Báo cáo văn phòng đại diện có cần thiết không?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Mục đích của văn phòng đại diện là địa chỉ liên lạc, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường. Do là đơn vị phụ thuộc, văn phòng đại diện sẽ cần lưu ý vấn đề kê khai, nộp thuế. Vậy báo cáo văn phòng đại diện Hữu Toàn Office có cần không? Cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Các loại báo cáo văn phòng đại diện cần làm

Văn phòng đại diện cần thực hiện báo cáo với sở công thương và báo cáo về lao động.

Báo cáo với sở công thương

Thời hạn: Ngày 30/01/N+1 là hạn nộp Báo cáo hoạt động của năm N.

Nơi nộp: Sở công thương cấp tỉnh (Tùy từng địa phương có thể nộp trực tiếp tại Sở Công thương, gửi bưu điện hoặc nộp online qua trang điện tử của Sở Công Thương)

Mẫu biểu: Báo cáo hoạt động theo Mẫu BC-1 ban hành kèm theo thông tư 11/2016/TT-BCT

Cơ sở pháp lý: Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thông tư 11/2016/TT-BCT

Trường hợp văn phòng đại diện của nước ngoài không thực hiện đúng báo cáo hoạt động hằng năm thì sẽ xử phạt vi phạm hành chính (Nghị định 98/2020/NĐ-CP): 

Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không báo cáo định kỳ hoặc báo cáo không trung thực về hoạt động của văn phòng đại diện với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp giấy phép theo quy định.

Các báo cáo về lao động và bảo hiểm

Khi thuê văn phòng, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài cũng cần thực hiện thủ tục về Lao động – Bảo hiểm như doanh nghiệp, bao gồm các thủ tục như:

• Đăng ký nội quy lao động
• Đăng ký kê khai bảo hiểm bắt buộc
• Báo cáo tình hình sử dụng lao động, báo cáo về bảo hiểm,…

Quy định nộp báo cáo văn phòng đại diện

Hiện nay, theo quy định của pháp luật, các văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam chỉ được yêu cầu báo cáo hoạt động của mình. Điều này được quy định tại khoản 1 điều 19 của Nghị định 72/2006/NĐ-CP, ngày 25 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ, chi tiết về Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam:

“Định kỳ hàng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 1 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, Chi nhánh gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình đến cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.”

Xem thêm:

• 5 Cách vệ sinh ghế văn phòng đơn giản nhanh chóng
• +100 Slogan văn phòng hay thúc đẩy tinh thần làm việc

Trong đó, thương nhân được hiểu như là tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại độc lập, thường xuyên và đã đăng ký kinh doanh. Thương nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam là thương nhân nước ngoài có Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại đây. Điều quan trọng cần lưu ý là nếu thương nhân nước ngoài thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam, doanh nghiệp này vẫn được xem là thương nhân Việt Nam, không phải thương nhân nước ngoài. 

Do đó, trong trường hợp của bạn, công ty bạn, là công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên có trụ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh, có thể được hiểu là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam. Do đó, công ty của bạn không được coi là thương nhân nước ngoài và không phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo hoạt động của chi nhánh.

Báo cáo nghĩa vụ thuế cho văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện sử dụng mã số thuế thay thế để khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân làm việc, hoặc khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà thầu, nhà thầu phụ nước ngoài.

Quy định này được xác định tại Điều 5 của Thông tư số 110/2015/TT-BTC ngày 28/7/2015. Văn phòng đại diện chỉ được đăng ký và thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử, trong đó bao gồm thủ tục kê khai và nộp thuế điện tử. Việc đăng ký, sử dụng chữ ký số và chứng thực số của văn phòng đại diện tuân theo quy định của Luật giao dịch điện tử, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn.

Lưu ý rằng văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh và không có doanh thu bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, do đó, không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn. Điều này áp dụng cho trường hợp văn phòng đại diện thanh lý tài sản.

Trong việc khai thuế TNCN, Trưởng văn phòng đại diện cần thực hiện theo quy định của Công văn 2364/TCT-TNCN. Nếu nhận thu nhập từ nước ngoài, Trưởng văn phòng đại diện Wakomas sẽ tự khai và quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế. Trong trường hợp nhận thu nhập do VPĐD tại Việt Nam chi trả, văn phòng đại diện này sẽ khấu trừ thuế TNCN và khai thuế với cơ quan thuế theo mẫu số 05/KK-TNCN và 05/QTT-TNCN, và có thể ủy quyền quyết toán thuế cho Trưởng văn phòng đại diện.

Báo cáo văn phòng đại diện không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn quan trọng để kiểm soát tài chính, xây dựng uy tín và đảm bảo môi trường kinh doanh lành mạnh. Điều này đồng nghĩa không chỉ với sự tuân thủ các quy định của pháp luật mà còn với sự phát triển bền vững của tổ chức trong thị trường ngày càng cạnh tranh.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn