Văn phòng ảo là gì? Ưu nhược điểm của văn phòng ảo

Các doanh nghiệp luôn mong muốn có một văn phòng giao dịch và làm việc tại các tòa nhà cao cấp và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng có đủ khả năng tài chính để thuê những văn phòng như vậy. Để giải quyết những khó khăn này, các doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp mới là thuê văn phòng ảo. Vậy văn phòng ảo là gì? Ưu điểm của văn phòng ảo Hữu Toàn Office qua bài viết sau này!

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một loại hình văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không yêu cầu diện tích văn phòng thực tế. Dịch vụ này cũng cung cấp cho khách hàng thuê phòng họp để gặp gỡ đối tác, với chi phí thường được tính theo giờ.

Với văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự sẽ trả lời điện thoại, Email, nhận Fax và các giấy tờ liên quan với tư cách làm thư ký của công ty. Sau đó, thông tin này sẽ được gửi đến tận nơi cho khách hàng.

Đây là sự kết hợp hoàn hảo cho việc vận hành doanh nghiệp từ xa thông qua việc dùng 1 địa chỉ làm đại diện văn phòng kinh doanh. Dịch vụ này giúp giảm chi phí thuê văn phòng truyền thống mà vẫn đảm bảo vận hành kinh doanh chuyên nghiệp và hiệu quả.

Cách hoạt động của văn phòng ảo

Văn phòng ảo có đầy đủ các chức năng của một trụ sở doanh nghiệp bao gồm: địa chỉ giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số Fax, số điện thoại, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, địa chỉ nhận thư từ và các thông báo thuế, bảo hiểm xã hội và các giấy tờ liên quan. Khách hàng không cần chuyển đồ đạc và trang thiết bị, chỉ cần đặt biển hiệu và logo của công ty tại địa chỉ.

Về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn được coi là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. Việc sử dụng có một số đặc điểm sau:

• Doanh nghiệp phải trả phí cho dịch vụ thuê văn phòng theo định kỳ và phải chịu thêm nhiều chi phí phát sinh liên quan đến sử dụng các tiện ích khác.
• Không gian làm việc trong thường chật hẹp, thậm chí không đủ không gian để thực hiện các công việc.
• Cung cấp cho doanh nghiệp các dịch vụ liên quan đến vận hành và duy trì hoạt động kinh doanh.
• Một số doanh nghiệp chỉ thuê văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh, trong khi thực tế họ làm việc và hoạt động tại một địa chỉ khác. Thường thì những doanh nghiệp này chỉ có một hoặc hai thành viên.

Đối tượng nên sử dụng văn phòng ảo

Những đối tượng khách hàng phù hợp sử dụng:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tiết kiệm chi phí thuê văn phòng.
• Các cá nhân đang mới thành lập công ty.
• Chuyên viên tư vấn muốn mở một văn phòng giao dịch.
• Nhóm dự án cần một văn phòng để họp hành.
• Các công ty lớn muốn mở rộng chi nhánh và có thể thuê đặt địa chỉ kinh doanh.
• Các công ty nước ngoài muốn thuê văn phòng đại diện.
• Một số ngành nghề cần mở văn phòng giao dịch như kiểm toán tài chính, luật, dịch thuật,…

Lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo

Đối với các doanh nghiệp nhỏ không có nhu cầu thuê văn phòng làm việc cố định, việc sử dụng dịch vụ văn phòng sẽ đem lại nhiều lợi ích sau cho doanh nghiệp:

Tối ưu chi phí

Thay vì phải thuê nhiều văn phòng riêng lẻ, nhiều doanh nghiệp chọn thuê chung một tòa nhà văn phòng ảo, giúp giảm thiểu chi phí thuê mặt bằng với vẫn đảm bảo đầy đủ các tiện ích. Các chủ doanh nghiệp không cần phải bỏ ra số tiền lớn để mua các trang bị thiết bị phục vụ công việc, và không phải chi tiền cho các chi phí lễ tân,…

Địa chỉ uy tín

Chủ doanh nghiệp thường lựa chọn văn phòng ảo tại trung tâm thành phố lớn. Trong quá trình giao dịch và trao đổi với khách hàng, họ có thể sử dụng địa chỉ này để nâng cao uy tín của doanh nghiệp và tạo sự tin tưởng với khách hàng. Thường thì các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đa phần nằm ở các khu dân cư lớn, các tòa nhà cao ốc,… điều này thuận tiện hơn cho khách hàng khi tìm kiếm văn phòng của doanh nghiệp.

Trang bị đầy đủ nội thất

Văn phòng được trang bị đầy đủ các thiết bị và nội thất hỗ trợ công việc, bao gồm: bàn ghế làm việc, tủ đựng hồ sơ, điện thoại, bàn tiếp khách, điều hòa,…

Coworking space được bài trí một cách khoa học, chuyên nghiệp và đẹp mắt. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hình ảnh và uy tín của công ty trong mắt đối tác và khách hàng.

Thời gian làm việc linh hoạt

Khi thuê văn phòng chung, người thuê không bị ràng buộc phải làm việc tại đó. Họ có thể tổ chức nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời gian nào mà không cần phải đến văn phòng. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung tối đa nguồn nhân lực và vốn vào hoạt động kinh doanh để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Mở rộng thị trường dễ dàng

Việc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo vẫn đảm bảo việc kết nối và tương tác với khách hàng thuận lợi thông qua hệ thống liên lạc đa dạng. Điều này giúp doanh nghiệp tiếp nhận thư từ, fax, điện thoại,… từ khách hàng nhanh chóng hơn.

Ưu nhược điểm của văn phòng ảo

Văn phòng ảo là mô hình đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Một số ưu điểm và hạn chế có thể kể đến như:

Ưu điểm của của văn phòng ảo

• Tiết kiệm tối đa chi phí là một trong những ưu điểm lớn nhất của văn phòng ảo, và ưu điểm này đã giúp thị trường phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam. Hiện nay, thay vì phải chi tiền lớn để thuê văn phòng truyền thống, giờ đây đã có văn phòng ảo với mức chi phí rẻ hơn rất nhiều, đặc biệt là các startup trẻ hiện nay đang ưa chuộng loại mô hình này.
• Vị trí thuận lợi cũng là một điểm mạnh. Khi thuê văn phòng, các doanh nghiệp thường quan tâm đến vị trí của văn phòng. Họ thường chọn đặt văn phòng ảo tại các trung tâm của các thành phố lớn. Việc đặt văn phòng ở vị trí trung tâm thành phố, với diện mạo hiện đại và chuyên nghiệp, tạo sự tin cậy và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng.
• Với việc thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần phải mua sắm thiết bị và đồ dùng văn phòng, giúp tiết kiệm chi phí tối đa. Ngoài ra, họ cũng không phải lo lắng về việc bảo trì trang thiết bị, vì đã có bên cung cấp dịch vụ đảm nhận công việc này.

Nhược điểm của văn phòng ảo

Do đặc điểm của mô hình này là các doanh nghiệp sử dụng chung địa chỉ kinh doanh, nên khi có nhu cầu sử dụng văn phòng để họp, hẹn gặp khách hàng, doanh nghiệp cần phải đặt lịch trước với bên cho thuê văn phòng để tránh xảy ra trùng lịch với các doanh nghiệp khác.

Thuê văn phòng ảo là một lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn như hiện nay. Đặc biệt, với những doanh nghiệp vừa và nhỏ đang ở giai đoạn thâm nhập thị trường, thật sự rất thích hợp. 

Hữu Toàn Office không chỉ cung cấp dịch vụ cho thuê nhà làm văn phòng sang trọng, đầy đủ tiện nghi, mà còn với mức giá rất hấp dẫn. Quý khách có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí liên quan đến dịch vụ cho thuê văn phòng ảo trọn gói nhé!

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn