Quy trình khi thuê văn phòng chi tiết từ A-Z

Văn phòng không chỉ là nơi làm việc cho đội ngũ nhân sự mà còn phản ánh hình ảnh đại diện của công ty. Để thuê được văn phòng phù hợp, bạn cần có quy trình khoa học và rõ ràng. Trong bài viết này, Hữu Toàn Office sẽ hướng dẫn các bước cơ bản của quy trình khi thuê văn phòng hiệu quả để giúp bạn tìm được một không gian làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp của mình.

Giai đoạn 1: Tìm hiểu và chuẩn bị

Trước khi bắt đầu tìm kiếm văn phòng, bạn cần xác định một cách rõ ràng nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Các yếu tố cần xem xét:

Diện tích:

Đây là yếu tố quyết định đến chi phí và sự thoải mái trong không gian làm việc. Bạn cần tính toán diện tích đủ cho số lượng nhân viên, nội thất và các khu vực chức năng khác như tiếp khách, họp nhóm, nghỉ ngơi. Diện tích tiêu chuẩn cho mỗi nhân viên là 6 – 10m2. Con số này có thể dao động tùy theo ngành nghề và yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Vị trí: 

Cần chọn vị trí văn phòng phù hợp với đối tượng khách hàng, đối tác và nhân viên trong công ty. Tiêu chí để đánh giá vị trí văn phòng bao gồm giao thông, an ninh, dịch vụ, môi trường, và nhiều yếu tố khác. Các quận trung tâm thành phố có giá thuê cao nhất và được ưa chuộng bởi các doanh nghiệp lớn và nước ngoài.

Xem thêm bài viết: Lỗi khi thuê văn phòng bạn thường xuyên gặp phải

Tiện ích: 

Văn phòng phải đáp ứng đầy đủ các tiện ích cần thiết cho công việc và sinh hoạt của nhân viên, như điện, internet, nước, điều hòa, thang máy, bảo vệ, bãi đỗ xe, vệ sinh, và nhiều tiện ích khác xung quanh văn phòng như ngân hàng, siêu thị, nhà hàng, quán cà phê, và trung tâm thương mại.

Ngân sách: 

Bạn cần xác định mức giá thuê nhà mà doanh nghiệp có thể chi trả trong một khoảng thời gian dài, và tính toán các chi phí khác liên quan đến việc thuê văn phòng như tiền cọc, tiền dịch vụ, tiền điện nước, tiền di dời và thiết lập văn phòng. 

Xem thêm bài viết: Phí làm ngoài giờ khi thuê văn phòng được tính toán như nào?

Giai đoạn 2: Thực hiện

Dựa vào yêu cầu đã xác định, tìm kiếm các văn phòng phù hợp với tiêu chí về vị trí, diện tích và giá cả. Bạn sẽ tiến hành lựa chọn những văn phòng có đầy đủ tiện ích và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Thực hiện qua các bước: 

Bước 1: Tham quan thực tế văn phòng

Sau khi đã tìm kiếm và so sánh các văn phòng, bạn sẽ lựa chọn một số văn phòng mà bạn cảm thấy phù hợp nhất để đánh giá thực tế. Đây là bước quan trọng giúp bạn có cơ hội tiếp cận và đánh giá trực quan chất lượng, không gian làm việc và môi trường của văn phòng.

Liên hệ và lên lịch hẹn với quản lý tòa nhà: 

Bạn cần liên hệ với ban quản lý hoặc người đại diện của tòa nhà để xin phép và sắp xếp lịch hẹn. Hãy thỏa thuận về thời gian thuận lợi cho cả hai bên, tránh những giờ cao điểm hoặc nghỉ ngơi. Đảm bảo xác nhận lại lịch hẹn trước khi đến để tránh các sự cố không mong muốn.

Chuẩn bị danh sách kiểm tra: 

Hãy chuẩn bị một danh sách kiểm tra các yếu tố quan trọng cần quan tâm khi thực hiện cuộc tham quan văn phòng. Danh sách này nên dựa trên nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Bạn có thể in ra danh sách này hoặc lưu trên điện thoại để dễ dàng ghi chú và theo dõi. Các yếu tố quan trọng bao gồm diện tích, thiết kế, nội thất, thiết bị, ánh sáng, âm thanh, không khí, an ninh, tiện ích, và nhiều yếu tố khác.

Chú ý đến chi tiết: 

Khi bạn đang thực hiện cuộc tham quan văn phòng, hãy chú ý đến các chi tiết nhỏ như tình trạng sàn nhà, tường, cửa sổ, ổ cắm điện, đèn chiếu sáng, máy lạnh, máy nước nóng, và nhiều yếu tố khác. Điều này giúp bạn kiểm tra xem có sự hỏng hóc nào không. Đừng ngần ngại hỏi chủ nhà về các vấn đề liên quan đến bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế khi cần thiết.

Lấy ý kiến từ nhân viên:

Nếu có thể, hãy mời một số nhân viên đại diện của doanh nghiệp tham gia cùng cuộc tham quan văn phòng. Họ có thể chia sẻ ý kiến và nhận xét về không gian làm việc, môi trường và tiện ích của văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn có góc nhìn đa chiều và khách quan hơn về văn phòng.

Bước 2: Đàm phán và ký hợp đồng thuê văn phòng

Sau khi đã chọn được văn phòng ưng ý nhất, bạn sẽ đàm phán và ký hợp đồng thuê nhà. Đây là một giai đoạn quyết định sự thành công hay thất bại của quy trình thuê văn phòng. Bởi nó sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của cả 2 bên trong thời gian thuê.

Kiểm tra điều khoản trong hợp đồng: 

Bạn cần kiểm tra kỹ lại các điều khoản và điều kiện của hợp đồng để đảm bảo rằng chúng phù hợp với những gì đã thương lượng và không có điểm nào mơ hồ hoặc bất lợi cho doanh nghiệp. Đặc biệt chú ý đến các điều khoản quan trọng như giá thuê, thời gian thuê, tiền dịch vụ, tiền cọc, tiền điện nước, tiền bảo hiểm, tiền bảo trì, thời gian bàn giao văn phòng, thời gian gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng, cũng như các trường hợp vi phạm hợp đồng và hình thức xử lý.

Yêu cầu các giấy tờ liên quan: 

Bạn yêu cầu chủ nhà cung cấp các giấy tờ liên quan để chứng minh quyền sở hữu và quyền cho thuê văn phòng. Các giấy tờ bao gồm giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất, giấy phép kinh doanh, giấy tờ tùy thân của chủ nhà,… Bạn cần kiểm tra tính xác thực và hợp lệ của các giấy tờ này để tránh những rủi ro sau này.

Thanh toán tiền cọc và tiền thuê:

Tiền cọc là khoản tiền mà bạn đặt trước để bảo đảm cho việc thuê văn phòng. Tiền cọc sẽ được hoàn trả khi kết thúc hợp đồng, trừ khi có vi phạm hợp đồng hoặc thiệt hại về vật chất. Bạn cần thanh toán đầy đủ tiền cọc và tiền thuê để duy trì quan hệ tốt với chủ nhà và tránh những phạt nặng.

Với sự hỗ trợ từ Hữu Toàn Office việc tìm kiếm một văn phòng phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp đơn giản hơn rất nhiều. Hữu Toàn Office sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ quy trình khi thuê văn phòng chuyên nghiệp của mình. Còn chờ gì mà không liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được hỗ trợ tốt nhất!

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn