Flexible Office Space là gì? Ưu điểm không gian làm việc linh hoạt

Không gian làm việc linh hoạt hay Flexible Office Space được xem là sự sáng tạo đột phá trong thập niên vừa qua. Các doanh nghiệp không còn phải lo lắng trong việc xác định diện tích không gian văn phòng với quy mô hoạt động. Bởi sự linh hoạt của Flexible Office Space phù hợp với nhiều loại hình tổ chức, bất kể doanh nghiệp đó lớn, vừa hay nhỏ.

Flexible Office Space là gì?

Flexible Office Space hay không gian văn phòng linh hoạt là dạng không gian làm việc được thiết kế để cung cấp cho nhân viên nhiều vị trí và phương thức làm việc đa dạng.

Khác với văn phòng truyền thống với các bàn làm việc cố định và được phân chia rõ ràng, nhân viên trong không gian văn phòng linh hoạt có thể chọn khu vực làm việc phù hợp nhất với loại công việc họ đang thực hiện tại thời điểm đó.

Không gian làm việc linh hoạt có khả năng dễ dàng thay đổi bố trí để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh biến đổi hoặc tăng giảm quy mô nhanh chóng phù hợp với các nhóm có quy mô khác nhau.

Những loại không gian làm việc động này thường được thiết kế để kết hợp với các sắp xếp làm việc linh hoạt, cho phép các nhóm làm việc tự do về địa điểm, thời gian và cách thức làm việc.

Không gian làm việc linh hoạt là gì?

Làm việc linh hoạt chỉ mô hình làm việc không tuân theo giờ hành chính hoặc địa điểm truyền thống. Điều này có thể bao gồm làm việc tại nhiều vị trí khác nhau trong cùng một văn phòng, làm việc từ xa tại nhà hoặc tại các không gian làm việc khác, cũng như làm việc bán thời gian hoặc theo giờ linh hoạt.

Những người làm việc linh hoạt không cần phải tuân theo những khung giờ làm việc cố định. Làm việc linh hoạt mang đến cơ hội cho mọi người làm việc theo cách và nơi họ mong muốn, từ đó cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Làm việc linh hoạt không chỉ đáp ứng nhu cầu riêng của nhân viên mà còn giúp công ty giảm chi phí và tận dụng tối đa không gian văn phòng. Với số lượng nhân viên ít hơn có mặt tại văn phòng cùng một lúc, doanh nghiệp có thể tạo ra các khu vực chung để các nhóm dễ dàng gặp gỡ và hợp tác, hoặc bố trí các khu vực yên tĩnh cho nhân viên tập trung làm việc với máy tính xách tay của mình.

Tiêu chí của Flexible Office Space

Flexible Office Space được thiết kế để thích ứng với các nhu cầu đặc thù và biến đổi của công ty vào bất kỳ thời điểm nào. Vì thế, mỗi văn phòng linh hoạt sẽ có sự khác biệt nhất định. Tuy nhiên, có một số yếu tố cơ bản mà hầu hết các không gian linh hoạt đều có, nhằm thúc đẩy tính linh hoạt và sự hợp tác.

Thiết kế không gian mở

Thiết kế không gian mở là yếu tố quan trọng của văn phòng linh hoạt, giúp tạo ra một môi trường làm việc thoáng đãng và năng động. Không gian mở loại bỏ các tường ngăn cách, cho phép bố trí linh hoạt, khuyến khích tương tác và hợp tác giữa nhân viên. Ánh sáng tự nhiên được tận dụng tối đa, các khu vực làm việc đa dạng như bàn làm việc nhóm, khu vực tiếp khách và góc thư giãn được bố trí phù hợp.

Khu vực yên tĩnh

Không gian làm việc linh hoạt chỉ định các khu vực yên tĩnh, nơi nhân viên có thể tập trung làm việc mà không bị gián đoạn. Các khu vực này có thể là các góc yên tĩnh trong tòa nhà hoặc các bốt điện thoại riêng tư, cách âm.

Khu vực làm việc thích nghi

Không gian văn phòng linh hoạt thường bao gồm các khu vực làm việc phi truyền thống. Bàn làm việc đứng trong các khu vực chung khuyến khích nhân viên di chuyển và sử dụng không gian một cách đa dạng. Những khu vực thư giãn như quầy bar cà phê và khu vực tiếp tân với ghế thoải mái và ánh sáng tự nhiên tạo ra môi trường linh hoạt và hấp dẫn, nơi mọi người muốn tụ tập.

Tiện nghi dùng chung

Trong không gian linh hoạt, các tiện ích được tập trung và cung cấp cho tất cả những ai cần. Tiện nghi dùng chung có thể là đồ dùng văn phòng, máy in, đồ ăn nhẹ hoặc các không gian như phòng họp và khu vực chung không chính thức.

Xem thêm bài viết:

Decentralized Office là gì? Ưu điểm của Decentralized Office

Office Hotelling là gì? Lợi ích của Office Hotelling

Ưu điểm của Flexible Office Space

Một không gian làm việc linh hoạt loại bỏ nhiều rào cản đối với năng suất mà văn phòng truyền thống thường gặp phải.

Trong không gian văn phòng linh hoạt, mọi người có thể chọn khu vực phù hợp nhất với công việc của họ vào từng thời điểm. Điều này có thể là làm việc từ máy tính xách tay trong một khu vực yên tĩnh để tập trung, sử dụng không gian chung để trao đổi với các trưởng nhóm khác khi uống cà phê, hoặc làm việc từ xa một hoặc hai ngày.

Đối với các chủ doanh nghiệp, cách bố trí văn phòng dễ thích ứng giúp các công ty phát triển nhanh chóng, mở rộng trong giai đoạn tăng trưởng hoặc thu nhỏ khi có ít nhân viên hơn. Không gian động có thể dễ dàng thay đổi để thiết kế bố cục giãn cách, đảm bảo an toàn cho nhân viên khi họ trở lại văn phòng. Văn phòng linh hoạt cũng có thể hoạt động gần công suất tối đa, giúp giảm chi phí thuê.

Tầm quan trọng trong việc bố trí không gian làm việc

Không gian văn phòng linh hoạt cải thiện năng suất bằng cách cung cấp cho các nhóm quyền truy cập vào không gian chung và tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc. 

Khi nhân viên được làm việc trong một môi trường thúc đẩy sáng tạo và đáp ứng các nhu cầu thay đổi của họ – dù là trong một dự án hay trong ngày làm việc – họ sẽ thấy dễ dàng hơn để đạt được các mục tiêu của mình.

Cách triển khai Flexible Office Space

Để tạo ra một không gian văn phòng linh hoạt, cần thực hiện các điều sau:

• Khuyến khích việc sử dụng linh hoạt các khu vực khác nhau của văn phòng theo nhu cầu
• Loại bỏ các không gian thường chỉ dành cho một mục đích duy nhất
• Sử dụng phòng họp và nội thất tiện nghi để tạo ra các khu vực yên tĩnh trong văn phòng mở mà không cần xây dựng các vách ngăn phức tạp
• Đảm bảo có các ổ cắm dễ tiếp cận để sạc thiết bị ở hầu hết các chỗ ngồi và một mạng lưới mạnh mẽ để dữ liệu không dây có sẵn ở mọi góc của văn phòng
• Tiêu chuẩn hóa các thiết lập AV cho các bài thuyết trình ở nhiều phòng khác nhau để việc tổ chức cuộc họp ở bất kỳ khu vực nào của văn phòng trở nên dễ dàng nhất có thể

Tiện ích trong không gian Flexible Office Space có những gì?

Khi lựa chọn không gian làm việc linh hoạt, ngoài những tiện ích thông thường như đường truyền Internet tốc độ cao và đội ngũ bảo vệ – an ninh, doanh nghiệp còn được hưởng các tiện ích sau:

• Đội ngũ lễ tân tiếp đón khách, hỗ trợ nhận và gửi bưu phẩm, trả lời hotline
• Phòng họp phục vụ các cuộc gặp gỡ đối tác
• Không gian tổ chức sự kiện và phòng hội nghị
• Phòng gym và khu vực dành cho các hoạt động thể dục thể thao
• Khu vực chung, khu nghỉ ngơi và khu giải trí

Trên đây là những chia sẻ về Flexible Office Space, lợi ích cũng như cách triển khai mô hình văn phòng này. Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói uy tín, chất lượng với giá thành phải chăng, Hữu Toàn Office chính là sự lựa chọn tối ưu dành cho bạn.