Cách xử lý chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê nhà thuộc sở hữu cá nhân để làm không gian làm việc. Tuy nhiên, không phải lúc nào cả doanh nghiệp và chủ nhà cho thuê đều nắm vững quy định về khai thuế theo quy định của pháp luật. Vì thế, trong bài viết sau Hữu Toàn Office sẽ hướng dẫn cách xử lý chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn.

Chi phí thuê tài sản của cá nhân

Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi tiêu liên quan đến việc thuê tài sản từ cá nhân sẽ không được công nhận là chi phí khấu trừ trong việc tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Để có thể được coi là một khoản chi phí khấu trừ hợp lệ, các điều kiện sau cần phải thỏa mãn:

• Trong trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản từ cá nhân, thì việc ký kết một hợp đồng thuê tài sản và cung cấp các chứng từ liên quan đến việc thanh toán tiền thuê tài sản là bắt buộc.
• Trong trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản từ cá nhân và trong hợp đồng thuê đã có sự thỏa thuận rằng doanh nghiệp sẽ thay mặt cá nhân nộp thuế, thì hồ sơ cần gồm hợp đồng thuê tài sản, các chứng từ xác nhận thanh toán tiền thuê tài sản và các giấy tờ liên quan đến việc nộp thuế thay mặt cho cá nhân.
• Trong trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản từ cá nhân và trong hợp đồng thuê đã thỏa thuận rằng tiền thuê tài sản chưa bao gồm các khoản thuế và doanh nghiệp cam kết nộp thuế thay mặt cho cá nhân, thì số tiền thuê tài sản sẽ được tính vào tổng chi phí khấu trừ. Điều này bao gồm cả khoản thuế thay mặt cho cá nhân.

Xem thêm : Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Xử lý chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Việc doanh nghiệp thuê văn phòng của cá nhân cho thuê nhà thuộc trường hợp Cá nhân cho thuê tài sản. Vậy để ghi nhận được khoản phí này thì cần xét các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Tổng chi phí thuê văn phòng của doanh nghiệp không quá 100 triệu/ năm.

Những cá nhân cho thuê tài sản và thu nhập từ việc cho thuê nhà dưới 100 triệu đồng mỗi năm hoặc 8,4 triệu đồng mỗi tháng sẽ không cần thực hiện thủ tục khai thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Đồng thời, cơ quan thuế cũng không cấp hóa đơn xuất khẩu.

Để việc chi trả tiền thuê nhà là chi phí hợp lý để khấu trừ, bạn cần đảm bảo tuân thủ các yêu cầu sau đây:

• Chủ nhà chỉ cần nộp tiền thuế môn bài một lần trong năm với mức là 1 triệu đồng.
• Hồ sơ khai thuế môn bài phải được thực hiện bằng Tờ khai mẫu 01/MBAI theo Thông tư 156/2013/TT-BTC và nộp tại cơ quan Chi cục Thuế tại địa phương có nhà cho thuê.

Vì vậy, các chủ nhà cho thuê sẽ không phải nộp thuế TNCN và GTGT. Thay vào đó, họ chỉ cần nộp thuế môn bài. Đối với doanh nghiệp của bạn, việc này không đòi hỏi phải có hóa đơn GTGT hay chứng từ nộp thuế TNCN từ chủ nhà, tuy nhiên, bạn cần phải thiết lập và duy trì một bộ chứng từ đầy đủ, hợp lý và hợp lệ. Bộ chứng từ này bao gồm:

• Hợp đồng thuê nhà.
• Chứng từ chứng minh thanh toán tiền thuê nhà.
• Chứng từ nộp thuế môn bài từ chủ nhà, có thể do doanh nghiệp nộp thay cho chủ nhà hoặc chủ nhà tự thực hiện, sau đó cơ quan thuế sẽ cấp chứng từ nộp thuế để gửi lại cho doanh nghiệp.
• Bảng kê 01/TNDN: Bảng này cần được lập mỗi khi có khoản thanh toán tiền thuê nhà, và phải được lưu tại doanh nghiệp. Trên bảng kê phải có chữ ký của Giám đốc hoặc người được ủy quyền.

Xem thêm bài viết: Chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu có được không?

Trường hợp 2: Khi tiền thuê văn phòng của doanh nghiệp vượt quá 100 triệu đồng mỗi năm.

Quy định liên quan đến người chịu thuế: Đối tượng chịu thuế có thể là bên cho thuê nhà hoặc bên thuê nhà. Dựa theo chỉ dẫn tại khoản 1 và khoản 2 Điều 8 Thông tư số 92/2015/TT-BTC, có hai trường hợp cụ thể:

• Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp sẽ thực hiện việc khai thuế với cơ quan thuế.
• Bên thuê tài sản cần thực hiện khai thuế và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thoả thuận rằng bên thuê là người chịu trách nhiệm nộp thuế. Trước đây, theo quy định tại Điều 22 Thông tư số 156/2013/TT-BTC, người thuê nhà không cần khai thuế mà chỉ bên cho thuê tài sản mới thực hiện việc này với cơ quan thuế.

Quy định về các loại thuế và mức thuế cần nộp: Cá nhân có nhà cho thuê sẽ phải nộp các loại thuế sau:

• Thuế Môn Bài: Nếu việc thuê nhà xảy ra trong 6 tháng đầu năm, mức thuế là 1 triệu đồng/năm; trong trường hợp thuê trong 6 tháng cuối năm, mức thuế là 500.000 đồng/năm.
• Thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Mức thuế GTGT cần nộp = Doanh thu x 5%.
• Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN): Mức thuế TNCN cần nộp = Doanh thu x 5%.

Hồ sơ liên quan đến thuê nhà gồm có:

• Hợp đồng thuê nhà có thể được công chứng hoặc không bắt buộc.
• Bản sao công chứng của giấy chứng minh nhân dân của cá nhân cho thuê nhà.
• Tờ khai thuế cho thuê tài sản dựa theo Mẫu 01/TTS.
• Chứng từ nộp tiền thuế của chủ nhà hoặc chứng từ nộp thuế thay cho chủ nhà.
• Chứng từ chứng minh thanh toán tiền thuê văn phòng.

Các trường hợp chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Có 3 trường hợp chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn như sau:

Trường hợp 1: 

Cá nhân không kinh doanh cho doanh nghiệp thuê nên chỉ cần nộp thuế không cần hóa đơn.

Khi thuê nhà văn phòng đại diện từ cá nhân có doanh thu vượt quá 100 triệu đồng mỗi năm, bạn sẽ không phải cung cấp hóa đơn tài chính. Thay vào đó, công ty tự trích khấu trừ 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, cùng với thuế môn bài. Các khoản thuế này sẽ được nộp vào ngân sách quốc gia. Để thực hiện quy trình này, bạn cần chuẩn bị bộ tài liệu sau:

• Hợp đồng thuê nhà
• Chứng từ chứng minh thanh toán
• Chứng từ khấu trừ thuế
• Biên bản bàn giao nhà
• Nộp thuế môn bài
• Chứng từ khấu trừ thuế: Đây là cơ sở để công ty tính vào chi phí trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trường hợp 2:

Nếu tổng số tiền doanh nghiệp phải trả cho việc thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng mỗi năm: được miễn thuế thu nhập cá nhân (TNCN), thuế giá trị gia tăng (GTGT), và thuế môn bài. 

Đối với tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ gia đình, và cá nhân không kinh doanh bán hàng hoặc dịch vụ không chịu thuế giá trị gia tăng, hoặc không cần khai, nộp thuế giá trị gia trị gia tăng, cơ quan thuế không cung cấp hóa đơn.

Về thuế TNCN và thuế GTGT: Đối với cá nhân cho thuê tài sản, khi doanh thu không vượt quá 100 triệu đồng mỗi năm, các cá nhân này không phải nộp thuế giá trị gia tăng. Đồng thời, thuế thu nhập cá nhân không cần nộp sẽ được xác định dựa trên tổng doanh thu phát sinh trong năm dương lịch từ các hợp đồng cho thuê tài sản.

Các trường hợp miễn thuế môn bài:

• Cá nhân, hộ gia đình có hoạt động sản xuất, kinh doanh và có doanh thu hàng năm dưới 100 triệu đồng.
• Cá nhân, hộ gia đình có hoạt động sản xuất, kinh doanh không thường xuyên và không có địa điểm cố định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
• Cá nhân, hộ gia đình có hoạt động sản xuất muối.
• Tổ chức, cá nhân, hộ gia đình có hoạt động nuôi trồng, đánh bắt thủy, hải sản và dịch vụ hậu cần nghề cá.

Trường hợp 3:

Nếu tổng số tiền chi trả cho việc thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng mỗi năm và doanh nghiệp không nộp thuế thay chủ nhà: Cá nhân sẽ cần tự mua hóa đơn, nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Bộ hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng thuê văn phòng kèm theo bản sao chứng minh thư photo của chủ nhà.
• Biên bản về bàn giao văn phòng cho thuê.
• Chứng từ chứng minh thanh toán: nếu số tiền trên 20 triệu đồng thì phải chuyển khoản.
• Hóa đơn bán lẻ do cơ quan thuế cấp cho chủ nhà, được sử dụng bởi doanh nghiệp.
• Nếu tổng số tiền chi phí thuê văn phòng dưới 100 triệu đồng mỗi năm, các cá nhân cho thuê cần khai thuế và nộp thuế. Cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân.
• Khi doanh nghiệp thuê văn phòng để sử dụng làm văn phòng và thuê kho để lưu trữ hàng hóa, và có đầy đủ chứng từ theo quy định, chi phí thuê văn phòng này sẽ được hạch toán.
• Trong trường hợp doanh nghiệp phát sinh việc thuê để sử dụng làm địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh, cần thông báo với cơ quan thuế để đảm bảo rằng những chi phí phát sinh này sẽ không được coi là chi phí hợp lý.

Những lưu ý khi thuê văn phòng không có hóa đơn

Các vấn đề cần lưu ý khi thuê văn phòng không có hóa đơn:

• Bạn cần dành thời gian để lập ngân sách và xác định thời gian thuê văn phòng một cách hợp lý. Tùy thuộc vào ngân sách và kế hoạch kinh doanh của bạn, bạn có thể chọn thuê văn phòng cao cấp trong các tòa nhà hiện đại hoặc các văn phòng nhỏ trên phố. Chi phí thuê văn phòng sẽ ảnh hưởng đáng kể đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, vì vậy cần phải xác định ngân sách một cách cẩn thận và từ đầu.
• Vấn đề thứ hai cần quan tâm là địa điểm của văn phòng. Vị trí lý tưởng để đặt văn phòng phụ thuộc vào ngành kinh doanh và phong thủy. Vị trí thuận lợi về giao thông cũng sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm thuê văn phòng.
• Khi chọn diện tích văn phòng, bạn nên dựa vào số lượng nhân viên và kế hoạch chiến lược. Việc tính toán diện tích phải được thực hiện một cách cân nhắc để tránh xảy ra bất kỳ xung đột nào về hợp đồng.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về cách xử lý thuê văn phòng không có hóa đơn. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm thuê văn phòng.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn