Các doanh nghiệp khi thay đổi địa điểm làm việc cần phải thông báo tới khách hàng, đối tác cùng nhân viên trong công ty biết. Điều này giúp tránh trường hợp khách hàng, đối tác đến tìm gặp mà không gặp. Trên thực tế, khi chuyển văn phòng làm việc, các công ty cần chuẩn bị mẫu thông báo chuyển văn phòng. Vậy như thế nào là mẫu thông báo chuyển văn phòng Hữu Toàn Office đầy đủ nhất? Cùng Hữu Toàn Office tìm hiểu qua bài viết sau.

Nội dung thông báo chuyển văn phòng

Khi quyết định thực hiện chuyển văn phòng, công ty không chỉ cần thông báo cho đội ngũ nhân viên mà còn phải thông báo đến các đối tác và khách hàng.

Thông báo chuyển văn phòng thường bao gồm những thông tin cơ bản sau:

  • Quốc hiệu, tiêu ngữ, thông tin cơ bản hay logo của công ty, tùy thuộc vào đối tượng và mức độ trang trọng của thông báo
  • Lý do chuyển văn phòng: Mở rộng quy mô, không gian làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc, hỗ trợ giao dịch khách hàng,…
  • Địa chỉ văn phòng mới mà công ty sẽ chuyển đến
  • Các thông tin liên lạc khác của doanh nghiệp, bao gồm: website, email, đường dây nóng, số điện thoại (có thay đổi hay giữ nguyên)
  • Lời cảm ơn trân trọng đến đối tác và khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ/sản phẩm của công ty

Hình thức mẫu thông báo chuyển văn phòng

Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa việc soạn thành công văn, ký tên, đóng dấu hoặc thiết kế thông báo chuyển địa chỉ văn phòng dưới dạng đơn giản và ngắn gọn, hoặc kết hợp cả hai phương pháp.

Mẫu thông báo chuyển văn phòng

Thực tế, nội dung và thiết kế của thông báo chuyển địa chỉ văn phòng công ty cho thuê văn phòng có thể linh hoạt và sáng tạo, tùy thuộc vào mong muốn, phong cách, định hướng của công ty.

Sau khi thông báo cho nhân viên, khách hàng và đối tác, doanh nghiệp cần phải thông báo chuyển văn phòng đến Chi cục Thuế, cập nhật thông tin địa chỉ trong quá trình khai báo thuế. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên tìm hiểu về mẫu thông báo thay đổi địa chỉ xuất hóa đơn.

Các kênh thông báo

Các kênh thông báo để chuyển văn phòng phổ biến:

  • Đăng trực tiếp lên website của công ty (có thể thông báo bằng thiết kế banner,…)
  • Gửi email đến từng khách hàng và đối tác
  • Đính kèm các hợp đồng, văn kiện,…
  • Thông báo chuyển văn phòng qua điện thoại
  • Đăng bài lên fanpage của công ty trên các trang mạng xã hội như Zalo, Facebook,…

Xem thêm:

Mẫu thông báo chuyển văn phòng mới nhất

Dưới đây là một vài mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng mà bạn có thể tham khảo:

Mẫu 1:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                                               …, ngày … tháng … năm …

…. ( Tên công ty) THÔNG BÁO

V/v: Chuyển trụ sở văn phòng giao dịch

Kính gửi: Đối tác, khách hàng và toàn bộ cổ đông của công ty

Công ty …. xin trân trọng thông báo đến quý đối tác, khách hàng và cổ đông về việc thay đổi địa chỉ văn phòng kể từ ngày … tháng … năm … như sau:

…………… (TÊN CÔNG TY)

Văn phòng cũ:

Địa chỉ cũ: ………………..

Văn phòng mới:

Địa chỉ: ………………..

Kể từ ngày … tháng … năm …, công ty đã chuyển văn phòng về địa chỉ mới. Các giao dịch kinh doanh, thư tín, lịch hẹn tại văn phòng, hàng gửi bảo hành … xin vui lòng liên hệ ở địa chỉ văn phòng mới.

Thông báo này thay cho công văn và thư gửi tới quý đối tác và khách hàng của chúng tôi. Mọi hoạt động khác của công ty sẽ không có sự thay đổi. Trân trọng cảm ơn quý khách hàng, đối tác … đã đồng hành cùng công ty trong thời gian vừa qua. Chúng tôi hy vọng sẽ nhận được sự hợp tác, hỗ trợ tốt hơn trong thời gian sắp tới.

Xin trân trọng kính báo!

Mẫu 2:

    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

         Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

                            …., Ngày….tháng … năm ….

THÔNG BÁO

Thay đổi Văn phòng làm việc, giao dịch của

Công ty ………………..

Kính gửi: Quý đối tác, khách hàng

Công ty …………………xin gửi tới khách hàng và đối tác lời chào trân trọng!

Chúng tôi xin cảm ơn khách hàng và đối tác đã đồng hành cùng công ty trong suốt thời gian qua.

Do nhu cầu mở rộng thêm không gian làm việc, đồng thời hỗ trợ khách hàng tốt hơn khi cung cấp dịch vụ của Công ty, chúng tôi thông báo tới Quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa điểm làm việc, giao dịch của Công ty …………………. kể từ ngày …….. tháng ……… năm …… như sau:

Địa chỉ văn phòng cũ: …………………

Địa chỉ văn phòng mới: …………………

Chúng tôi mong nhận được sự ủng hộ của Quý khách hàng và đối tác.

Một lần nữa, Công ty …………… xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của khách hàng, đối tác!

Nơi nhận:                                                                       T/M CÔNG TY

– Nhân viên công ty                                                       (Ký tên, đóng dấu)

– Khách hàng, đối tác

– Bộ phận Marketing

– Lưu văn phòng

Bài viết trên đã cung cấp thông tin về mẫu thông báo chuyển văn phòng chi tiết đến bạn. Đây là việc quan trọng cần thực hiện trước khi chuyển dời văn phòng đến địa điểm mới. Hy vọng bạn đã nắm rõ những vấn đề khi cần chuyển văn phòng.

Thông tin liên hệ:

  • Hữu Toàn Office
  • Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
  • Hotline: 0937606509
  • Email: office@huutoanlogistics.com
  • Website: https://huutoanoffice.vn
5/5 - (2 bình chọn)