Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng chi tiết 2024

Trải qua quá trình sử dụng, cơ sở vật chất như máy móc thiết bị, nhà xưởng văn phòng,… sẽ hao mòn và hư hỏng dần. Vì thế, các doanh nghiệp cần sửa chữa để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây, Hữu Toàn Office sẽ chia sẻ chi tiết về cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng.

Phân loại chi phí sửa chữa văn phòng

Chi phí sửa chữa tài sản cố định bao gồm những khoản như sửa chữa máy móc thiết bị, ô tô, văn phòng, nhà xưởng,…

Để hạch toán chi phí sửa chữa và nâng cấp tài sản cố định một cách đúng, việc xác định cách hoạt động này ảnh hưởng đến Tài sản cố định (TSCĐ) như thế nào là rất quan trọng. Theo quy định của Điều 7 Thông tư 45/2013/TT-BTC, có những tiêu chí cụ thể như sau:

• Đối với hoạt động đầu tư nâng cấp TSCĐ: chi phí sửa chữa TSCĐ được hạch toán để tăng giá trị nguyên giá của tài sản đó
• Đối với hoạt động sửa chữa TSCĐ: chi phí này không được ghi tăng nguyên giá TSCĐ mà được ghi trực tiếp hoặc phân bổ vào chi phí kinh doanh, với điều kiện thời gian phân bổ không vượt quá 3 năm

Để phân loại hoạt động là đầu tư nâng cấp hay sửa chữa thông thường, theo chuẩn mực kế toán số 3 quy định:

• Các chi phí cải thiện trạng thái hiện tại so với trạng thái tiêu chuẩn ban đầu của tài sản sẽ được hạch toán để tăng nguyên giá TSCĐ. Ví dụ như thay đổi bộ phận tài sản, cải tiến bộ phận làm tăng chất lượng sản phẩm, áp dụng quy trình công nghệ mới,…
• Hoạt động sửa chữa và bảo dưỡng giúp duy trì hoặc khôi phục khả năng đem lại lợi ích kinh tế của tài sản theo trạng thái ban đầu, nên chi phí cho hoạt động này sẽ được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

Hướng dẫn cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng

Trường hợp hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng áp dụng cho các sửa chữa nhỏ như thay đèn, sơn tường, sửa ổ cắm mà không thay đổi chức năng, diện tích hoặc thời gian sử dụng văn phòng. Nếu chi phí sửa chữa văn phòng gồm trong tiền thuê, chỉ cần ghi tiền thuê văn phòng vào chi phí kinh doanh.

Nếu chi phí sửa chữa không gồm tiền thuê văn phòng, doanh nghiệp cần hạch toán như sau:

Hạch toán chi phí sửa văn phòng khi phát sinh chi phí:

Nếu khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

• Nợ tài khoản 241 – Xây dựng dở dang
• Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có tài khoản 111, 112, 152, 214, 331

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

• Nợ tài khoản 241 – Xây dựng dở dang
• Có tài khoản 111, 112, 152, 214, 334

Hạch toán chi phí sửa văn phòng khi công việc hoàn thành: 

• Nợ tài khoản 623, 627, 641, 642
• Nợ tài khoản 242 – Chi phí trả trước
• Nợ tài khoản 352 – Dự phòng phải trả
• Có tài khoản 241 – Xây dựng dở dang

Xem thêm bài viết:

13 Cách tăng thu nhập cho nhân viên văn phòng phổ biến

Mẫu thông báo bảo trì văn phòng mới nhất 2024

Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định

Doanh nghiệp cần xác định giá trị tài sản cố định ban đầu văn phòng bằng cách tích hợp các chi phí sửa chữa với tính chất nâng cấp mà đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá. Quy trình hạch toán như sau:

Khi có chi phí phát sinh

Nếu có khấu trừ thuế GTGT đầu vào, ghi:

• Nợ tài khoản 241 – XDCB dở dang
• Nợ tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có tài khoản 111, 112, 152, 214, 331

Nếu thuế GTGT đầu vào không khấu trừ, ghi:

• Nợ tài khoản 241 – XDCB dở dang
• Có tài khoản 111, 112, 152, 214, 334

Khi quá trình nâng cấp hoàn thành, ghi nhận:

• Nợ tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình
• Có tài khoản 241 – XDCB dở dang

Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định có tính chu kì

Trong trường hợp sửa chữa tài sản cố định với tính chu kỳ, doanh nghiệp trích trước chi phí sửa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Khi có kế hoạch sửa chữa tài sản từ đầu năm, doanh nghiệp ghi nhận như sau:

Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định lớn trích trước theo kế hoạch hàng kỳ: 

• Nợ tài khoản 627/641/642
• Có tài khoản 352 – Dự phòng phải trả.

Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định khi phát sinh chi phí thực tế:

• Nợ tài khoản 2413 – Sửa chữa lớn tài sản cố định
• Có tài khoản 111/152/153/214/334/338

Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định khi công trình hoàn thành:

• Nợ tài khoản 352 – Dự phòng phải trả. 
• Có tài khoản 2413 – Sửa chữa lớn tài sản cố định

Đối với chênh lệch giữa chi phí sửa chữa tài sản cố định lớn thực tế phát sinh và số trích trước theo kế hoạch: 

Nếu phát sinh thực tế lớn hơn với số trích trước, doanh nghiệp trích bổ sung, ghi: 

• Nợ tài khoản 627/641/642
• Có tài khoản 352 – Dự phòng phải trả

Nếu số phát sinh thực tế nhỏ hơn với số trích trước, doanh nghiệp ghi giảm chi phí hoặc ghi tăng thu nhập khác:

• Nợ tài khoản 352 – Dự phòng phải trả
• Có tài khoản 627/641 hoặc có 711 – Thu nhập khác

Trên đây là bài viết chia sẻ cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng chi tiết. Mong rằng bài viết sẽ đem đến thông tin bổ ích cho bạn khi đang có nhu cầu sửa chữa văn phòng mà không biết cách tính toán. Qúy khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng nhỏ hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office

• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn