10 lỗi khi thuê văn phòng thường gặp bạn nên tránh

Khi tìm kiếm văn phòng mới, việc tránh những sai sót phổ biến khi thuê là rất quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. Điều này giúp đảm bảo môi trường làm việc thuận lợi và ổn định cho sự phát triển của công ty. Sau đây là 10 lỗi khi thuê văn phòng bạn nên tránh.

1. Tiêu chí, nhu cầu không cụ thể

Khi tìm kiếm một văn phòng mới, nếu không xác định rõ các tiêu chí cụ thể có thể dẫn đến mất thời gian và không thể tối ưu hóa chi phí. Điều này thường xảy ra ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi họ tập trung chủ yếu vào chi phí thuê văn phòng mà không xem xét kỹ các yếu tố quan trọng khác như vị trí, thời gian, tiện nghi, hoặc diện tích của văn phòng cho thuê.

Do sự thiếu chuẩn bị và kế hoạch, sai lầm này có thể dẫn đến những hệ lụy như:

• Thuê một văn phòng với giá rẻ nhưng nằm ở vị trí xa trung tâm, không thuận lợi cho việc di chuyển hoặc giao dịch với đối tác.
• Thuê văn phòng gấp rút, dẫn đến việc không thể tìm được một văn phòng phù hợp.
• Thuê một văn phòng với diện tích quá lớn hoặc quá nhỏ do không xác định trước số lượng nhân viên sẽ sử dụng.

2. Thuê văn phòng vượt quá khả năng

Một sai lầm thường gặp khi doanh nghiệp thuê văn phòng mới là phải đối mặt với chi phí thuê vượt quá khả năng tài chính. Nguyên nhân của vấn đề này có thể xuất phát từ nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm sự không chính xác trong việc lập dự toán hoặc tình hình kinh doanh của công ty không tốt.

Để tránh sai lầm này, bạn cần:

• Xây dựng một dự toán chi phí thuê văn phòng dựa trên tình hình tài chính của công ty.
• Đàm phán về giá thuê văn phòng một cách kỹ lưỡng hoặc tìm kiếm các văn phòng cho thuê nằm trong khả năng tài chính của doanh nghiệp. Trong trường hợp bạn muốn tiết kiệm chi phí, có thể tìm các văn phòng cho thuê ở phân khúc giá thấp hơn.

Xem thêm bài viết:

Phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng

Phí dịch vụ thuê văn phòng

3. Không tính toán được số nhân viên tăng lên

Khi bắt đầu thuê văn phòng, doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến số lượng nhân viên hiện tại mà không có kế hoạch dự trù cho tăng trưởng nhân sự trong tương lai.

Nhiều doanh nghiệp đã phải chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng sớm vì số lượng nhân viên tăng lên và không có đủ không gian làm việc. Vì vậy, trước khi bắt đầu thuê văn phòng, doanh nghiệp cần thực hiện dự trù về tăng giảm nhân sự trong tương lai, ít nhất là trong khoảng thời gian 3 – 5 năm, để tránh các rủi ro sau này.

4. Đánh giá sai văn phòng khi không đủ thông tin

Sai lầm này thường xuất phát từ việc không nghiên cứu kỹ về nơi cho thuê văn phòng hoặc do bên chủ đầu tư và đơn vị tư vấn không cung cấp đủ thông tin cho doanh nghiệp. Đánh giá sai về tòa nhà cho thuê có thể dẫn đến quyết định không chính xác và có thể gặp các rủi ro:

• Phải đối mặt với các chi phí bất ngờ khi thuê văn phòng.
• Thuê một văn phòng xuống cấp hoặc với các dịch vụ tòa nhà kém chất lượng.
• Văn phòng không minh bạch về giấy tờ và pháp lý.
• Thiếu các dịch vụ quan trọng được ghi trong hợp đồng thuê.

Do đó, trước khi quyết định thuê văn phòng, hãy tìm hiểu cẩn thận về tòa nhà cho thuê, đảm bảo bạn có đủ thông tin để có một đánh giá chính xác. Điều này sẽ giúp bạn quyết định xem liệu việc thuê văn phòng này trong thời gian dài hay ngắn, với giá bao nhiêu là hợp lý.

5. Không quan tâm đến nhu cầu của nhân viên

Nhiều doanh nghiệp thường chỉ tập trung vào lợi ích của công ty để xây dựng hình ảnh khi thuê văn phòng, mà thường bỏ qua nhu cầu của nhân viên – những người tạo ra giá trị cho công ty.

Để thu hút và duy trì nhân tài, doanh nghiệp cũng cần quan tâm và đảm bảo các yếu tố sau khi thuê văn phòng:

• Khoảng cách giữa vị trí văn phòng và nơi ở của nhân viên không quá xa.
• Môi trường làm việc thoải mái, hạn chế tiếng ồn và có ánh sáng tự nhiên.
• Bố trí các phòng làm việc một cách hợp lý để tạo điều kiện thuận lợi cho trao đổi nội bộ.
• Có các quán ăn xung quanh để nhân viên có lựa chọn ăn trưa.

6. Không chú ý đến phong thủy

Phong thủy trong văn phòng là một yếu tố quan trọng mà các chủ doanh nghiệp thường quan tâm đến. Giống như việc ảnh hưởng của phong thủy trong ngôi nhà, văn phòng cũng cần được sắp xếp hợp lý để tạo điều kiện thuận lợi. Nếu bỏ qua vấn đề phong thủy khi thuê văn phòng, có thể gây ra các khó khăn trong hoạt động kinh doanh của công ty.

Vì vậy, khi tìm kiếm văn phòng cho thuê, nên xem xét các yếu tố phong thủy, bao gồm:

• Vị trí của văn phòng.
• Hướng của văn phòng.
• Diện tích của văn phòng, sự thông thoáng của không gian.
• Tránh chọn văn phòng nằm trong các khu vực có năng lượng xấu hoặc văn phòng có hình dạng không hợp lý, hẹp, hoặc thiếu vuông vắn ở phần diện tích phía sau.

7. Lựa chọn đơn vị thiết kế và setup không tốt

Bạn có thể quyết định thuê đơn vị thiết kế nội thất văn phòng phụ thuộc vào tình hình tài chính của công ty. Tuy nhiên, cần thiết kế nội thất văn phòng trước khi chuyển đến và cần đảm bảo những lợi ích sau:

• Bố trí không gian các phòng làm việc một cách hợp lý.
• Sắp xếp đúng số lượng nhân sự cho từng phòng làm việc.
• Tránh tình trạng thiếu diện tích cho bàn làm việc hoặc nội thất văn phòng cần thiết.
• Tạo ra một không gian làm việc đẹp mắt, thoải mái và thông thoáng, mang lại cảm giác thú vị cho đồng nghiệp trong công ty.

8. Trình tự cọc không phù hợp

Tránh việc vội vã đặt cọc trước khi trao đổi kỹ lưỡng về các điều khoản hợp đồng. Đây là một sai lầm cần tránh khi thuê văn phòng và bạn nên đặc biệt chú ý.

Thường thì, quá trình thuê văn phòng diễn ra theo hai bước chính:

• Ký thư mời thuê và thanh toán tiền đặt cọc, thường là 1 tháng tiền thuê văn phòng.
• Sau đó, ký hợp đồng và thanh toán số tiền còn lại, tương đương với hai tháng tiền thuê văn phòng.

Thư mời thuê thường không đề cập đến các chi phí phát sinh hoặc các khoản phí mà bạn có thể phải trả. Vì vậy, trước khi thanh toán tiền đặt cọc lần đầu, bạn nên yêu cầu chủ tòa nhà cung cấp bản thảo hợp đồng và thực hiện cuộc trao đổi kỹ lưỡng về các điều khoản liên quan.

9. Thời gian thuê quá ngắn

Trừ trường hợp đột xuất, thời điểm tốt nhất để nghiên cứu thị trường và chọn tòa nhà phù hợp là từ 4 đến 6 tháng trước khi bạn cần bắt đầu thuê.

Nếu bạn dành quá ít thời gian để tìm kiếm văn phòng, có thể gây ra những rủi ro không đủ thời gian để thực hiện đàm phán giá, chọn được văn phòng phù hợp với nhu cầu và tăng trong các chi phí liên quan như thiết kế và xây dựng nội thất cũng như các mục khác.

10. Không đọc kỹ hợp đồng hoặc có các điều khoản không phù hợp

Trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào, hãy dành thời gian để đọc kỹ hợp đồng thuê văn phòng. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ từng điều khoản, điều kiện, và cam kết mà bạn đang chấp nhận. Nếu có bất kỳ điều gì bạn không hiểu, hãy yêu cầu sự giải thích từ bên cho thuê hoặc tư vấn pháp lý nếu cần.

Trên đây là 10 lỗi khi thuê văn phòng thường gặp bạn nên tránh. Ngoài ra còn rất nhiều lưu ý mà mỗi doanh nghiệp với những ngành nghề khác nhau có thể gặp. 

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng, Hữu Toàn Office đã hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và cách tư vấn tối ưu. Hữu Toàn Office cam kết hỗ trợ khách hàng trong việc xem xét và xác minh hợp đồng kỹ lưỡng, cung cấp giải pháp vận chuyển, lưu trữ để đảm bảo rằng khách hàng có môi trường làm việc tốt nhất.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn