Tìm hiểu các trang thiết bị văn phòng gồm những gì?

Bên cạnh các văn phòng phẩm thì thiết bị văn phòng cũng có vai trò quan trọng, không thể thiếu tại các doanh nghiệp hiện nay. Vậy trang thiết bị văn phòng gồm những vật dụng gì? Hãy cùng cập nhật các trang thiết bị văn phòng Hữu Toàn Office qua bài viết dưới đây.

Trang thiết bị văn phòng là gì?

Trang thiết bị văn phòng là thuật ngữ chung để mô tả các công cụ, máy móc và vật dụng cần thiết được sử dụng trong các hoạt động hàng ngày tại văn phòng. Các thiết bị này bao gồm máy in, máy photocopy, bàn ghế, máy tính, máy ép, máy in,… Tùy thuộc vào đặc điểm riêng của doanh nghiệp, những thiết bị này sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của các bộ phận. Qua đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí một cách hiệu quả nhất.

Các trang thiết bị văn phòng gồm những gì?

Dưới đây là danh mục các trang thiết bị văn phòng thường được sử dụng cho các văn phòng mà bạn có thể tham khảo.

Văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm hỗ trợ nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả. Dưới đây là một số vật dụng văn phòng phẩm không thể thiếu:

• Giấy in: có nhiều loại giấy in khác nhau như giấy A4, giấy A3, bìa màu, giấy than, giấy in hóa đơn, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cụ thể
• Bút: có nhiều loại bút phục vụ cho các mục đích công việc khác nhau. Bút bi và bút dạ thường được sử dụng để viết trên bảng, trong khi bút chì, bút mực, bút màu được ưa chuộng cho việc viết giấy, tô vẽ
• Vật dụng văn phòng khác: bao gồm các loại sổ sách văn phòng, bìa kẹp giữ tài liệu

Xem thêm:

• Những ưu điểm văn phòng mở chi tiết nhất từ A-Z
• Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng mới nhất 2024

Nội thất văn phòng

Đồ nội thất văn phòng là vật dụng quan trọng nằm trong danh mục các trang thiết bị văn phòng .

Để có thể duy trì các hoạt động công việc hàng ngày, doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ đồ nội thất văn phòng.

Bàn ghế

Có nhiều mẫu bàn ghế dành cho những người có chức vụ và tính chất công việc khác nhau. Như bàn ghế dành cho giám đốc, thư ký, nhân viên khác của văn phòng, dùng cho tiếp khách hay bàn ghế trong phòng họp,… Mỗi loại lại có nhiều kiểu dáng và kích thước khác nhau để lựa chọn.

Tủ

Tủ là nơi lưu trữ toàn bộ các tài liệu quan trọng như hồ sơ, hợp đồng, con dấu của công ty và như những vật phẩm quan trọng như huy chương hay cúp giải thưởng. Một số công ty còn có tủ cá nhân để lưu trữ đồ cho từng nhân viên. Các khu vực tiếp khách hoặc không gian mở rộng thường được bố trí hệ thống tủ trang trí và trưng bày những thành tựu và giải thưởng của công ty.

Máy in, máy photocopy, scan, fax, đếm tiền

Nằm trong danh sách những trang thiết bị văn phòng quan trọng không thể thiếu đó là máy in, máy photocopy, scan, fax và máy đếm tiền. Máy in thường được sử dụng khi cần in các văn bản chứng nhận, hồ sơ, hợp đồng và nhiều tài liệu khác. Máy photocopy được dùng để sao chụp các tài liệu sử dụng trong các cuộc họp hoặc để phổ biến thông tin trong công ty. 

Máy scan giúp lưu trữ và chia sẻ thông tin quan trọng liên quan đến hợp đồng, giấy chứng nhận và các tài liệu khác. Còn máy đếm tiền hỗ trợ việc đếm tiền nhanh, chính xác và kiểm soát tài chính của doanh nghiệp nhanh chóng.

Phần mềm máy tính, máy chấm công

Thông tin đóng vai trò quan trọng như xương sống của mọi doanh nghiệp và phần mềm máy tính là một trong những trang thiết bị thiết yếu được xem xét trong danh mục vật tư văn phòng. Phần mềm máy tính bao gồm các phần mềm chống vi-rút, phần mềm xử lý văn bản và hệ thống CRM.

Trong khi đó, máy chấm công được sử dụng để theo dõi giờ giấc làm việc của nhân viên, đặc biệt là trong các doanh nghiệp có nhiều bộ phận khác nhau. Thiết bị này đã được trang bị sẵn ở những công ty cho thuê văn phòng, nó giúp nhận diện thông tin của nhân viên thông qua hệ thống nhận dạng dấu vân tay, được chụp và lưu trữ trước đó. Khi nhân viên đặt ngón tay đã được đăng ký lên máy chấm công, thiết bị sẽ nhận diện và so sánh với dữ liệu trong hệ thống, xác nhận tính hợp lệ và ghi lại thông tin thời gian làm việc của nhân viên.

Hệ thống điện thoại

Điện thoại là công cụ phổ biến và không thể thiếu trong mọi loại hình kinh doanh. Điện thoại để bàn thường được ưa chuộng vì nó là phương tiện chính để duy trì liên lạc với khách hàng, tiếp nhận đóng góp và ý kiến của người tiêu dùng, cũng như quản lý tuyển dụng nhân sự, đảm bảo việc hẹn phỏng vấn và thông báo kết quả tuyển dụng.

Điện thoại di động cũng là một giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp, đặc biệt là cho những nhân viên thường xuyên di chuyển và cần ghi chép trong các buổi phỏng vấn hay thu thập ý kiến cá nhân. Điều này giúp đánh giá thái độ và hiệu quả phục vụ của công ty đối với khách hàng trên thị trường.

Thiết bị trình chiếu

Là một trong những trang thiết bị văn phòng quan trọng máy chiếu giúp chia sẻ thông tin, tương tác tốt hơn và thúc đẩy quá trình làm việc nhóm trong công ty. Đồng thời, máy chiếu cũng là một công cụ vô cùng hữu ích cho việc đào tạo. Nhờ vào nó, người tham dự có thể dễ dàng theo dõi các thông tin hiển thị và ghi chú trên màn hình lớn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truyền đạt kiến thức.

Thiết bị lưu trữ 

Thiết bị này bao gồm các loại như đĩa Flash USB, ổ cứng,… giúp lưu trữ dữ liệu an toàn Nhờ đó, người dùng có thể dễ dàng nhận diện và tìm kiếm đúng giấy tờ liên quan đến các danh mục cần ký kết hoặc thuyết trình.

Mặc dù công nghệ trực tuyến đã trở nên phổ biến, tuy nhiên các loại giấy tờ và tài liệu quan trọng vẫn được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các doanh nghiệp. Do đó, thư mục lưu trữ trở thành một công cụ hữu ích để tổ chức và bảo quản định dạng các tệp công việc. Hệ thống các hộp lưu trữ thường được trang bị nhãn dán với ghi chú cụ thể.

Đồng thời, việc lưu trữ tài liệu vào USB cũng là một phương tiện tuyệt vời để giữ gìn tài liệu bảo mật. Một khi đã lưu tài liệu vào USB, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về vấn đề sao lưu bản gốc.

Đồ dùng nhà bếp

Văn phòng có thể trang bị máy pha cà phê miễn phí cho nhân viên, tạo động lực làm việc hiệu quả hơn.

Ngoài ra, việc trang bị thêm một số dụng cụ nhà bếp như lò vi sóng, dao kéo và các vật dụng khác cũng giúp nhân viên dễ dàng tự phục vụ, nâng cao tiện ích và thoải mái khi ở lại nơi làm việc ăn trưa.

Qua bài viết này, Hữu Toàn Office hy vọng sẽ giúp bạn hiểu hơn về các trang thiết bị văn phòng cần thiết. Từ đó lựa chọn được thiết bị văn phòng phù hợp với doanh nghiệp của mình để tổ chức bộ máy đạt hiệu quả cao trong công việc. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, liên hệ qua thông tin dưới đây để được hỗ trợ.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office

• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn