trong suốt thời hạn thuê 10 năm và có điều khoản thanh toán định kỳ (theo năm hoặc hàng tháng/quý/6 tháng), số tiền thanh toán định kỳ đó được xem xét là doanh thu của bên cho thuê.

Hợp đồng giá thanh toán gồm tiền thuê và phí dịch vụ:

Trong trường hợp hợp đồng quy định giá thanh toán bao gồm tiền thuê văn phòng và phí dịch vụ theo thực tế sử dụng hàng tháng, trên hoá đơn hàng tháng cần rõ ràng ghi chú về 2 nội dung này: tiền thuê diện tích văn phòng và tiền dịch vụ.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mà không có chức năng kinh doanh điện, nước:

Trong trường hợp giấy chứng nhận đăng ký Kinh doanh của doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh điện, nước, doanh nghiệp vẫn có quyền xuất hoá đơn làm chứng từ hạch toán, kê khai thuế nếu hợp đồng có điều khoản về chi phí này, ví dụ: “Bên đi thuê thanh toán cho Bên cho thuê toàn bộ tiền điện, nước thực tế đã sử dụng.” Căn cứ vào số liệu trên đồng hồ đo điện nước và giá thanh toán cho nhà cung cấp, bên cho thuê xuất hoá đơn làm chứng từ hạch toán.

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã có được những kiến thức về nội dung xuất hóa đơn cho thuê văn phòng. Đây là một vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và việc tuân thủ các nghĩa vụ thuế. Vì thế, bạn cần chú ý đến các trường hợp cụ thể và áp dụng đúng quy định khi xuất hóa đơn.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn