Quy trình tư vấn thuê văn phòng mới nhất bạn nên biết

Thuê văn phòng là công việc quan trọng khi thành lập một doanh nghiệp hoặc mở rộng chi nhánh mới. Để đảm bảo rằng doanh nghiệp chọn được văn phòng phù hợp và chất lượng, cần có một quy trình thuê văn phòng khoa học. Bài viết sau sẽ giới thiệu tới bạn quy trình tư vấn thuê văn phòng Hữu Toàn Office chuẩn nhất.

Tư vấn thuê văn phòng là như nào?

Tư vấn thuê văn phòng là quá trình cung cấp thông tin và hỗ trợ cho doanh nghiệp hoặc cá nhân trong quá trình chọn lựa và thuê văn phòng làm nơi làm việc. Dịch vụ tư vấn này thường được cung cấp bởi các chuyên gia hoặc công ty tư vấn về bất động sản và quản lý văn phòng, nhằm giúp khách hàng đưa ra quyết định thông minh và đáp ứng đúng nhu cầu kinh doanh của họ.

Quy trình thuê văn phòng bạn nên biết

Quy trình thuê văn phòng hiệu quả với 7 bước giúp bạn tìm được nơi làm việc lý tưởng nhất cho doanh nghiệp của mình:

Bước 1: Xác định nhu cầu

Để có một quyết định thuê văn phòng chính xác, doanh nghiệp cần phải đặt ra và xác định rõ ràng về những yếu tố cụ thể liên quan đến nhu cầu của mình. Các yếu tố này phản ánh đặc điểm độc đáo của doanh nghiệp và kỳ vọng về không gian làm việc mà doanh nghiệp mong muốn.

Các yếu tố cần xác định trước bao gồm:

• Vị trí: quyết định vị trí và khu vực phù hợp cho mục tiêu kinh doanh, cũng như xác định hướng văn phòng nếu cần thiết
• Diện tích: ước lượng diện tích văn phòng phù hợp, đảm bảo đáp ứng đủ không gian làm việc và các yêu cầu khác
• Đặc điểm văn phòng: quyết định giữa việc chọn văn phòng riêng, văn phòng trong tòa nhà, hay chia sẻ không gian với doanh nghiệp khác. Đồng thời, xác định nhu cầu về bãi đỗ xe, hệ thống điều hòa, thông gió, thang máy, phòng cháy chữa cháy và cơ sở vật chất của văn phòng
• Chất lượng văn phòng: lựa chọn giữa văn phòng trống và văn phòng đã được trang bị đầy đủ nội thất, hoặc thậm chí là việc thuê mặt bằng để tự trang trí văn phòng. Ngoài ra, có sự phân loại văn phòng theo hạng A, B, C để phù hợp với đối tượng khách hàng khác nhau

Bước 2: Lên kế hoạch ngân sách và thời gian

Trong quá trình thuê văn phòng, quản lý ngân sách và thời gian là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thuận lợi và hiệu quả cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa việc tự tìm kiếm mặt bằng hoặc hợp tác với các dịch vụ chuyên nghiệp.

Nếu quyết định sử dụng dịch vụ môi giới, doanh nghiệp cần tiếp cận các đơn vị uy tín và nghiên cứu kỹ lưỡng.

Lập kế hoạch ngân sách từ đầu giúp xác định rõ mục tiêu và nhanh chóng chọn lựa văn phòng phù hợp. Qua đó, doanh nghiệp cần xác định khả năng tài chính và dựa vào đó để quyết định mức chi trả có thể chấp nhận được. Ngoài phí thuê văn phòng, cần đưa ra dự toán cho các chi phí điện, nước, dịch vụ, cũng như chi phí liên quan như chuyển dọn văn phòng cũ và thiết lập văn phòng mới.

Xác định rõ khoảng thời gian dành cho việc tìm kiếm văn phòng, các mốc thời gian quan trọng như chuyển vào văn phòng mới, ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh tại văn phòng mới. Đặt các mốc thời gian giúp kiểm soát tiến độ và đảm bảo rằng quá trình chuyển đến văn phòng mới không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 3: Tìm kiếm văn phòng

Trên thị trường cho thuê văn phòng hiện nay, có nhiều loại hình khác nhau, để có sự đánh giá chính xác, doanh nghiệp cần tham khảo thông tin từ nhiều nguồn đáng tin cậy. Điều này giúp đưa ra những quyết định phù hợp nhất với tiêu chí đặt ra.

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm đặc biệt về thị trường cho thuê văn phòng, có thể thuê các đơn vị môi giới hoặc các công ty cung cấp dịch vụ cho thuê mặt bằng làm văn phòng. Sự tư vấn chuyên nghiệp từ những đơn vị này có thể giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về thị trường và tạo ra các lựa chọn có lợi ích nhất cho nhu cầu.

Xem thêm:

• Không gian văn phòng là gì? Các mẫu không gian phổ biến
• Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng – Thông tin chi tiết

Bước 4: Liệt kê và so sánh các phương án

Sau khi thu thập đủ thông tin, bạn cần liệt kê tất cả các phương án và tiến hành so sánh để chọn lọc. Điều này giúp giảm bớt các lựa chọn và tập trung vào những phương án có tiềm năng cao nhất. Đồng thời, chỉ giữ lại những lựa chọn mà thỏa mãn hầu hết nhu cầu của doanh nghiệp.

Nếu sau quá trình lọc, số lượng lựa chọn còn lại là khá ít hoặc bạn vẫn chưa tìm được văn phòng phù hợp, hãy quay lại bước tìm kiếm để thu thập thêm thông tin.

Tiếp theo, sau khi loại bỏ những lựa chọn không phù hợp, bổ sung thêm các phương án mới và tiếp tục quá trình lọc, bạn sẽ có những phương án tiềm năng nhất. Tạo danh sách ưu tiên với thông tin chi tiết về từng văn phòng, ghi chú ưu nhược điểm, và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Danh sách này giúp bạn chọn ra những văn phòng ưng ý nhất để tiến hành khảo sát thực tế.

Bước 5: Khảo sát và đánh giá

Khi đã có danh sách các phương án thuê văn phòng, bước tiếp theo là thực hiện khảo sát thực tế. Để thực hiện khảo sát trực tiếp và thuê văn phòng, bạn có thể thực hiện những bước sau:

• Liên hệ và hẹn lịch với quản lý tòa nhà hoặc chủ đầu tư
• Lập danh sách các yếu tố cần kiểm tra, bao gồm diện tích, âm thanh, ánh sáng, hệ thống điện nước, nội thất, an ninh,…
• Chú ý đến các chi tiết nhỏ như ổ điện, cửa sổ, ô thông gió để kiểm tra xem có hư hại hoặc vấn đề gì từ trước không
• Đi khảo sát cùng nhân viên nếu có thể. Sự tham gia của nhân viên sẽ giúp đánh giá không gian làm việc từ nhiều góc độ, phù hợp với nhu cầu công việc của họ
• Ghi chú lại tất cả thông tin và đánh giá sau chuyến khảo sát văn phòng. Thông qua các thông tin này, bạn có thể so sánh và đối chiếu chính xác các tiêu chí đã xác định để đánh giá văn phòng

Bước 6: Thương lượng hợp đồng thuê văn phòng

Quá trình đàm phán và ký hợp đồng thuê văn phòng là bước quan trọng giúp đảm bảo sự thống nhất quyền lợi và lợi ích cho cả hai bên. Trong quá trình thương lượng với đơn vị cho thuê, doanh nghiệp cần tập trung vào những vấn đề quan trọng sau:

• Đàm phán giá thuê: thực hiện đàm phán giá dựa trên giá thị trường, mong muốn về mức giá của doanh nghiệp và có thể đưa ra các đề xuất liên quan như đặt cọc nhiều tháng và chi phí sửa chữa
• Thời gian thuê: thời gian thuê văn phòng cần phản ánh tính chất ổn định hoặc linh hoạt của doanh nghiệp và kế hoạch phát triển trong tương lai. Cần đưa ra dự tính về thời gian thuê và cân nhắc các chi phí liên quan đến việc ký và chấm dứt hợp đồng
• Các điều khoản khác: các điều khoản liên quan đến lợi ích và chi phí của doanh nghiệp cần được thảo luận trước để tránh mâu thuẫn sau này. Bao gồm các tiện ích sẵn có, khoản chi phí doanh nghiệp phải thanh toán trong quá trình thuê văn phòng, và mọi điều khoản khác liên quan

Bước 7: Kiểm tra và ký hợp đồng

Sau khi đạt được thỏa thuận và cả bên thuê và bên cho thuê đều đồng ý với điều khoản, quy định, hợp đồng sẽ được ký xác nhận. Trước khi ký hợp đồng, cả hai bên đều có trách nhiệm kiểm tra lại nội dung của hợp đồng. 

Đối với khách hàng thuê văn phòng, cần chú ý đến các điều khoản và điều kiện quy định trong hợp đồng. Đồng thời, cần xác nhận đầy đủ các giấy tờ liên quan để chứng minh quyền sở hữu và quyền thuê văn phòng. Cuối cùng, việc kiểm tra lại quá trình thanh toán tiền cọc và tiền thuê theo hợp đồng trước khi tiến hành ký kết.

Trên đây là 7 bước quy trình tư vấn thuê văn phòng giúp các doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch thuê phòng làm việc. Để được tư vấn thuê văn phòng và nhận báo giá thuê văn phòng nhanh chóng, đầy đủ, quý khách vui lòng liên hệ với dịch vụ thuê văn phòng của Hữu Toàn Office.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn