+ 10 Công việc khi thuê văn phòng mới đầy đủ chi tiết

Khi quyết định thuê một văn phòng mới cho doanh nghiệp sẽ có rất nhiều công việc quan trọng cần được thực hiện để đảm bảo quá trình thực hiện suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là danh sách các công việc khi thuê văn phòng Hữu Toàn Office mà bạn cần thực hiện. Hãy cùng tham khảo ngay nhé!

Giai đoạn chuẩn bị thuê

Trước khi tìm thuê văn phòng mới, bạn có thể dự tính và lên kế hoạch ngân sách một cách chính xác. Các bước chuẩn bị bao gồm:

Xác định các tiêu chí:

• Xác định các yêu cầu cơ bản như vị trí, diện tích, giá thuê văn phòng và thời gian thuê.
• Xem xét các yếu tố phong thủy như hướng văn phòng và mặt tiền.
• Cân nhắc các yếu tố về cơ sở hạ tầng và tiện ích như chỗ đỗ xe, thang máy, và các dịch vụ khác.

Lập danh sách nội thất và tiền thuê dự kiến:

Cần lập danh sách các món đồ nội thất cần mua và ước tính chi phí cho việc mua, chuyển văn phòng và thiết kế.

Tìm kiếm đối tác vận chuyển, thiết kế và lắp đặt nội thất:

Tìm các công ty, môi giới vận chuyển, thiết kế nội thất uy tín để hỗ trợ vận chuyển nội thất để setup vào văn phòng.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thuê văn phòng mới sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong quá trình lựa chọn và tạo ra một không gian làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp.

Xem thêm bài viết:

Quy trình khi thuê văn phòng chi tiết từ A-Z

Lỗi khi thuê văn phòng bạn thường mắc phải

Giai đoạn thực hiện thuê

Sau khi đã xây dựng danh sách các công việc cần chuẩn bị khi thuê văn phòng mới cho doanh nghiệp, tiếp theo là giai đoạn thực hiện các công việc:

• Tìm kiếm thông tin và xác định danh sách các tòa nhà văn phòng phù hợp: bao gồm địa điểm, diện tích, tiện ích văn phòng, tình hình giao thông, và các yêu cầu khác.
• Thăm quan văn phòng và kiểm tra chất lượng: Đến xem trực tiếp các văn phòng để kiểm tra chất lượng và đối chiếu với các yêu cầu về mặt bằng đã đặt ra.
• Đàm phán và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư: Thực hiện đàm phán về các điều khoản và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư của văn phòng.
• Liên hệ với công ty thiết kế nội thất: Liên hệ với công ty thiết kế nội thất để chốt phương án thi công và tiến hành ký kết hợp đồng thi công.
• Giám sát quá trình thi công văn phòng: Theo dõi và giám sát quá trình thi công văn phòng để đảm bảo thực hiện đúng tiến độ và các yêu cầu đã thống nhất trong mẫu hợp đồng thuê nhà.
• Dọn dẹp và trang trí văn phòng mới sau khi hoàn thiện.
• Thông báo với toàn bộ nhân viên về văn phòng mới và thời gian bắt đầu làm việc tại văn phòng mới.

Một số tiêu chí khi lựa chọn văn phòng mới cho doanh nghiệp

Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc gặp gỡ khách hàng và tạo động lực cho nhân viên. Vì thế, bạn cần đầu tư vào chất lượng và tính thẩm mỹ của không gian làm việc. Dưới đây là một số tiêu chí cần cân nhắc khi lựa chọn một văn phòng mới:

Phù hợp với khách hàng:

Văn phòng không chỉ phải đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, mà còn phải thích hợp với khách hàng thường xuyên ghé thăm. Nếu đối tác là những người trẻ tuổi, một không gian văn phòng rộng lớn và sáng sủa với nhiều cây xanh có thể là lựa chọn thích hợp.

Vị trí thuận lợi:

Văn phòng cần tọa lạc ở vị trí dễ dàng tiếp cận cho nhân viên, khách hàng và đối tác. Khu vực xung quanh cần thông thoáng, không kẹt xe và không ô nhiễm không khí. Đảm bảo có đủ không gian đỗ xe cho nhân viên.

Chi phí thuê văn phòng hợp lý:

Chi phí thuê văn phòng là yếu tố quan trọng để quyết định liệu địa điểm đó có phù hợp cho doanh nghiệp của bạn hay không. Chi phí này phụ thuộc vào vị trí, diện tích, và tiện ích trong văn phòng. Hãy cân nhắc giữa các lợi ích bạn mong đợi và chi phí thuê văn phòng để có sự lựa chọn hợp lý nhất.

Tiện ích xung quanh, cơ sở vật chất:

Khảo sát liệu nhân viên của bạn có thích làm việc ở khu vực có nhiều quán ăn để ăn trưa và tiện ích xung quanh hay là ở nơi yên tĩnh. Đảm bảo rằng cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo cho quá trình làm việc. Bao gồm cung cấp điện, nước ổn định, đường truyền Internet nhanh chóng và hệ thống thang máy an toàn.

Tạo ấn tượng cho hình ảnh của doanh nghiệp:

Việc lựa chọn địa điểm văn phòng cũng ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và công chúng. Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, việc có không gian văn phòng rộng lớn với nhiều cây xanh có thể giúp tạo dựng một hình ảnh hiện đại và thân thiện.

Còn doanh nghiệp về kế toán hay ngân hàng, một tòa nhà văn phòng nhiều tầng vừa tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, vừa thuận tiện cho các bộ phận trao đổi công việc.

Có rất nhiều việc cần phải thực hiện khi thuê văn phòng mới, do đó, quá trình chuẩn bị cần được tiến hành cẩn thận để đảm bảo không có sai sót nào ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Hy vọng rằng thông tin từ bài viết này sẽ giúp bạn tìm được một văn phòng phù hợp nhất.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn