Lễ tân văn phòng là gì? Các kỹ năng cần có lễ tân văn phòng

Nhân viên lễ tân văn phòng được ví như như là “người giữ cửa” trong công ty. Vị trí này có vai trò trong việc liên lạc kết nối cả công ty, đảm bảo các hoạt động hỗ trợ đầy đủ, giúp các phòng ban nhanh chóng được đáp ứng nhu cầu phục vụ công việc. Cùng tìm hiểu chi tiết về những công việc của lễ tân văn phòng ngay sau đây.

Lễ tân văn phòng là gì?

Lễ tân văn phòng (Receptionists) đảm nhận các nhiệm vụ hành chính bao gồm: đón tiếp khách hàng, xử lý thư từ, nhận và chuyển tiếp các cuộc gọi đến công ty, cung cấp thông tin cho đối tác cũng như các bộ phận nội bộ khác.

Vị trí làm việc của tiếp tân văn phòng thường được bố trí tại quầy lễ tân hoặc khu vực sảnh chờ, nơi dễ tiếp cận ngay mặt tiền của công ty hoặc doanh nghiệp.

Công việc lễ tân văn phòng

Dưới đây là mô tả chi tiết công việc của lễ tân văn phòng:

• Đón tiếp khách hàng và đối tác khi họ đến công ty để thảo luận công việc, đàm phán, hoặc ký kết hợp đồng
• Nhận và phân loại thư từ, chứng từ, giấy tờ và chuyển chúng đến các phòng ban tương ứng trong công ty
• Quản lý các cuộc gọi đến văn phòng, giải quyết các câu hỏi cơ bản qua điện thoại, và trả lời thư điện tử, email
• Kiểm kê và duy trì vật phẩm văn phòng, đảm bảo cung cấp đầy đủ cho các bộ phận
• Quản lý lịch trình, chuẩn bị phòng họp và thông báo cuộc họp của công ty đến nhân sự
• Cập nhật thường xuyên các tài liệu liên quan đến các chi phí phát sinh trong văn phòng
• Kiểm soát an ninh văn phòng bằng cách quản lý sổ sách ghi chép và phân phát thẻ cho khách hàng

Các kỹ năng cần có lễ tân văn phòng

Công việc của lễ tân văn phòng không đơn giản mà đòi hỏi nhiều kỹ năng và nghiệp vụ chuyên môn cao. Để trở thành một lễ tân chuyên nghiệp, cần có những kỹ năng và nghiệp vụ sau:

• Kỹ năng giao tiếp: giao tiếp là yếu tố then chốt trong công việc của lễ tân văn phòng. Khả năng truyền đạt thông tin chính xác và chuyên nghiệp giúp tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Lễ tân cần giữ bình tĩnh, không để cảm xúc cá nhân chi phối cuộc trò chuyện
• Chỉn chu về hình thức: vị trí lễ tân yêu cầu ngoại hình chỉn chu, gọn gàng. Khách hàng thường ấn tượng đầu tiên qua người lễ tân họ gặp. Vì vậy, lễ tân phải luôn tươi cười, trang phục gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn và ứng xử khéo léo
• Kỹ năng tin học văn phòng: lễ tân thường xuyên làm việc với giấy tờ, chuẩn bị tài liệu nên cần thành thạo các công cụ như Word, Excel, PowerPoint và Google Docs. Cần biết vận hành các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax
• Thái độ làm việc tích cực: thái độ làm việc quan trọng hơn cả kỹ năng trong công việc lễ tân. Sự thân thiện, niềm nở và linh hoạt trong xử lý tình huống giúp tạo ấn tượng tốt và làm hài lòng khách hàng
• Nắm rõ về công việc: lễ tân cần hiểu rõ nghiệp vụ và các dịch vụ, sản phẩm của công ty để tư vấn chính xác cho khách hàng. Sự hiểu biết rõ ràng giúp tránh sai sót thông tin và tăng niềm tin của khách hàng

Xem thêm bài viết:

Vi khí hậu nơi làm việc là gì? Các tiêu chuẩn và quy định

Vì sao nên làm việc trong văn phòng có cửa sổ?

Tầm quan trọng của lễ tân văn phòng

Vai trò của lễ tân văn phòng rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động và hình ảnh của công ty:

• Cầu nối giữa khách hàng và doanh nghiệp: lễ tân văn phòng đảm nhiệm việc tiếp nhận cuộc gọi từ đối tác, tiếp đón khách hàng, nhận và truyền tải thông tin giữa cấp trên và khách hàng. Do đó, lễ tân như một mắt xích không thể thiếu trong việc kết nối doanh nghiệp với khách hàng
• Đại diện hình ảnh doanh nghiệp: nhân viên lễ tân văn phòng thường là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng. Mỗi hành động và cử chỉ của họ đều có ảnh hưởng đến việc tạo ra ấn tượng tốt và gây thiện cảm đối với khách hàng và đối tác. Vì vậy, lễ tân văn phòng được xem như bộ mặt của doanh nghiệp
• Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: đối với khách hàng, sự thân thiện, tỉ mỉ và cư xử đúng mực của nhân viên lễ tân không chỉ tạo ấn tượng tích cực mà còn làm tăng độ chuyên nghiệp của tổ chức. Tác phong của lễ tân văn phòng phản ánh trực tiếp phong cách làm việc của công ty
• Gắn kết các bộ phận trong doanh nghiệp: ngoài việc tiếp xúc với khách hàng và đối tác, lễ tân văn phòng còn đóng vai trò là trung tâm gắn kết giữa các bộ phận và phòng ban trong công ty, giúp duy trì sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả trong các hoạt động hàng ngày

Cơ hội việc của lễ tân văn phòng

Lộ trình nghề nghiệp của lễ tân được chia thành 3 cấp bậc:

• Nhân viên: nhân viên lễ tân có nhiệm vụ đón tiếp khách, giao nhận thư với mức lương khoảng 4,5 – 7 triệu VNĐ
• Thư ký: bao gồm thư ký riêng hỗ trợ giám đốc và thư ký tổng quát quản lý hồ sơ, giấy tờ. Mức lương khoảng từ 6 triệu đồng
• Quản trị: gồm nhân viên hành chính văn phòng yêu cầu kinh nghiệm 2 năm, mức lương từ 8 triệu VNĐ và trưởng phòng/giám đốc hành chính yêu cầu kinh nghiệm 4 năm, mức lương từ 12 – 15 triệu đồng

Nghề này thu hút nhiều nữ giới, tuy nhiên, cả nam và nữ đều có cơ hội thăng tiến nếu có tham vọng và kỹ năng lãnh đạo.

Lễ tân văn phòng với vai trò và trách nhiệm đa dạng, đòi hỏi nhiều kỹ năng và mang lại nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn. Nếu bạn có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng tổ chức và yêu thích công việc văn phòng, lễ tân văn phòng chính là sự lựa chọn lý tưởng cho sự nghiệp của bạn. Ngoài ra quý khách hàng cần có thuê văn phòng ảo có tiện ích lễ tân chuyên nghiệp đi kèm thì hay liên hệ ngay với chúng tôi nhé.