5 Mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng 2023

Một trong các thủ tục pháp lý quan trọng liên quan đến giao dịch cho thuê văn phòng là việc lập hợp đồng thuê văn phòng. Trong hợp đồng này chứa các điều khoản để cân nhắc quyền lợi và trách nhiệm của hai bên. Thời hạn kết thúc hợp đồng cũng là một phần quan trọng không thể thiếu trong tài liệu này. Trong bài viết này, Hữu Toàn Office sẽ cùng bạn tìm hiểu về mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng mới nhất.

Vì sao cần có văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng?

Văn bản thông báo về việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng đóng vai trò quan trọng trong quá trình kết thúc một hợp đồng thuê văn phòng như:

• Tuân thủ hợp đồng: Mỗi hợp đồng thuê văn phòng thiết lập các điều khoản và điều kiện cụ thể về thời hạn, quyền chấm dứt, và quyền lợi của hai bên. Thông báo về việc chấm dứt đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ các điều khoản đã thỏa thuận và duy trì sự minh bạch trong việc kết thúc hợp đồng.
• Tránh tranh chấp: Thông báo về việc chấm dứt giúp ngăn ngừa sự xuất hiện của tranh chấp sau này liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng. Khi thông báo chấm dứt được thực hiện một cách rõ ràng và tuân thủ quy định của hợp đồng, cả hai bên sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin và đúng thời điểm, giảm thiểu nguy cơ xảy ra xung đột.
• Bảo vệ quyền lợi và lợi ích: Thông báo về việc chấm dứt bảo vệ quyền lợi và lợi ích của cả hai bên. Bằng việc cung cấp thông tin về việc chấm dứt, người thuê có thể chuẩn bị cho sự thay đổi về không gian làm việc, trong khi người cho thuê có thể lập kế hoạch để tận dụng lại không gian.
• Tuân thủ luật pháp: Thông báo về việc chấm dứt đảm bảo cả hai bên tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng. Việc thực hiện chấm dứt theo đúng quy trình giúp tránh việc vi phạm pháp luật và các quy định có liên quan.

Mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Mẫu văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê nhà được soạn thảo để thông báo cho bên cho thuê nhà hoặc bên thuê nhà biết về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận.

Bạn có thể tham khảo Mẫu công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng dưới đây:

Mẫu 1: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

___________________

Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2022

THÔNG BÁO

(Về việc chấm dứt hợp đồng thuê nhà, mặt bằng)

Kính gửi: Ông Trần Thanh B

Tôi là: Ngô Gia H

Căn cứ vào:

   + Bộ luật Dân sự năm 2015;

   + Hợp đồng thuê nhà và mặt bằng giữa ông Ngô Gia Huy và ông Trần Thanh B ký kết vào ngày 01 tháng 05 năm 2022, hợp đồng có thời hạn từ ngày 01             tháng 05 năm 2022 đến ngày 01 tháng 05 năm 2023 (01 năm).

Tôi là Ngô Gia H xin gửi thông báo đến ông Trần Thanh B về chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê nhà, mặt  bằng giữa tôi và ông Trần Thanh B tại địa chỉ Số XX, đường YY, phường ZZ, quận Thanh Xuân, Hà Nội.

Hợp đồng thuê nhà, mặt bằng có hiệu lực từ ngày 01 tháng 05 năm 2022 đến ngày 01 tháng 05 năm 2023 (có hiệu lực trong 01 năm). Mặc dù chưa đến hạn cuối của hợp đồng nhưng do vấn đề kinh doanh nhà hàng của tôi mấy tháng gần đây không được ổn định về lượng khách dẫn đến tình hình tài chính của tôi có gặp chút khó khăn. Do đó, tôi làm thông báo này để thông báo cho ông Trần Thanh B biết về vấn đề chấm dứt hợp đồng thuê nhà, mặt bằng.

Mong ông Trần Thanh B phản hồi sớm để cho tôi biết về những thủ tục tiếp theo để tiến hành thanh lý hợp đồng một cách nhanh nhất.

Trân trọng./

Mẫu 2:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

_____________________

Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2022

THÔNG BÁO

(Về việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng)

Kính gửi: Công ty trách nhiệm hữu hạn ASD

– Căn cứ vào Bộ luật Dân sự năm 2015;

– Căn cứ vào Luật Kinh doanh bất động sản năm 2014;

– Căn cứ vào Hợp đồng thuê văn phòng số 09 ký vào ngày 01 tháng 03 năm 2022 giữa Công ty TNHH thương mại và dịch vụ ABC và Công ty TNHH ASD.

THÔNG BÁO

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ ABC xin thông báo đến Quý công ty về việc đơn phương chấm dứt Hợp đồng thuê văn phòng 09/2022 giữa công ty TNHH thương mại và dịch vụ ABC và Công ty TNHH ASD bắt đầu từ ngày 01 tháng 03 năm 2022 đến ngày 01 tháng 03 năm 2025 (03 năm) như sau:

Theo quy định khoản 1 Điều 428 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì một bên có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng và không phải bồi thường thiệt hại khi bên kia vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ trong hợp đồng hoặc các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định.

Theo quy định khoản 1 Điều 30 Luật Kinh doanh bất động sản năm 2014, bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng cho thuê nhà, công trình xây dựng khi bên thuê có một trong các hành vi sau đây:

+ Sử dụng nhà, công trình xây dựng không đúng mục đích thuê.

+ Cố ý gây hư hỏng nghiêm trọng nhà, công trình xây dựng thuê.

+ Sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đổi hoặc cho thuê lại nhà, công trình xây dựng đang thuê mà không có thỏa thuận trong hợp đồng hoặc không được bên cho thuê đồng ý bằng văn bản….

Theo Điều 5 về Quyền và Nghĩa vụ của bên thuê của Hợp đồng thuê văn phòng số 09 thì bên thuê có nghĩa vụ: 

+ Sử dụng văn phòng đúng mục đích đã thỏa thuận, giữ gìn văn phòng và có trách nhiệm sửa chữa, lắp đặt những hư hỏng do lỗi của bên thuê gây ra.

+ Không được chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng hoặc cho người khác thuê lại trừ trường hợp được bên cho thuê đồng ý bằng văn bản.

Từ đó, chúng tôi nhận thấy Quý công ty đã vi phạm những điều khoản được ghi nhận trong Hợp đồng thuê văn phòng số 09 và vi phạm quy định của pháp luật như sau: 

Ngày 18 tháng 09 năm 2022, Quý công ty đã tự xây dựng thêm phần tường ngăn cách tại văn phòng của chúng tôi mà không tiến hành thông báo cho chúng tôi biết trước khi xây dựng cũng như việc xây dựng này đã gây ra những vết nứt trên trần nhà.

Ngày 05 tháng 10 năm 2022, chúng tôi phát hiện Quý công ty đã cho Công ty TNHH HLA thuê lại văn phòng cũng không thông báo cho chúng tôi được biết về vấn đề này.

Chúng tôi đã liên hệ và trao đổi với Quý công ty nhiều lần để hai bên cùng nhau thỏa thuận nhằm đưa ra hướng giải quyết, xử lý cho vấn đề này nhưng nhận thấy Quý công ty không có thiện chí giải quyết vấn đề. Để đảm bảo được những quyền lợi của chúng tôi thì chúng tôi có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê văn phòng mà không phải bồi thường thiệt hại trong khi thời hạn thuê của Quý công ty vẫn còn đến hết ngày 01 tháng 03 năm 2025.

Mong Quý Công ty vui lòng phản hồi trong thời gian nhanh nhất và thực hiện theo những điều khoản của Hợp đồng thuê văn phòng số 09 về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng mà đôi bên đã thỏa thuận từ trước đó.

Trân trọng./

Mẫu 3: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……………., ngày… tháng … năm 2018

THÔNG BÁO

(V/v Chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn)

Căn cứ Luật Nhà ở 2014;

Căn cứ Hợp đồng thuê nhà được ký kết vào ngày … tháng … năm … giữa Ông/ Bà Nguyễn Văn A  và Ông/ Bà Trần Thị B

Kính gửi: Ông/ Bà ……………………………………………………………………………………………..

Tôi là:……………………………………………………………………………………………………………….

Hợp đồng thuê nhà được ký kết vào ngày … tháng … năm … Tuy nhiên, vì lý do như sau: (trình bày chi tiết về sự việc). Do đó, tôi không thể tiếp tục thực hiện hợp đồng thuê nhà theo như đã thỏa thuận từ trước.

Căn cứ vào Điều… của Hợp đồng và Khoản 2 Điều 132 Luật Nhà ở 2014 về Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà ở, cho nên tôi thông báo:

– Chấm dứt hợp đồng thuê nhà số……………………………………………… sau 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo này.

– Yêu cầu …………………………………………………………………………………………………………..

Quý ông/ bà vui lòng phản hồi và thực hiện đúng các nội dung nêu trên.

Trân trọng./

  Người thông báo        

(Ký và ghi rõ họ tên) 

Download mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Tải mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng: Tại Đây

Những trường hợp cần gửi công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Trong nhiều trường hợp, khách hàng có nhu cầu gửi thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn vì một số lý do như sau:

• Doanh nghiệp thay đổi quy mô nhân sự hoặc tiến hành mở rộng. Điều này dẫn đến tình trạng không gian hiện tại không đủ để đáp ứng nhu cầu làm việc cho tất cả nhân viên. Cũng có khả năng cải tổ, cắt giảm nhân sự, và muốn tìm một không gian nhỏ hơn để tiết kiệm chi phí.
• Công ty thay đổi lĩnh vực kinh doanh và cần tìm một không gian mới phù hợp hơn cho mục đích sử dụng mới.

Xem thêm bài viết: Chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Ngoài ra, cũng cần xem xét các lý do bất khả kháng:

• Doanh nghiệp đang gặp khó khăn về tài chính hoặc đối mặt với tình trạng thua lỗ. Có thể giải thể hoặc phá sản.
• Tòa nhà có thể chuyển đổi mục đích kinh doanh hoặc bị thu hồi đất vì các nguyên nhân khác nhau.
• Khu vực bị ảnh hưởng bởi thiên tai, hỏa hoạn, chiến tranh, hoặc các sự kiện khẩn cấp khác.

Ngoài những điều trên, theo quy định tại khoản 2 của Điều 30 trong Luật kinh doanh Bất động sản 2014, bên thuê cũng có quyền chấm dứt hợp đồng thuê nhà hoặc công trình xây dựng khi bên cho thuê có một trong các hành vi sau đây:

• Không thực hiện sửa chữa nhà hoặc công trình xây dựng khi chúng không đảm bảo an toàn sử dụng hoặc gây thiệt hại cho bên thuê.
• Tăng giá thuê nhà hoặc công trình xây dựng một cách bất hợp lý.
• Hạn chế quyền sử dụng nhà hoặc công trình xây dựng do lợi ích của người thứ ba.

Nội dung cần có trong văn bản chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Qua các mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trên, có thể chỉ ra các nội dung cần phải có như:

• Căn cứ pháp lý: Mọi thông báo hoặc văn bản cần được hình thành và trình bày dựa trên căn cứ pháp lý. Điều này đảm bảo tính thuyết phục và có giá trị trong tất cả các trường hợp. Trong trường hợp thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, căn cứ chính là hợp đồng đã được ký kết giữa bên cho thuê và bên đi thuê. Càng chi tiết và đầy đủ hợp đồng, càng dễ dàng giải quyết vấn đề sau này. Cần chỉ rõ số hợp đồng, thời gian ký kết và người đại diện của các bên. 
• Lý do chấm dứt: Việc trình bày tại sao bạn muốn chấm dứt hợp đồng cần được thể hiện một cách ngắn gọn nhưng đầy đủ về những chi tiết quan trọng. Điều này giúp thể hiện những vi phạm từ bên kia hoặc lý do không thể tránh khỏi dẫn đến việc chấm dứt thuê văn phòng.
• Vấn đề tài chính: Thông thường, việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn có thể gây tổn thất về tài chính. Vì vậy, nếu bạn có chứng minh được vi phạm từ bên kia, việc gửi thông báo chấm dứt có thể thực hiện. Ngược lại, hợp đồng ban đầu cũng cần quy định về việc chấm dứt một cách rõ ràng, bao gồm cả trường hợp cho phép chấm dứt đơn phương và các quy định về xử lý vi phạm.

Xem thêm: Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Những lưu ý khi đền bù hợp đồng

Trong trường hợp việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng liên quan đến các vấn đề về bồi thường hoặc thanh lý hợp đồng, bạn cần phải nêu rõ ràng số tiền bồi thường hoặc giá trị thanh lý.

Trong phần kết thúc văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, cần thông báo những thông tin liên quan đến vấn đề thứ yếu. Ví dụ, nêu rõ văn bản thông báo này sẽ được gửi đến đâu, số lượng bản sao sẽ được sao lưu, và thời điểm có hiệu lực pháp lý.

Văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cần được thực hiện một cách kịp thời. Ngay sau khi đơn vị thuê hoặc đơn vị cho thuê quyết định chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng. Vì vậy, văn bản cần được gửi ngay tới đơn vị cho thuê hoặc đơn vị thuê mà không gây trễ hẹn, từ đó tránh tình trạng gây ảnh hưởng đến công việc chung.

Qua mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, hy vọng bạn sẽ nắm được quy trình, giấy tờ cần thiết để kết thúc hợp đồng thuê văn phòng mà không xảy ra tranh chấp. Bên cạnh đó, nếu bạn có nhu cầu tìm văn phòng mới, hãy liên hệ ngay tới Hữu Toàn Office để được trải nghiệm không gian văn phòng hiện đại, mới lạ.

Thông tin liên hệ:

• Hữu Toàn Office
• Địa chỉ: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 0937606509
• Email: office@huutoanlogistics.com
• Website: https://huutoanoffice.vn