Lý do và lưu ý khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng

Khi kinh doanh và thuê văn phòng, việc chấm dứt hợp đồng là điều không thể tránh khỏi. Nhưng cần thực hiện quy trình này đúng đắn và chuyên nghiệp. Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng sẽ giúp đề phòng trước tranh chấp có thể xảy ra sau này. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng tìm hiểu các lý do và lưu ý khi kết thúc hợp đồng văn phòng Hữu Toàn Office dưới bài viết sau đây.

Một số lý do bạn muốn kết thúc hợp đồng thuê văn phòng

Có hai trường hợp khi chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng đó là khi hợp đồng đã đến hạn kết thúc hoặc một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn đã được thỏa thuận.

Dừng thuê văn phòng đúng thời hạn

Khi một hợp đồng thuê văn phòng đã đến thời hạn kết thúc và cả bên thuê và bên cho thuê đều không có ý định gia hạn, việc gửi thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng là cần thiết. Văn bản thông báo này không chỉ thông báo về việc kết thúc hợp đồng mà còn chỉ rõ các bước thanh lý hợp đồng theo thỏa thuận đã được đề ra.

Ngừng thuê văn phòng trước thời hạn hợp đồng

Có nhiều trường hợp, bên thuê muốn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn thỏa thuận bởi các lý do như:

• Doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc thay đổi vị trí làm việc nên cần một không gian hoặc một địa điểm khác rộng hơn
• Cần tiết kiệm chi phí hoặc cắt giảm nhân sự nên muốn tìm một không gian nhỏ hơn
• Doanh nghiệp thay đổi lĩnh vực kinh doanh, cần không gian văn phòng mới phù hợp với mục tiêu kinh doanh mới

Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn sẽ giúp cả hai bên thực hiện quy trình chấm dứt hợp pháp và tránh các vấn đề phát sinh sau này.

Ngoài ra, còn có một số nguyên nhân bất khả kháng dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng như: doanh nghiệp thua lỗ hoặc phá sản, giải thể, thay đổi mục đích dùng tòa nhà văn phòng, bị thu hồi đất, vị trí xảy ra thảm họa thiên nhiên hoặc chiến tranh, hỏa hoạn, thiên tai,…

Hơn nữa, bên thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng khi bên cho thuê có các hành vi sau đây:

• Không sửa chữa văn phòng đúng cách, không đảm bảo an toàn để sử dụng hoặc gây hại tới bên thuê
• Tăng chi phí thuê văn phòng không hợp lý
• Quyền sử dụng văn phòng bị hạn chế bởi lợi ích của bên thứ ba

Nếu không thuộc các trường hợp trên, bạn vẫn có thể chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng tuy nhiên có thể phải chịu một số chế tài như: phạt vi phạm hợp đồng, bồi thường thiệt hại,… 

Xem thêm:

• Các tiêu chuẩn của bảng tên văn phòng đại diện chi tiết
• Vì sao nhân viên văn phòng hãy rời văn phòng đúng giờ?

Một số lưu ý khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng

Những lưu ý kết thúc hợp đồng thuê văn phòng giúp bạn cẩn thận hơn trong quá trình làm việc với bên cho thuê:

Kiểm tra hợp đồng thuê văn phòng

Một số quản lý tòa nhà thường gửi thông báo về việc hết hạn hợp đồng trước 30 hoặc 60 ngày, để tạo cơ hội cho người thuê xem xét và quyết định về việc gia hạn hợp đồng. Đồng thời, họ thông báo về các điều khoản mới như tăng giá thuê, phí dịch vụ, hoặc các sửa đổi liên quan đến yêu cầu pháp lý.

Khi nhận được thông báo này, bạn cần kiểm tra lại nội dung của hợp đồng thuê văn phòng. Xem xét các điều khoản liên quan đến việc gia hạn hợp đồng nếu có ý định ở lại, hoặc các quy định về việc bàn giao văn phòng nếu bạn định chuyển đi. Tiếp theo, so sánh thông báo với hợp đồng để xác định những thay đổi nào có thể vi phạm điều khoản hợp đồng.

Tuy nhiên, không phải tất cả quản lý đều thực hiện việc thông báo 30 – 60 ngày trước khi hợp đồng hết hạn. Do đó, để đảm bảo an ninh cho kế hoạch của bạn, việc liên hệ sớm với quản lý để thông báo ý định chuyển đi hoặc nhu cầu gia hạn hợp đồng là cần thiết.

Đàm phán và thu hồi tiền cọc

Nếu bạn có ý định chuyển địa chỉ cho thuê văn phòng, cần đàm phán về việc thu hồi tiền cọc. Thương lượng một lịch trình rõ ràng và điều kiện thuận lợi để đảm bảo quá trình chấm dứt diễn ra một cách công bằng.

Đọc kỹ hợp đồng văn thuê văn phòng mới

Nếu bạn có ý định ở lại, thay vì chuyển văn phòng thì cần đọc thật kỹ các điều khoản mới của hợp đồng. Dưới đây là những thay đổi có trong khi gia hạn hợp đồng:

• Thay đổi giá thuê: giá thuê trong hợp đồng cũ và chính sách hỗ trợ sẽ hết hiệu lực với hợp đồng gia hạn
• Thay đổi phương thức thanh toán: theo tháng, quý hoặc theo năm
• Thay đổi dịch vụ: phí ngoài giờ, phí dịch vụ, phí gửi xe, cách tính tiền nước, cách tính tiền điện,…
• Thay đổi quyền hạn của các bên

Lên kế hoạch dời văn phòng

Nếu bạn có ý định chuyển văn phòng, thì đây là thời gian quan trọng để hoàn thiện việc tìm kiếm và thiết kế nội thất cho văn phòng mới. Để công việc chuẩn bị diễn ra nhanh chóng, bạn hãy tìm đến đơn vị dịch vụ để được hỗ trợ.

Các công việc cần thiết:

• Môi giới cho thuê văn phòng: liên hệ đơn vị môi giới để được hỗ trợ thông tin về văn phòng phù hợp
• Công ty trang trí nội thất: nên liên hệ cùng lúc với đơn vị môi giới, vì thời gian phác thảo, mua nội thất sẽ mất nhiều thời gian
• Công ty chuyển văn phòng trọn gói: giúp bạn tháo dỡ đồ đạc và chuyển tới văn phòng mới. Đồ đạc của bạn sẽ được nhân viên tháo dỡ và đóng gói cẩn thận

Bàn giao mặt bằng

Để kết thúc hợp đồng, bạn cần bàn giao mặt bằng trước kỳ hạn. Nếu có bất kỳ thắc mắc về quy trình thực hiện thì nên tới hỏi người quản lý, nhờ hướng dẫn điều cần làm và tuân thủ theo.

Bạn nên thực hiện bàn giao đúng thời hạn. Khi bàn giao chậm có thể phải chịu trách nhiệm thanh toán thêm chi phí cho những ngày vượt quá thời hạn thuê.

Khi chuyển đi cần phải gửi thông báo cho quản lý tòa nhà để đảm bảo nhận lại tiền cọc.

Trên đây là một số lý do và lưu ý khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng để diễn ra dễ dàng hơn. Hy vọng bài viết đã giải đáp những thắc mắc và giúp ích cho doanh nghiệp trong việc kết thúc hoặc sang nhượng hợp đồng.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn